I flussi di lavoro editoriali sono parte integrante del processo di pubblicazione: consentono di dare vita a un'idea e poi di presentarla al pubblico.
Che il processo sia attentamente documentato o viva nella "memoria muscolare", ogni editore ne utilizza una per creare e distribuire contenuti.
Gli editori di successo, tuttavia, non si limitano a implementare un processo di creazione dei contenuti. Hanno anche documentato i propri processi, semplificando così la garanzia di contenuti di qualità e il trasferimento delle conoscenze esistenti al nuovo personale.
Mentre l'incertezza può essere sostenuta guidare il processo creativoAffinché l'editoria digitale sia redditizia, è necessario un buon flusso di lavoro editoriale che elimini l'incertezza e riduca gli sprechi.
Contiene inoltre un collegamento per ogni articolo al nostro strumento di gestione dei progetti, Ingegnoso, che contiene una ripartizione più dettagliata dei compiti assegnati e delle responsabilità delle parti interessate.
Il nostro consiglio: Consigliamo di mantenere un calendario editoriale semplice fin dall'inizio. Non c'è nulla di male nell'usare carta e penna se può essere utile nelle prime fasi della mappatura dei processi. Questo fornisce una base che può essere implementata in soluzioni software come Nifty, Asana, Trello, ecc.
Sebbene utilizzassimo quasi esclusivamente Nifty, abbiamo optato per integrare Google Fogli nei nostri flussi di lavoro quotidiani per la sua funzionalità simile a una landing page. Permette al team di concentrarsi sulle attività con scadenze più immediate.
Esistono numerosi strumenti che possono semplificare il processo di creazione del calendario editoriale e la scelta di quello giusto dipende semplicemente dalle esigenze specifiche dell'editore.
In definitiva, un calendario editoriale può mostrare solo il titolo del progetto e una scadenza, oppure può includere funzionalità quali il monitoraggio dello stato, note editoriali e persino la gestione delle bozze.
Fase 3: Creazione dei contenuti
Ora che gli argomenti sono stati selezionati e le scadenze assegnate, è il momento di iniziare a creare i contenuti. Tuttavia, questo processo non si limita a iniziare a scrivere.
Per noi, il processo inizia con la creazione di un brief. Utilizziamo SurferSEO, che genera automaticamente determinate linee guida, come parole chiave, numero di parole e immagini, in base a criteri specifici, tra cui la nostra parola chiave target e un'analisi automatica degli articoli della concorrenza.
SurferSEO genera un brief di base e include opzioni per popolare i sottotitoli per arricchirlo ulteriormente. Tuttavia, abbiamo riscontrato che questo approccio presenta dei limiti quando si tratta di sviluppare brief che i nostri autori possono facilmente implementare.
Preferiamo invece un approccio più pratico. Utilizziamo una selezione dei nostri modelli di riferimento per creare rapidamente una scaletta per gli autori, che contenga tutti i punti da trattare e link a potenziali materiali di riferimento.
I nostri brief contengono anche standard qualitativi, una guida di stile e tutti i link interni che dovrebbero essere inclusi. Questo riduce la confusione degli autori e li aiuta a consegnare i contenuti con meno email di chiarimento, meno revisioni e feedback SEO.
A questo punto, è il momento di scrivere l'articolo internamente o di incaricare un redattore freelance. È anche il momento di iniziare a pensare alla grafica personalizzata e alle immagini concesse in licenza, in pratica a qualsiasi elemento grafico che renda l'articolo facile da leggere e comprendere.
Il nostro consiglio: Siate il più accurati e dettagliati possibile durante la fase di creazione del brief. Un brief dettagliato offre agli autori maggiori possibilità di "fare le cose per bene" al primo tentativo. Aiuta anche a chiarire la narrazione prima di assegnare il lavoro, il che dovrebbe ridurre i costosi cicli di revisioni e feedback.
Inoltre, è opportuno pensare in anticipo alle immagini e utilizzare immagini stock senza licenza durante lo sviluppo delle capacità interne.
Fase 4: Revisione della copia
Una volta creato un lavoro, è necessario modificarlo, sottoporlo a una revisione SEO e infine fornire una bozza finale.
