Geschäftszeiten
Begleiten Sie Vahe Arabian, Gründer von State of Digital Publishing (SODP), und Andrew Kemp, Chefredakteur von SODP, bei einem Gespräch über den redaktionellen Workflow des Unternehmens, wie das Team täglich mit alltäglichen Herausforderungen umgeht und wie man einen effektiven redaktionellen Workflow aufbaut.Über SODP
Als State of Digital Publishing (SODP) ist ein Hybrid aus Verlag und Beratungsunternehmen für Verlagsmarken und unterstützt Verlage beim Aufbau nachhaltiger Geschäftsmodelle für langfristiges Wachstum. Die Social-Media-Mitgliedschaften von SODP gewähren Zugang zu unserer individuellen Unterstützung, unseren Einblicken und Daten sowie zu unseren Content-Cluster-Strategie-Toolkit Das bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung von Inhaltssäulen. Werden Sie noch heute Mitglied für 39 $ pro Monat oder sichern Sie sich 30 % Rabatt auf den Monatspreis mit einem Jahresabonnement. Als SODP-Mitglied erhalten Sie Zugriff auf alle Webinar-Aufzeichnungen, exklusive Brancheneinblicke und vieles mehr.Agenda
- redaktioneller Prozess von SODP
- Wie man einen redaktionellen Prozess entwickelt
- Content-Ops-Stack
- Definition von Benutzerrollen
- WordPress-Workflow
- Workflow planen-erstellen-fördern
Der redaktionelle Prozess der SODP
Ein redaktioneller Arbeitsablauf muss nicht besonders ausgefeilt sein – ein Block Papier und ein Stift reichen oft völlig aus, um die Arbeit zu erledigen. Die neuesten und besten Tools können zwar hilfreich sein, sind aber für die Content-Erstellung nicht immer unerlässlich. Entscheidend ist hingegen die Dokumentation der im Erstellungsprozess verwendeten Prozesse und Anwendungen. Nur so verstehen Sie genau, wie jeder Schritt und Prozess das System beeinflusst, unterstützt oder untergräbt. Ein grundlegendes Verständnis Ihres redaktionellen Workflows ermöglicht es Ihnen dann, weitere Tools einzuführen, die die Effizienz deutlich steigern können.Werkzeuge und Plattformen
Wir haben verwendet Nifty Wir nutzen Nifty schon seit Längerem als Projektmanagement-Tool. Es eignet sich hervorragend, um alle Details eines Projekts zu erfassen. Leider kann diese Detailtiefe manchmal überwältigend wirken und es erschweren, den Überblick über den Stand von Content-Projekten zu behalten. Deshalb haben wir einen einseitigen Leitartikel hinzugefügt Google-Tabelle Unser Prozess ermöglicht es uns, jederzeit einen schnellen Überblick über den Projektstatus zu erhalten. Das Blatt enthält einen Link zu jedem Projekt in Nifty, was eine bessere Kontrolle über die Erstellung und Zuweisung von Teilaufgaben sowie die Nachverfolgung von Fristen ermöglicht. Wir arbeiten viel mit Freelancern zusammen und haben sehr hohe Qualitätsstandards. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern ist es unerlässlich, frühzeitig zu erkennen, wer gut funktioniert und wer nicht, und bei Qualitätsproblemen umgehend Maßnahmen zu ergreifen. Daher ist es wichtig, einen kontinuierlichen Prozess aufzubauen, um den Pool an Autoren stetig zu erweitern. Wir nutzen eine Plattform namens Workello Um Autoren zu beauftragen, bietet uns dieses Tool einen umfassenden Überblick über den Einstellungsprozess, einschließlich der Anzahl der Bewerber, ihrer beruflichen Profile usw. Dank dieses Tools entfällt die Notwendigkeit, E-Mails von jedem einzelnen Bewerber zu beantworten, während Sie den am besten geeigneten Autor für den Auftrag suchen. Workello ermöglicht das Kandidatenmanagement – von Tests über Ablehnungen bis hin zur Einstellung – alles an einem Ort. Dank des Systems, mit dem sich der Rekrutierungsaufwand schnell skalieren lässt, können Redakteure deutlich strengere Vorgaben gegenüber ihren bestehenden Autoren machen. Plagiat (direkt oder semantisch), schlampige Arbeit und mangelnde technische Fähigkeiten zwingen uns, die Zusammenarbeit mit einem Autor zu beenden.Das Briefing
