Geschäftszeiten
Begleiten Sie Vahe Arabian, Gründer von State of Digital Publishing (SODP), und Andrew Kemp, Chefredakteur von SODP, wenn sie den redaktionellen Arbeitsablauf des Unternehmens besprechen, wie das Team täglich mit gemeinsamen Herausforderungen fertig wird, und lernen, wie man einen effektiven redaktionellen Arbeitsablauf aufbaut.
Über SODP
Als hybrider Verlag und Beratungsunternehmen für Verlagsmarken unterstützt State of Digital Publishing (SODP) Verlage beim Aufbau nachhaltiger Geschäftsmodelle für langfristiges Wachstum.
Die sozialen Mitgliedschaften von SODP gewähren Zugriff auf unseren persönlichen Support, Erkenntnisse und Daten sowie unser Content Cluster Strategy Toolkit , das Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Entwicklung von Content-Säulen bietet.
Sie können heute für 39 $ pro Monat Mitglied werden oder sich mit einem Jahresabonnement 30 % Rabatt auf den Monatspreis sichern. Erhalten Sie mit einer SODP-Mitgliedschaft Zugriff auf alle Webinar-Aufzeichnungen, exklusive Brancheneinblicke und mehr.
Agenda
- Redaktionsprozess der SODP
- Wie man einen redaktionellen Prozess entwickelt
- Content-Ops-Stack
- Benutzerrollen definieren
- WordPress-Workflow
- Workflow planen, erstellen und fördern
Der SODP-Redaktionsprozess
Ein redaktioneller Workflow muss nicht superschnell sein – ein Block Papier und ein Stift können ausreichen, um Dinge zu erledigen.
Während die neuesten und besten Tools sicherlich hilfreich sein können, sind sie für die Erstellung von Inhalten nicht immer unerlässlich. Entscheidend ist jedoch die Dokumentation der im Erstellungsprozess verwendeten Prozesse und Anwendungen.
Nur dann haben Sie ein klares Verständnis dafür, wie jeder Schritt und Prozess mit dem System interagiert, es unterstützt oder untergräbt. Das Erlangen eines grundlegenden Verständnisses Ihres redaktionellen Workflows öffnet dann die Tür zur Einführung weiterer Tools, die sich erheblich auf die Effizienz auswirken können.
Tools und Plattformen
Wir verwenden Nifty seit geraumer Zeit als unser Projektmanagement-Tool. Nifty ist ein großartiges Tool, um alle Details zu einem bestimmten Projekt zu erfassen. Leider kann diese Granularität manchmal überwältigend werden, was es schwieriger macht, einen Überblick über die Vorgänge bei Inhaltsprojekten aus der Vogelperspektive zu erhalten.
Grund haben wir unserem Prozess ein einseitiges redaktionelles Google Sheet , um einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, wo sich Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Das Blatt enthält einen Link zu jedem Projekt in Nifty, was eine bessere Kontrolle über das Erstellen und Zuweisen von Unteraufgaben und das Verfolgen von Fristen ermöglicht.
Wir arbeiten mit vielen Freiberuflern zusammen und haben sehr strenge Standards. Wenn Sie mit Freiberuflern zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass Sie erkennen können, wann jemand funktioniert und wann nicht, und dann schnell handeln können, wenn die Qualität ein Problem wird. Das bedeutet, dass Sie auch eine Pipeline einrichten müssen, um Ihren Schreibpool zu erweitern.
Wir verwenden eine Plattform namens Workello , um Autoren einzustellen. Es ermöglicht uns, den Einstellungsprozess aus der Vogelperspektive zu betrachten, einschließlich der Anzahl der Bewerber, ihrer beruflichen Verbindungen usw. Mit diesem Tool müssen Sie nicht die E-Mails jedes Bewerbers durchsuchen, während Sie versuchen, den am besten geeigneten Autor für den zu finden Arbeit.