Ognuna di queste fasi può rivelare problematiche che l'autore deve affrontare. Abbiamo lavorato per garantire che i nostri brief siano sufficientemente chiari da consentire all'autore di ricevere un solo feedback per consegnare l'articolo che stiamo cercando.
Oltre agli ovvi vantaggi di dover dedicare meno tempo ai contatti con gli autori – un processo che può essere notevolmente più lungo quando si ha a che fare con freelance o membri junior del team – questo approccio mette anche in luce potenziali debolezze degli autori. Questo, a sua volta, creerà un'opportunità di formazione o di razionalizzazione del pool di autori.
Per uno sguardo più da vicino al nostro approccio al processo di assunzione, guarda il nostro Edizione di maggio di Office Hours, dove entriamo più nel dettaglio sui content pipeline.
Il nostro consiglio: Crea ridondanza all'interno di un pool di scrittori. I freelance sono un ottimo modo per garantire che ci sia sempre capacità creativa, anche se questo comporta una serie di sfide. Se la qualità è di fondamentale importanza, allora sii pronto ad assumere lentamente e licenziare rapidamente.
Ciò significa che l'assunzione dovrebbe essere un processo costante. Sebbene possa essere un processo noioso, consente di migliorare gradualmente il pool di scrittori, con quelli che non raggiungono la qualità desiderata gradualmente eliminati a favore di scrittori più capaci.
Fase 5. Distribuzione
Con le recensioni ormai alle spalle, è il momento della verità: è il momento di pubblicare. Questa è anche la fase in cui il team marketing deve pensare a strategie promozionali che possano essere utilizzate per migliorare la scoperta del pubblico.
Considerato il nostro focus B2B, non dovrebbe sorprendere che contiamo sulle pratiche SEO per attrarre il nostro pubblico di nicchia. Questo non significa però che ci fermiamo qui, e che ci affidiamo anche ai social media per aumentare la visibilità dei nostri lavori pubblicati di recente.
Il nostro consiglio: Capire quali contenuti si adattano meglio a quali canali di marketing. Sebbene ci affidiamo alla SEO, questa potrebbe non essere la soluzione migliore per tutti gli editori ed è importante che gli editori valutino se i loro contenuti potrebbero avere risultati migliori su un canale diverso.
Fase 6. Ri-ottimizzare
I contenuti, proprio come un flusso di lavoro editoriale, non possono essere creati e poi trascurati. Esaminiamo regolarmente le performance degli articoli per assicurarci che siano efficaci. Utilizziamo Google Search Console (GSC), Ahrefs e SurferSEO per condurre queste revisioni.
Condurremo un'analisi delle pagine dei risultati dei motori di ricerca (SERP) per capire cosa Google mostra agli utenti in base al loro intento di ricerca. Poi studieremo i nostri concorrenti per verificare quanto sia approfondita la loro copertura tematica e se abbiano trascurato elementi chiave che possiamo includere in base all'intento dell'utente.
Questi passaggi ci aiutano a capire il posizionamento dei contenuti più datati. Tra le possibili cause di performance insufficienti rientrano una struttura debole, la mancanza di targeting per parole chiave o una scarsa copertura tematica.
Durante queste revisioni intraprenderemo una delle quattro azioni seguenti:
Che cos'è un flusso di lavoro editoriale?
Un flusso di lavoro editoriale comprende i processi che determinano il modo in cui una pubblicazione crea, modifica, pubblica e gestisce i contenuti. Sebbene il termine "editoriale" possa evocare immagini di scrittori, redattori e redattori impegnati a creare contenuti, questi flussi di lavoro possono avere ripercussioni su molti altri membri del team. Tra questi:- Strateghi dei contenuti
- SEO
- Fotografi
- Illustratori
- Team dei social media
- Progettisti UX
- Responsabili di produzione
- Ideazione
- Ricerca
- Scrivere
- Modifica
- Creazione di immagini
- Produzione
- Pubblicazione
- Marketing
Perché è importante documentare i flussi di lavoro editoriali?