Der Briefingprozess kann recht unkompliziert sein, wenn Sie über ein eingespieltes Autorenteam verfügen, das Ihre Anforderungen versteht. Wenn Sie jedoch die Kernkompetenz Ihres Autorenteams verbessern möchten, ist Kommunikation unerlässlich. Bei SODP haben wir Projektvorlagen entwickelt, mit denen wir Styleguides, Projektbeschreibungen und Inhaltsvorgaben schnell in jedes Briefing einfügen können, das wir an das Autorenteam senden. So können die Autoren die Schreibrichtlinien verstehen, bevor sie mit einem Projekt beginnen. Wenn es darum geht, ein Briefing zu erstellen, ist es unrealistisch zu erwarten, dass Autoren aus nur 30 Wörtern Anweisung einen 3.000 Wörter langen Text verfassen können – unabhängig von ihrer Expertise . Ein gutes Briefing muss stattdessen klar formuliert sein und die Erwartungen präzise definieren. Zu diesem Zweck erstellen wir eine Grundstruktur, deren Länge etwa 10 % der angestrebten Wortanzahl des Projekts entspricht. Für ein 3.000 Wörter umfassendes Projekt erstellen wir beispielsweise ein 300 Wörter langes Briefing mit Stichpunkten, Anweisungen und vorläufigen Überschriften. So erhalten die Autoren einen Überblick über die zu behandelnden Themen. Die Erstellung eines Grundgerüsts erfordert die Mitarbeit mehrerer Mitglieder des SODP-Teams. Zunächst identifiziert das SEO-Team die Themen und Keywords und entwirft anschließend ein erstes Briefing auf Basis der recherchierten Referenzmaterialien. Das Redaktionsteam stellt sicher, dass die Anweisungen klar formuliert sind und ergänzt sie bei Bedarf. Dies kann beispielsweise Anmerkungen zur Gewichtung und Bedeutung einzelner Abschnitte beinhalten.Zusammenstellung des Teams
Die Suche nach den idealen Autoren ist bei SODP ein fortlaufender Prozess. Die Einstellung der falschen Person kann zu Verzögerungen führen, da es dadurch deutlich schwieriger wird, die Unternehmenskultur und -mission zu vermitteln. Deshalb suchen wir eher nach Gründen, niemanden einzustellen, als nach Gründen, jemanden einzustellen. Wir nutzen einige wenige Jobbörsen und Plattformen, um neue Autoren zu finden, wobei unsere virtuelle Assistentin den zeitaufwändigen Prozess des Veröffentlichens von Stellenanzeigen usw. übernimmt. In der Zwischenzeit haben wir auch ein Praktikumsprogramm ins Leben gerufen, an dem wir mit zwei Universitäten zusammenarbeiten.Organisation des Prozesses
Redaktionelle Arbeitsabläufe verlaufen zyklisch. Der Prozess ist nie abgeschlossen, und es gibt immer einen besseren Weg, Dinge zu tun, den man vielleicht nicht sofort erkennt. Daher sollten Sie gemeinsam mit dem Rest Ihres Teams überprüfen, wie sie den Arbeitsablauf angehen, um bessere Wege zu finden, die Dinge zu erledigen. Suchen Sie nach besseren Möglichkeiten, Ihre Content-Pipeline zu optimieren, sei es durch ein besseres Programm, ein besseres Tool oder einen besseren Prozess. Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hat für jede Aufgabe einen festgelegten Ablauf, ob bewusst oder unbewusst. Die Dokumentation und zentrale Speicherung des unternehmensinternen Wissens ist der erste Schritt zur Entwicklung effizienter Prozesse. Sobald ein Prozessentwurf vorliegt, kann er den Kollegen zur Beratung vorgelegt werden. Das Feedback muss geprüft, umgesetzt oder verworfen werden, bevor der Prozess eingeführt wird. Unser Prozess umfasst die Erstellung von Inhaltsvorlagen, die Durchführung von Ad-hoc-Recherchen, die Entwicklung von Inhaltssäulen und -clustern, die Planung von Inhalten und die Buchung der Autoren, die Weiterentwicklung des Prozesses sowie die Rekrutierung und Delegation von Aufgaben. Verschiedene Tools tragen zu effizienten Abläufen bei, und wir nutzen eine ganze Reihe davon. Beispielsweise hilft uns Loom dabei, unseren Autoren konstruktives Feedback zu geben, und Surfer SEO erleichtert es ihnen erheblich, die von uns geforderten SEO-Standards einzuhalten.Definition von Benutzerrollen