Workello ermöglicht das Bewerbermanagement – Prüfung, Ablehnung und Einstellung – alles an einem Ort. Ein System zu haben, um die Rekrutierungsbemühungen schnell zu erhöhen und zu reduzieren, ermöglicht es den Redakteuren, viel strenger mit ihren bestehenden Autoren umzugehen.
Plagiate (direkt oder semantisch), schlampige Arbeit und mangelnde technische Fähigkeiten zwingen uns dazu, uns von einem Autor zu trennen.
Das Briefing
Der Briefing-Prozess kann recht einfach sein, wenn Sie ein etabliertes Team von Autoren haben, die verstehen, wonach Sie suchen. Wenn Sie jedoch bestrebt sind, die Kernkompetenz Ihres Autorenteams zu verbessern, wird die Kommunikation von entscheidender Bedeutung.
Bei SODP haben wir Projektvorlagen erstellt, mit denen wir schnell Styleguides, Projektbeschreibungen und Inhaltserwartungen in jedem Briefing zusammenstellen können, das wir an das Autorenteam senden. Auf diese Weise können Autoren die Schreibrichtlinien verstehen, bevor sie mit einem Projekt beginnen.
Wenn es darum geht, ein Briefing zu erstellen, ist die Erwartung, dass Autoren in der Lage sind, aus 30 Wörtern Anleitung ein 3.000-Wörter-Stück zu liefern, ein Rezept für eine Katastrophe, unabhängig von der Fachkenntnis des Autors . Stattdessen muss ein gutes Briefing klar sein und die Erwartungen klar definieren.
Zu diesem Zweck erstellen wir eine Skelettstruktur, deren Länge ungefähr 10 % der Zielwortanzahl des Projekts entspricht.
Zum Beispiel erstellen wir für ein Projekt mit 3.000 Wörtern ein Briefing mit 300 Wörtern, das Stichpunkte, Anweisungen und grobe Überschriften enthält. Es gibt den Autoren eine Vorstellung davon, welchen Boden sie abdecken müssen.
An der Erstellung einer Skelettstruktur sind einige verschiedene Mitglieder des SODP-Teams beteiligt. Zunächst identifiziert das SEO-Team die Themen und Schlüsselwörter, bevor es anhand von Referenzmaterial, das es bei seiner Recherche entdeckt hat, ein grobes Briefing erstellt. Das Redaktionsteam ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Anweisungen klar sind, und fügt gegebenenfalls weitere Anweisungen hinzu. Dies können Kommentare darüber sein, wie viel Gewicht und Bedeutung bestimmte Abschnitte haben sollten.
Zusammenstellen des Teams
Die Suche nach idealen Autoren ist ein fortlaufender Prozess bei SODP. Die Einstellung der falschen Person kann zu Widerständen führen, da es viel schwieriger wird, die Kultur und Mission des Unternehmens zu vermitteln.
Deshalb suchen wir eher nach Gründen, nicht einzustellen, als nach Gründen, einzustellen. Wir verlassen uns auf einige Einstellungsforen und Plattformen, um mit neuen Autoren in Kontakt zu treten, wobei unsere VA sich um den zeitaufwändigen Prozess der Veröffentlichung von Stellen usw. kümmert.
In der Zwischenzeit haben wir auch ein Praktikantenprogramm in Zusammenarbeit mit zwei Universitäten gestartet.
Organisation des Prozesses
Redaktionelle Workflows laufen in Zyklen ab. Der Prozess ist nie abgeschlossen und es gibt immer einen besseren Weg, Dinge zu tun, die Sie vielleicht nicht immer zuerst sehen können.
Daher sollten Sie mit dem Rest Ihres Teams zusammenarbeiten, um zu überprüfen, wie sie den Workflow angehen, um die Dinge besser zu erledigen.
Suchen Sie nach besseren Wegen, um Ihre Content-Pipeline entweder durch ein besseres Programm, Tool oder einen besseren Prozess zu optimieren.
