Horas de oficina
Únase a Vahe Arabian, fundador de State of Digital Publishing (SODP), y Andrew Kemp, editor gerente de SODP, mientras analizan el flujo de trabajo editorial de la empresa, cómo el equipo se enfrenta a los desafíos comunes a diario y aprende a crear un flujo de trabajo editorial eficaz.
Acerca de SODP
Como editorial híbrida y consultoría para marcas editoriales, State of Digital Publishing (SODP) ayuda a las editoriales a construir modelos comerciales sostenibles para el crecimiento a largo plazo.
Las membresías sociales de SODP otorgan acceso a nuestro soporte personalizado, conocimientos y datos, así como a nuestro kit de herramientas de estrategia de clúster de contenido que brinda instrucciones paso a paso sobre cómo desarrollar pilares de contenido.
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Agenda
- Proceso editorial de SODP
- Cómo desarrollar un proceso editorial
- Pila de operaciones de contenido
- Definición de roles de usuario
- Flujo de trabajo de WordPress
- Flujo de trabajo planificar-crear-promover
El proceso editorial SODP
No es necesario que un flujo de trabajo editorial sea superflash: una libreta de papel y un bolígrafo pueden ser suficientes para hacer las cosas.
Si bien las últimas y mejores herramientas ciertamente pueden ayudar, no siempre son esenciales para la creación de contenido. Sin embargo, lo vital es documentar los procesos y las aplicaciones utilizadas en el proceso de creación.
Solo entonces tendrá una comprensión clara de cómo cada paso y proceso interactúa con el sistema, lo apoya o lo socava. Obtener una comprensión fundamental de su flujo de trabajo editorial abre la puerta a la introducción de más herramientas que pueden impactar profundamente en la eficiencia.
Herramientas y Plataformas
Hemos estado usando Nifty como nuestra herramienta de gestión de proyectos durante bastante tiempo. Nifty es una gran herramienta para capturar todos los detalles de un proyecto específico. Desafortunadamente, esta granularidad a veces puede volverse abrumadora, lo que hace que sea más difícil obtener una vista panorámica de lo que sucede con los proyectos de contenido.
Por lo tanto, agregamos una hoja de Google a nuestro proceso para obtener una instantánea rápida de dónde se encuentran los proyectos en un momento dado. La hoja contiene un enlace a cada proyecto en Nifty, lo que brinda un mejor control sobre la creación y asignación de subtareas y el seguimiento de los plazos.
Trabajamos con muchos trabajadores independientes y tenemos un conjunto de estándares muy sólido. Cuando trabaja con autónomos, es esencial que pueda identificar cuándo alguien funcionará y cuándo no, y luego tomar medidas rápidamente cuando la calidad se convierte en un problema. Esto significa que también necesita establecer una tubería para expandir su grupo de escritura.
Usamos una plataforma llamada Workello para contratar escritores. Nos permite tener una vista panorámica del proceso de contratación, incluida la cantidad de solicitantes, sus vínculos profesionales, etc. Con esta herramienta, no es necesario enviar correos electrónicos de cada solicitante mientras intenta encontrar el escritor más adecuado para el trabajo.
Workello permite la gestión de candidatos (pruebas, rechazos y contratación) todo en un solo lugar. Tener un sistema implementado para aumentar y reducir rápidamente los esfuerzos de contratación permite a los editores ser mucho más estrictos con sus escritores existentes.
El plagio (directo o semántico), el trabajo descuidado y la falta de capacidad técnica nos obligarán a desvincularnos de un escritor.
El resumen
El proceso de información puede ser bastante sencillo si tiene un equipo establecido de escritores que entienden lo que está buscando. Sin embargo, si se esfuerza por mejorar la competencia central de su equipo de redacción, la comunicación se vuelve vital.
En SODP, creamos plantillas de proyectos que nos permiten compilar rápidamente guías de estilo, descripciones de proyectos y expectativas de contenido en cada resumen que enviamos al equipo de redacción. Esto permitirá a los escritores comprender las pautas de escritura antes de comenzar un proyecto.
Cuando se trata de elaborar un resumen, esperar que los escritores puedan entregar un artículo de 3000 palabras con 30 palabras de instrucción es una receta para el desastre, independientemente de la experiencia del escritor . En cambio, un buen informe debe ser claro y tener las expectativas adecuadamente definidas.