Für einen reibungslosen Ablauf ist eine präzise Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten unerlässlich. Eine klare Rollendefinition beseitigt zudem jegliche Unklarheiten bezüglich der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter während des gesamten Erstellungsprozesses. Dies vereinfacht nicht nur die Aufgabenverteilung, sondern hilft auch, Engpässe und Schwachstellen zu identifizieren. Ein Beispiel hierfür sind freiberufliche Autoren. Es ist selten, die Fähigkeiten eines Autors allein anhand seiner ersten Arbeit richtig einzuschätzen. Sie arbeiten für viele Auftraggeber und liefern Aufträge möglicherweise nicht immer pünktlich ab, wenn der Umfang ihrer Verpflichtungen nicht klar definiert wird.WordPress-Workflow
Wenn Sie WordPress oder ein ähnliches CMS verwenden, können Sie Publishing-Plugins nutzen, die Ihnen dabei helfen, Rollen und Verantwortlichkeiten richtig zu definieren. Ein Administrator hat beispielsweise Zugriff auf alle Plugins und alle Inhaltsblöcke, die Sie aktualisieren können. Diese Rolle ist in der Regel auf hochrangige Teammitglieder wie den Chefredakteur beschränkt. Ein Redakteur hat Zugriff auf alle anderen Funktionen außer der Möglichkeit, Plug-ins zu konfigurieren, und Autoren können die Materialien erstellen und hochladen sowie Feedback erhalten. Für WordPress sind beispielsweise Surfer SEO, Yoast und Rank Math empfehlenswerte Plugins. Alternativ gibt es beispielsweise MarketMuse anstelle von Surfer SEO. Testen Sie die Tools unbedingt vor der Verwendung. Wir vom SODP-Team sind mit den Funktionen von Surfer SEO sehr zufrieden. Ein reibungsloser Arbeitsablauf hilft Autoren, Redakteuren und SEO-Experten, den Prozess besser zu verstehen. Dies trägt zu einer effektiven Aufgabenerfüllung bei.Fragerunde
Woran erkennt man, dass man zu viele Tools und Plugins verwendet?
Vahe Arabian: „Tools und Plugins werden für einige wichtige Zwecke eingesetzt, beispielsweise um einen detaillierten Überblick über alle Prozesse zu erhalten und die Effizienz der Standardarbeitsanweisungen zu verbessern. Bei der Entscheidung, wie viele Tools und Plugins man einsetzen sollte, muss man zunächst verstehen, warum man sie überhaupt benötigt.“. Manche Teams nutzen Tools wie Airtable und monday.com, andere nicht. Selbst eine einzelne Plattform kann bei der Workflow-Überwachung helfen, wenn man sie richtig einsetzt Andrew Kemp: „Es spricht nichts dagegen, traditionelle Hilfsmittel wie Stift und Papier zu verwenden, solange man damit gut zurechtkommt. Wenn man aber beispielsweise Google Sheets nutzt, ergeben sich viele Vorteile. Man verliert keine Dokumente und kann jederzeit problemlos auf seine Dateien zugreifen usw.“. Wenn Sie planen, Ihre Arbeit von Google Sheets auf Airtable umzustellen, können viele Fragen auftauchen, wie Airtable den Prozess verbessert oder wie viel es kostet. Im Hinblick auf redaktionelle Arbeitsabläufe werde ich nicht jede einzelne Funktion eines Tools betrachten, denn Software soll ja einen bestimmten Bedarf decken. Um ein Programm optimal zu nutzen, muss man sich täglich damit auseinandersetzen und Zeit investieren. Letztendlich geht es darum herauszufinden, ob das neue Tool einen sofortigen Nutzen bringt oder ob es unmittelbar zu einem effizienteren Arbeitsablauf beiträgt.“Wenn wir über die Art von Autoren sprechen, mit denen Sie zusammenarbeiten, wie gehen Sie bei der Zusammenarbeit mit Autoren mit dem richtigen Potenzial vor?