Jeder hat einen Prozess für jede Aktion in Ihrem Unternehmen, ob er sich dessen bewusst ist oder nicht. Die Dokumentation und Zentralisierung der Wissensbasis des Unternehmens ist der erste Schritt zur Entwicklung effizienter Prozesse. Sobald ein Prozess entworfen wurde, kann er Ihren Kollegen zur Beratung vorgelegt werden, und dieses Feedback muss überprüft, implementiert oder abgelehnt werden, bevor der Prozess eingeführt wird.
Unser Prozess umfasst die Erstellung von Vorlagen für Inhalte, die Durchführung von spontanen Recherchen, die Entwicklung von Inhaltssäulen und -clustern, die Planung von Inhalten und die Buchung der Autoren, die Weiterentwicklung des Prozesses, die Rekrutierung und Delegierung.
Verschiedene Tools machen unsere Prozesse effizient, und wir verwenden einige davon. Zum Beispiel hilft uns Loom, unseren Autoren angemessenes Feedback zu geben, und Surfer SEO macht es für Autoren viel praktischer, die von uns angestrebten SEO-Standards einzuhalten.
Benutzerrollen definieren
Der Aufbau eines Prozesses für einen reibungslosen Ablauf erfordert eine perfekte Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten.
Durch die klare Definition der Rollen werden auch alle Unklarheiten bei den Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter während des Erstellungslebenszyklus beseitigt. Dies vereinfacht nicht nur den Delegationsprozess, sondern hilft auch, Engpässe und Schwachstellen zu identifizieren.
Ein Beispiel hierfür sind arbeitende Freiberufler. Es ist selten, die Fähigkeiten eines Autors nur anhand seines Erstlingswerks genau einzuschätzen. Sie arbeiten für viele Arbeitgeber und liefern die Aufgabe möglicherweise nicht immer rechtzeitig, wenn Sie den Umfang ihrer Verpflichtungen nicht definieren.
WordPress-Workflow
Wenn Sie WordPress oder ein ähnliches CMS verwenden, können Sie Veröffentlichungs-Plugins verwenden, die Ihnen helfen, Rollen und Verantwortlichkeiten richtig zu definieren.
Beispielsweise kann ein Administrator auf alle Plugins und alle Inhaltsblöcke zugreifen, die Sie aktualisieren können. Diese Rolle ist meist auf Teammitglieder der obersten Ebene beschränkt, wie z. B. den Chefredakteur.
In ähnlicher Weise hat ein Redakteur Zugriff auf alle anderen Funktionen mit Ausnahme der Möglichkeit, Plug-Ins zu konfigurieren, und Autoren sollten in der Lage sein, Materialien zu erstellen und hochzuladen und Feedback zu erhalten.
Einige Plugins, die für WordPress in Betracht gezogen werden sollten, sind Surfer SEO, Yoast und Rank Math. Sie können auch Alternativen finden, z. B. MarketMuse anstelle von Surfer SEO. Testen Sie die Tools unbedingt, bevor Sie sie verwenden. Soweit es das SODP-Team betrifft, sind wir mit dem Angebot von Surfer SEO zufrieden.
Ein reibungsloser Arbeitsablauf kann Autoren, Redakteuren und SEO helfen, den Prozess besser zu verstehen. Dies hilft bei der effektiven Aufgabenausführung.
QA-Sitzung
Woher wissen Sie, wenn Sie zu viele Tools und Plugins verwenden?
Vahe Arabian:
„Sie verwenden Tools und Plugins für einige wichtige Dinge, wie zum Beispiel, um einen detaillierten Überblick über alle Ihre Prozesse zu erhalten und die Effizienz des SOP zu verbessern. Wenn es darum geht zu entscheiden, wie viele Tools und Plugins Sie verwenden möchten, müssen Sie verstehen, warum Sie sie überhaupt brauchen.
Einige Teams verwenden Tools wie Airtable und monday.com, andere nicht. Sogar eine einzelne Plattform kann Ihnen helfen, den Workflow zu überwachen, wenn Sie richtig daran arbeiten. „
Andreas Kemp:
„Es ist nichts falsch daran, traditionelle Werkzeuge wie Stift und Papier zu verwenden, solange Sie damit vertraut sind. Wenn Sie jedoch beispielsweise Google Sheets verwenden, bietet dies viele Vorteile. Sie verlieren Ihre Dokumente nicht und können problemlos auf Ihre Dateien zugreifen usw.