Con ese fin, creamos una estructura esquelética equivalente en longitud a aproximadamente el 10 % del recuento de palabras objetivo del proyecto.
Por ejemplo, para un proyecto de 3000 palabras, creamos un resumen de 300 palabras que contiene viñetas, instrucciones y encabezados preliminares. Les da a los escritores una idea del terreno que necesitan cubrir.
La creación de una estructura esquelética involucra a algunos miembros diferentes del equipo SODP. En primer lugar, el equipo de SEO identifica los temas y las palabras clave antes de redactar un resumen preliminar utilizando el material de referencia que descubrió en su investigación. El equipo editorial es responsable de asegurarse de que las instrucciones sean claras y de agregar instrucciones adicionales según sea necesario. Estos pueden incluir comentarios sobre cuánto peso y significado deberían tener ciertas secciones.
Montaje del equipo
Buscar escritores ideales es un proceso continuo en SODP. Contratar a la persona equivocada puede generar resistencia, ya que inculcar la cultura y la misión de la empresa se vuelve mucho más difícil.
Por lo tanto, buscamos razones para no contratar más que razones para contratar. Confiamos en algunos tableros y plataformas de contratación para conectarnos con nuevos escritores, con nuestro VA que se encarga del lento proceso de publicación de trabajos, etc.
Mientras tanto, también hemos lanzado un programa de pasantías, en asociación con dos universidades.
Organizando el Proceso
Los flujos de trabajo editoriales se ejecutan en ciclos. El proceso nunca está completo y siempre hay una mejor manera de hacer las cosas, que es posible que no siempre puedas ver al principio.
Como tal, debe trabajar con el resto de su equipo para revisar cómo abordan el flujo de trabajo para encontrar mejores formas de hacer las cosas.
Busque mejores formas de optimizar su flujo de contenido, ya sea a través de un mejor programa, herramienta o proceso.
Todos tienen un proceso para cada acción dentro de su empresa, ya sea que lo sepan o no. Documentar y centralizar la base de conocimientos de la empresa es el primer paso para desarrollar procesos eficientes. Una vez que se ha redactado un proceso, se puede presentar a sus colegas para su consulta y esta retroalimentación debe revisarse, implementarse o rechazarse antes de que se implemente el proceso.
Nuestro proceso implica la creación de plantillas para el contenido, la realización de investigaciones sobre la marcha, el desarrollo de pilares y grupos de contenido, la planificación del contenido y la contratación de escritores, la evolución del proceso, el reclutamiento y la delegación.
Varias herramientas hacen que nuestros procesos sean eficientes, y usamos bastantes. Por ejemplo, Loom nos ayuda a brindar comentarios adecuados a nuestros escritores, y Surfer SEO hace que sea mucho más práctico para los escritores cumplir con los estándares de SEO que estamos buscando.
Definición de roles de usuario
Construir un proceso para una operación fluida requiere una definición perfecta de roles y responsabilidades.
Definir claramente los roles también elimina cualquier ambigüedad de las responsabilidades del personal durante el ciclo de vida de la creación. Hacerlo no solo simplifica el proceso de delegación, sino que también ayuda a identificar cuellos de botella y debilidades.
Un ejemplo de esto son los trabajadores autónomos. Es raro evaluar con precisión las capacidades de un escritor con solo mirar su primer trabajo. Trabajan para muchos empleadores y es posible que no siempre entreguen la tarea a tiempo si no define el alcance de sus obligaciones.
Flujo de trabajo de WordPress
Si usa WordPress o un CMS similar, puede usar complementos de publicación que lo ayuden a definir correctamente las funciones y responsabilidades.
Por ejemplo, un administrador puede acceder a todos los complementos y todos los bloques de contenido que puede actualizar. Este rol se limita principalmente a los miembros del equipo de alto nivel, como el editor en jefe.
De manera similar, un editor tendrá acceso a todas las demás funciones, excepto la capacidad de configurar complementos, y los escritores deberían poder crear y cargar materiales y recibir comentarios.
Algunos complementos a considerar para WordPress son Surfer SEO, Yoast y Rank Math. También puedes encontrar alternativas, como MarketMuse en lugar de Surfer SEO. Asegúrese de probar las herramientas antes de usarlas. En lo que respecta al equipo de SODP, estamos contentos con lo que ofrece Surfer SEO.