Vahe: „Schriftsteller müssen ihre Karriere irgendwann irgendwo beginnen. Wir arbeiten mit allen Arten von Autoren zusammen und setzen neue Autoren nicht mit Themen oder Inhalten ein, die zu technisch oder zu schwierig für sie sind. Dennoch müssen sie die nötigen Fähigkeiten für die Aufgabe mitbringen.“. Wir wollen Inhalte, die den Erwartungen unserer Zielgruppe entsprechen. Es entstehen Opportunitätskosten, wenn Andrew oder ich Zeit in die Recherche und Erstellung von Inhalten investieren und diese später bearbeiten. Es ist tatsächlich von Vorteil, mehrere Perspektiven auf die Inhalte einzuholen, um einen überzeugenderen Beitrag für unseren Kunden oder unsere Publikation zu erstellen, selbst wenn der Autor kein Experte auf dem Gebiet ist Andrew: „Bei der Suche nach Autoren kann man aus den Fehlern anderer in der Testphase viel lernen. Wir achten auf das Potenzial eines Autors. Da unsere Autoren über ein breites Themenspektrum schreiben, verfügen sie möglicherweise nicht über die Fachkenntnisse, die wir suchen.“. Es geht auch darum, die eingereichten Arbeiten zu analysieren und herauszufinden, ob sich die Investition in die Weiterbildung des Autors lohnt. Es ist wirklich wichtig, das schnell zu erkennen, denn sonst verbringt man viel Zeit damit, den Autoren Feedback zu geben, das sie nie verarbeiten könnenWie entscheidet man, welche Aufgabe man einem bestimmten Autor gibt, und wie sorgt man dafür, dass es funktioniert?
Andrew: „Letztendlich geht es darum, den Schreibstil, die Stärken und Schwächen der Autoren zu erkennen. Manche Autoren verfassen beispielsweise hervorragende, dialogische Texte, während andere sich durch statistikbasierte Artikel auszeichnen. Autoren, die einen dialogischen Stil beherrschen, können wiederum hervorragende Anleitungsartikel schreiben.“. Es geht darum, den richtigen Autor mit den passenden Stärken zu finden. Findet man niemanden mit den Stärken in einem bestimmten Fachgebiet, so gilt es, einen Autor mit möglichst wenigen Schwächen zu finden. In diesem Fall sollte man beim Verfassen des Briefings besonders sorgfältig vorgehen Vahe: „Ein weiterer wichtiger Punkt ist, sich auf die Prioritäten zu konzentrieren. Sie müssen viel mehr im Voraus planen, damit Ihre Autoren Ihre Beiträge pünktlich liefern können. Gleichzeitig sollten Sie einen Plan B in der Hinterhand haben, falls etwas dazwischenkommt. Denken Sie bei der Umsetzung Ihrer Content-Strategie immer an mögliche Ausweichmöglichkeiten.“ Sehen Sie sich vergangene und zukünftige Folgen auf unserer Website an YouTube-Kanal und eine Website mit detaillierten Notizen. Folgen Sie uns auf Facebook, Twitterund schließen Sie sich unseren Gemeinschaftsgruppen an.Inhalte unserer Partner