I flussi di lavoro sono presenti in ogni settore e l'editoria non fa eccezione. Procedure ben documentate e pienamente implementate contribuiscono a ridurre le inefficienze editoriali. Documentare un flusso di lavoro è il primo passo per comprendere se i sistemi e i processi in atto funzionano effettivamente. Questo apre la possibilità di migliorare il processo editoriale alla ricerca dei seguenti vantaggi.- Migliorare significativamente la qualità/quantità dei contenuti. A seconda degli obiettivi e delle finalità di un editore, i flussi di lavoro possono essere ottimizzati per pubblicare meno contenuti ma più efficaci oppure concentrarsi sulla trattazione di numerosi argomenti a scapito della profondità della trattazione.
- Ridurre le inefficienze operative. Lavorare senza un flusso di lavoro consolidato significa che i contenuti vengono prodotti utilizzando processi ereditati e poco compresi. Ciò genera inefficienze operative come il mancato rispetto delle scadenze, la perdita di opportunità di sponsorizzazione e pubblicità o un controllo di qualità scadente.
- Promuovere la responsabilità. Eliminare l'incertezza sulla responsabilità delle attività consente ai team di assumersi la piena responsabilità dei propri risultati e rende più gestibile la definizione e il raggiungimento dei KPI.
Come stabilire e ottimizzare i flussi di lavoro editoriali
Il primo passo per sviluppare un flusso di lavoro editoriale efficace consiste nel documentare come vengono svolte le cose attualmente. Ciò creerà una base di conoscenze che potrà essere sviluppata nel tempo e faciliterà più facilmente il trasferimento di conoscenze tra i membri del team esistenti e quelli nuovi.1. Identificare e documentare
Esistono molti modi per raccogliere un elenco di passaggi e delle azioni associate. Uno dei modi più semplici è creare un documento "vivo" basato sul cloud, a cui l'intero team può accedere e aggiornare facilmente. Concentratevi su qualcosa di più della semplice creazione di contenuti e ampliate il documento includendo strategia dei contenuti, pubblicazione, promozione e governance. Siate pazienti. Il processo di documentazione può essere un viaggio di scoperta per l'intero team e dovrebbe essere affrontato in modo dettagliato. Iniziate con l'identificazione delle fasi principali del flusso di lavoro editoriale e poi andate più a fondo. Fate domande; più ne fate, meglio è. Le domande aiutano a chiarire i processi, le missioni e gli obiettivi dell'azienda, del reparto e del singolo individuo. Ogni domanda posta, a cui viene data risposta e che viene documentata significa colmare una lacuna di conoscenza per l'intero team. Quando si documenta Stato dell'editoria digitale (SODP) Nella fase di creazione dell'argomento ci siamo resi conto che i team SEO e redazionali avevano responsabilità sovrapposte. Questa sovrapposizione causava ritardi perché non era sempre chiaro chi fosse responsabile di determinate attività, come la creazione dei brief per gli autori. Abbiamo identificato le parti del flusso di lavoro di cui ciascun reparto era responsabile, documentato ogni passaggio e creato procedure operative standard (SOP) che il team potesse seguire. Ciò non solo ci ha consentito di assegnare i compiti con maggiore chiarezza, ma ha anche aperto la strada all'automazione di determinati passaggi e alla creazione di documenti di formazione per i nuovi assunti.2. Proprietà
Dopo aver documentato un processo, il team ha bisogno di tempo per inserirlo nella propria pianificazione e quindi identificare le lacune nel flusso di lavoro. Questa fase consente a ciascun membro del team di impegnarsi a individuare le carenze nelle proprie capacità, come ad esempio la gestione del tempo. Avere delle checklist che il team editoriale deve seguire. Se possibile, suddividere ogni passaggio in checklist in modo che il processo sia chiaro e che ci sia un passaggio di consegne adeguato tra colleghi. Man mano che vengono identificati e assegnati più compiti, è opportuno creare delle tempistiche dettagliate per ciascuno di essi, in modo da individuare potenziali colli di bottiglia. Questo è anche un ottimo modo per rivedere ed eventualmente ridefinire le aspettative del management. Ad esempio, potrebbero esserci troppo pochi membri del team responsabili dell'editing e della pubblicazione dei video, limitando la produzione di video per i canali social. Il management può quindi risolvere il problema riducendo il carico di lavoro o assumendo più video editor.3. Feedback