Un flujo de trabajo fluido puede ayudar a los escritores, editores y SEO a comprender mejor el proceso. Esto ayudará en la ejecución efectiva de la tarea.
Sesión de control de calidad
¿Cómo sabes cuándo estás usando demasiadas herramientas y complementos?
Vahe Arabian:
“Usas herramientas y complementos para algunas cosas importantes, como tener una vista detallada de todos tus procesos y mejorar la eficiencia del SOP. Cuando se trata de decidir qué cantidad de herramientas y complementos usar, debe comprender por qué los necesita en primer lugar.
Algunos equipos usan herramientas como Airtable y monday.com, mientras que otros no. Incluso una sola plataforma puede ayudarlo a monitorear el flujo de trabajo si trabaja en ella correctamente. “
Andrés Kemp:
“No hay nada de malo en usar herramientas tradicionales como lápiz y papel, siempre y cuando te sientas cómodo con ellas. Sin embargo, si usa Hojas de cálculo de Google, por ejemplo, tiene muchos beneficios. No perderá sus documentos y podrá acceder a sus archivos fácilmente, etc.
Ahora, si está planeando cambiar su trabajo de G-sheet a Airtable, puede haber muchas preguntas sobre cómo Airtable mejora el proceso o cuánto cuesta.
En términos de flujos de trabajo editoriales, no miraré todas las funciones de una herramienta, porque se supone que el software ayuda con una necesidad definitiva. Para aprovechar al máximo un programa, debe estudiarlo a diario e invertir tiempo en él.
Contenido de nuestros socios
Al final del día, se trata de averiguar si su nueva herramienta le brinda un retorno inmediato de su inversión o si contribuye de inmediato a un flujo de trabajo más optimizado”.
Hablando del tipo de escritores con los que interactúas, ¿cuál es tu proceso de trabajo con escritores con el potencial adecuado?
Vahe:
“Los escritores tienen que empezar su carrera desde algún lugar, en algún momento. Trabajamos con todo tipo de escritores y no involucramos a los nuevos en temas o contenido que sea demasiado técnico o difícil de comprender. Sin embargo, tienen que tener la capacidad adecuada para hacer el trabajo.
Queremos algo que esté a la altura de lo que busca el público. Hay un costo de oportunidad si Andrew o yo asignamos tiempo para investigar y crear el contenido y luego, editarlo. De hecho, es beneficioso obtener múltiples perspectivas sobre el contenido para obtener un artículo más sólido para nuestro cliente o para nuestra publicación, incluso si el escritor no tiene experiencia de alto nivel en el tema”.
Andrés:
“Al buscar escritores, puedes aprender mucho de los fracasos de alguien durante la fase de prueba. Buscamos el potencial de un escritor. Dado que nuestros escritores escribirán sobre un amplio espectro de temas, no tendrán la experiencia en el tema que podríamos estar buscando.
También se trata de analizar el trabajo que han enviado y determinar si el escritor vale la inversión que se necesitará para mejorar sus habilidades. Es realmente importante poder identificar eso rápidamente, porque si no lo hace, pasará mucho tiempo dando retroalimentación a los escritores, y nunca podrán procesarla”.
¿Cómo decides qué tarea le vas a dar a un escritor en particular y cómo haces que funcione?
Andrés:
“Todo se reduce a identificar los estilos, fortalezas y debilidades de los escritores. Por ejemplo, algunos escritores producen excelentes piezas de conversación, mientras que otros sobresalen en artículos basados en estadísticas. Los escritores conversacionales pueden ser excelentes para crear artículos de procedimientos.
Se trata de encontrar al escritor correcto con la fuerza adecuada. Si no puede encontrar al que tiene la fuerza en un campo en particular, entonces todo se reduce a encontrar un escritor con la menor debilidad. En ese caso, deberías ser mucho más consciente al armar tu informe”.
Vahe:
“La otra cosa para agregar es enfocarse en lo que desea priorizar. Tienes que planificar mucho más por adelantado, para que los escritores puedan entregar tu pieza a tiempo y, al mismo tiempo, debes tener una copia de seguridad en caso de que algo suceda. Siempre debes pensar en contingencias mientras estás ocupado ejecutando tu estrategia de contenido”.
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