Wenn Sie nun planen, Ihre Arbeit von G-Sheet auf Airtable zu verlagern, können viele Fragen dazu auftauchen, wie Airtable den Prozess verbessert oder wie viel es kostet.
In Bezug auf redaktionelle Arbeitsabläufe werde ich nicht auf alle Funktionen eines Tools eingehen, da Software bei einem bestimmten Bedarf helfen soll. Um das Beste aus einem Programm herauszuholen, müssen Sie das Programm täglich studieren und Zeit darin investieren.
Inhalte unserer Partner
Letztendlich geht es darum herauszufinden, ob sich Ihr neues Tool sofort auszahlt oder ob es sofort zu einem optimierten Arbeitsablauf beiträgt.“
Apropos Art von Autoren, mit denen Sie zu tun haben, wie arbeiten Sie mit Autoren mit dem richtigen Potenzial zusammen?
Vahe:
„Schriftsteller müssen ihre Karriere irgendwo, irgendwann beginnen. Wir arbeiten mit allen Arten von Autoren zusammen und beschäftigen keine neuen Autoren mit Themen oder Inhalten, die für sie zu technisch oder schwer verständlich sind. Trotzdem müssen sie die richtige Kapazität haben, um die Arbeit zu erledigen.
Wir wollen etwas, das dem entspricht, was das Publikum sucht. Es entstehen Opportunitätskosten, wenn Andrew oder ich Zeit für die Recherche und Erstellung des Inhalts aufwenden und ihn später bearbeiten. Es ist tatsächlich von Vorteil, mehrere Perspektiven auf den Inhalt einzuholen, um einen stärkeren Beitrag für unseren Kunden oder für unsere Publikation herauszubringen, selbst wenn der Autor nicht über hochrangige Fachkenntnisse zu dem Thema verfügt.“
Andreas:
„Bei der Suche nach Autoren kann man viel aus den Fehlern in der Testphase lernen. Wir suchen nach dem Potenzial eines Autors. Da unsere Autoren über ein breites Themenspektrum schreiben, verfügen sie nicht über die fachliche Expertise, nach der wir suchen.
Es geht auch darum, die von ihnen eingereichte Arbeit zu analysieren und herauszufinden, ob der Autor die Investition wert ist, die erforderlich ist, um sie weiterzubilden. Es ist wirklich wichtig, das schnell erkennen zu können, denn wenn Sie das nicht tun, verbringen Sie viel Zeit damit, den Autoren Feedback zu geben, und sie werden es nie verarbeiten können.“
Wie entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie einem bestimmten Autor geben, und wie sorgen Sie dafür, dass es funktioniert?
Andreas:
„Es kommt darauf an, die Stile, Stärken und Schwächen der Autoren zu identifizieren. Zum Beispiel produzieren einige Autoren großartige Konversationsstücke, während andere sich mit statistischen Artikeln auszeichnen. Conversational Writers können großartig darin sein, How-to-Artikel zu erstellen.
Es geht darum, den richtigen Autor mit der richtigen Stärke zu finden. Wenn Sie auf einem bestimmten Gebiet nicht denjenigen mit der größten Stärke finden, kommt es darauf an, einen Autor mit den wenigsten Schwächen zu finden. In diesem Fall sollten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Briefings viel achtsamer sein.“
Vahe:
„Die andere Sache, die Sie hinzufügen sollten, ist, sich auf das zu konzentrieren, was Sie priorisieren möchten. Sie müssen viel mehr im Voraus planen, damit die Autoren Ihren Artikel rechtzeitig liefern können, und gleichzeitig sollten Sie eine Reserve haben, falls etwas passiert. Sie sollten immer an Eventualitäten denken, während Sie mit der Umsetzung Ihrer Content-Strategie beschäftigt sind.“
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