Concedi al team il tempo di adottare i processi documentati, ma poi programma un momento per raccogliere feedback. Non basta capire dove si trovano i colli di bottiglia, è importante capire perché si presentano. I responsabili di questo compito possono fornire preziose informazioni sui problemi fondamentali e guidare lo sviluppo di soluzioni pratiche. Ad esempio, i team editoriali o SEO potrebbero rinviare gli articoli agli autori più volte, causando ritardi nella pubblicazione. È importante capire perché ciò accade. Cosa mancava nella prima bozza dell'autore? L'autore conosceva l'argomento a sufficienza per soddisfare le aspettative? Le aspettative del team editoriale erano state trasmesse chiaramente? Il brief era sufficientemente dettagliato? Rispondere a ciascuna di queste domande potrebbe sollevare ulteriori interrogativi, ma seguire il processo fino alla sua conclusione aiuterà a focalizzare il problema. Ad esempio, potrebbe rivelare debolezze nel team di scrittura, problemi con i brief assegnati o persino con il modo in cui viene comunicato il feedback – potrebbe persino trattarsi di una combinazione di tutti e tre. Senza porre domande a coloro che svolgono i compiti e farli parlare tra loro, sarà impossibile identificare tutti i problemi che incidono sul flusso di lavoro.4. Ottimizzare
Man mano che i flussi di lavoro vengono documentati e adottati, i problemi strutturali inizieranno lentamente a presentarsi. Questo è positivo. Le case editrici devono individuare il maggior numero possibile di "casi limite" prima di condividere le soluzioni con l'intero team. Questo ridurrà la probabilità di dover creare soluzioni personalizzate e isolate in futuro. Un flusso di lavoro organizzato può essere adattato a diverse tipologie di contenuti e media. Sebbene un post di blog, un podcast e un breve video per i social media siano media diversi, devono tutti seguire più o meno lo stesso percorso, dalla fase creativa a quella di pubblico. Adattare il flusso di lavoro di un documento da un supporto all'altro riduce la duplicazione del lavoro, fornendo al contempo un piano chiaro e coerente da seguire. Allo stesso tempo, è importante non adagiarsi sugli allori. I flussi di lavoro possono sempre essere migliorati e, sebbene sia fondamentale dare al team il tempo di adattarsi al nuovo flusso di lavoro, è fondamentale ripetere i passaggi da 1 a 3 a intervalli prestabiliti (ad esempio, da quattro a sei mesi) per introdurre miglioramenti iterativi e ottimizzare nel tempo.Flusso di lavoro editoriale incentrato sulla SEO di SODP
Ogni editore deve trovare il flusso di lavoro editoriale più adatto ai propri contenuti, obiettivi e risorse. Quello che presentiamo qui è Stato dell'editoria digitale (SODP) flusso di lavoro editoriale, che integra pratiche SEO e una strategia di cluster di argomenti.Fase 1: Ricerca
Questa è la fase strategica, in cui ricerchiamo e pianifichiamo il nostro pilastro tematico e i cluster. È qui che cerchiamo gli argomenti per cui vogliamo posizionarci sui motori di ricerca. Questa fase prevede un'approfondita ricerca di parole chiave, per bilanciare volume di ricerca e difficoltà delle parole chiave. Con queste informazioni, possiamo quindi mappare il nostro pilastro di contenuti e i diversi cluster di argomenti di supporto. Utilizziamo vari strumenti come Ahrefs, SurferSEO e generatori di parole chiave per raccogliere dati grezzi ed elaborarli tramite modelli che ci mostreranno quale copertura di contenuti offrirà a noi e ai nostri clienti le migliori possibilità di attrarre un pubblico. Il nostro consiglio: Per gli editori alle prime armi con la SEO, questo può sembrare un processo scoraggiante e persino esoterico. Tuttavia, non deve esserlo per forza. Inizia lentamente e concentrati sulla nicchia desiderata. Utilizza la Ricerca Google per capire quali argomenti tratta la concorrenza, quali dei loro articoli stanno riscuotendo successo, quali argomenti potrebbero essere trattati più approfonditamente e quali articoli non sono stati ancora trattati. Questo è un approccio relativamente vecchio stile alla ricerca e sviluppo, ma è un modo semplice per avviare il processo SEO. Da lì, aggiungi uno o due strumenti di ricerca gratuiti al massimo e inizia a esplorare come massimizzarne il valore. Per un approccio più avanzato alla creazione di una strategia di pilastri e cluster, dai un'occhiata al nostro Toolkit per la strategia del cluster di contenuti, che suddivide il processo in diverse fasi. Fase 2: Calendario editoriale Una volta stabiliti l'argomento e i cluster, compileremo il nostro calendario editoriale in modo da avere un'idea chiara delle scadenze. Un calendario editoriale, però, può essere molto più di una semplice scadenza. Il nostro calendario include la tipologia di contenuto, l'autore assegnato e le varie fasi di revisione, il che consente ai team editoriali e SEO di comprendere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento di ogni progetto.
Contiene inoltre un collegamento per ogni articolo al nostro strumento di gestione dei progetti, Ingegnoso, che contiene una ripartizione più dettagliata dei compiti assegnati e delle responsabilità delle parti interessate.
Il nostro consiglio: Consigliamo di mantenere un calendario editoriale semplice fin dall'inizio. Non c'è nulla di male nell'usare carta e penna se può essere utile nelle prime fasi della mappatura dei processi. Questo fornisce una base che può essere implementata in soluzioni software come Nifty, Asana, Trello, ecc.
Sebbene utilizzassimo quasi esclusivamente Nifty, abbiamo optato per integrare Google Fogli nei nostri flussi di lavoro quotidiani per la sua funzionalità simile a una landing page. Permette al team di concentrarsi sulle attività con scadenze più immediate.
Esistono numerosi strumenti che possono semplificare il processo di creazione del calendario editoriale e la scelta di quello giusto dipende semplicemente dalle esigenze specifiche dell'editore.
In definitiva, un calendario editoriale può mostrare solo il titolo del progetto e una scadenza, oppure può includere funzionalità quali il monitoraggio dello stato, note editoriali e persino la gestione delle bozze.
Fase 3: Creazione dei contenuti
Ora che gli argomenti sono stati selezionati e le scadenze assegnate, è il momento di iniziare a creare i contenuti. Tuttavia, questo processo non si limita a iniziare a scrivere.
Per noi, il processo inizia con la creazione di un brief. Utilizziamo SurferSEO, che genera automaticamente determinate linee guida, come parole chiave, numero di parole e immagini, in base a criteri specifici, tra cui la nostra parola chiave target e un'analisi automatica degli articoli della concorrenza.
SurferSEO genera un brief di base e include opzioni per popolare i sottotitoli per arricchirlo ulteriormente. Tuttavia, abbiamo riscontrato che questo approccio presenta dei limiti quando si tratta di sviluppare brief che i nostri autori possono facilmente implementare.
Preferiamo invece un approccio più pratico. Utilizziamo una selezione dei nostri modelli di riferimento per creare rapidamente una scaletta per gli autori, che contenga tutti i punti da trattare e link a potenziali materiali di riferimento.
I nostri brief contengono anche standard qualitativi, una guida di stile e tutti i link interni che dovrebbero essere inclusi. Questo riduce la confusione degli autori e li aiuta a consegnare i contenuti con meno email di chiarimento, meno revisioni e feedback SEO.
A questo punto, è il momento di scrivere l'articolo internamente o di incaricare un redattore freelance. È anche il momento di iniziare a pensare alla grafica personalizzata e alle immagini concesse in licenza, in pratica a qualsiasi elemento grafico che renda l'articolo facile da leggere e comprendere.
Il nostro consiglio: Siate il più accurati e dettagliati possibile durante la fase di creazione del brief. Un brief dettagliato offre agli autori maggiori possibilità di "fare le cose per bene" al primo tentativo. Aiuta anche a chiarire la narrazione prima di assegnare il lavoro, il che dovrebbe ridurre i costosi cicli di revisioni e feedback.
Inoltre, è opportuno pensare in anticipo alle immagini e utilizzare immagini stock senza licenza durante lo sviluppo delle capacità interne.
Fase 4: Revisione della copia
Una volta creato un lavoro, è necessario modificarlo, sottoporlo a una revisione SEO e infine fornire una bozza finale.
Ognuna di queste fasi può rivelare problematiche che l'autore deve affrontare. Abbiamo lavorato per garantire che i nostri brief siano sufficientemente chiari da consentire all'autore di ricevere un solo feedback per consegnare l'articolo che stiamo cercando.
Oltre agli ovvi vantaggi di dover dedicare meno tempo ai contatti con gli autori – un processo che può essere notevolmente più lungo quando si ha a che fare con freelance o membri junior del team – questo approccio mette anche in luce potenziali debolezze degli autori. Questo, a sua volta, creerà un'opportunità di formazione o di razionalizzazione del pool di autori.
Per uno sguardo più da vicino al nostro approccio al processo di assunzione, guarda il nostro Edizione di maggio di Office Hours, dove entriamo più nel dettaglio sui content pipeline.
Il nostro consiglio: Crea ridondanza all'interno di un pool di scrittori. I freelance sono un ottimo modo per garantire che ci sia sempre capacità creativa, anche se questo comporta una serie di sfide. Se la qualità è di fondamentale importanza, allora sii pronto ad assumere lentamente e licenziare rapidamente.
Ciò significa che l'assunzione dovrebbe essere un processo costante. Sebbene possa essere un processo noioso, consente di migliorare gradualmente il pool di scrittori, con quelli che non raggiungono la qualità desiderata gradualmente eliminati a favore di scrittori più capaci.
Fase 5. Distribuzione
Con le recensioni ormai alle spalle, è il momento della verità: è il momento di pubblicare. Questa è anche la fase in cui il team marketing deve pensare a strategie promozionali che possano essere utilizzate per migliorare la scoperta del pubblico.
Considerato il nostro focus B2B, non dovrebbe sorprendere che contiamo sulle pratiche SEO per attrarre il nostro pubblico di nicchia. Questo non significa però che ci fermiamo qui, e che ci affidiamo anche ai social media per aumentare la visibilità dei nostri lavori pubblicati di recente.
Il nostro consiglio: Capire quali contenuti si adattano meglio a quali canali di marketing. Sebbene ci affidiamo alla SEO, questa potrebbe non essere la soluzione migliore per tutti gli editori ed è importante che gli editori valutino se i loro contenuti potrebbero avere risultati migliori su un canale diverso.
Fase 6. Ri-ottimizzare
I contenuti, proprio come un flusso di lavoro editoriale, non possono essere creati e poi trascurati. Esaminiamo regolarmente le performance degli articoli per assicurarci che siano efficaci. Utilizziamo Google Search Console (GSC), Ahrefs e SurferSEO per condurre queste revisioni.
Condurremo un'analisi delle pagine dei risultati dei motori di ricerca (SERP) per capire cosa Google mostra agli utenti in base al loro intento di ricerca. Poi studieremo i nostri concorrenti per verificare quanto sia approfondita la loro copertura tematica e se abbiano trascurato elementi chiave che possiamo includere in base all'intento dell'utente.
Questi passaggi ci aiutano a capire il posizionamento dei contenuti più datati. Tra le possibili cause di performance insufficienti rientrano una struttura debole, la mancanza di targeting per parole chiave o una scarsa copertura tematica.
Durante queste revisioni intraprenderemo una delle quattro azioni seguenti:
- Lascia così com'è
- Regolare e ottimizzare
- Unisci ed elimina
- Archivio
Considerazioni finali
Che si tratti di un'attività gestita da una sola persona o di un'organizzazione con decine di dipendenti, avere un flusso di lavoro editoriale documentato può aiutare a gestire qualsiasi programma di pubblicazione, eliminare le inefficienze e ampliare le operazioni evitando interruzioni. Il fatto è che ogni editore ha già un flusso di lavoro editoriale, anche se non lo conosce. Identificando il proprio attuale processo editoriale, gli editori possono sviluppare un nuovo flusso di lavoro o ottimizzare quello esistente per garantire che consenta loro di raggiungere il loro pieno potenziale.Contenuti dei nostri partner
