Horário comercial
Junte-se Vahe Arabian, fundador da State of Digital Publishing (SODP), e Andrew Kemp, editor-chefe da SODP, enquanto discutem o fluxo de trabalho editorial da empresa, como a equipe lida diariamente com desafios comuns e aprendem como construir um fluxo de trabalho editorial eficaz.
Sobre SODP
Como editora híbrida e consultoria para marcas editoriais, a State of Digital Publishing (SODP) ajuda as editoras a construir modelos de negócios sustentáveis para crescimento a longo prazo.
As associações sociais do SODP concedem acesso ao nosso suporte individual, insights e dados, bem como ao nosso kit de ferramentas de estratégia de cluster de conteúdo que fornece instruções passo a passo sobre como desenvolver pilares de conteúdo.
Você pode se tornar um membro hoje por US$ 39 por mês ou garantir um desconto de 30% no preço mensal com uma assinatura anual. Obtenha acesso a todas as gravações de webinars, insights exclusivos do setor e muito mais com uma associação ao SODP.
Agenda
- Processo editorial do SODP
- Como desenvolver um processo editorial
- Pilha de operações de conteúdo
- Definindo funções de usuário
- Fluxo de trabalho do WordPress
- Fluxo de trabalho planejar-criar-promover
O Processo Editorial SODP
Um fluxo de trabalho editorial não precisa ser super flash – um bloco de papel e uma caneta podem ser suficientes para fazer as coisas.
Embora as melhores e mais recentes ferramentas certamente possam ajudar, elas nem sempre são essenciais para a criação de conteúdo. Porém, o que é vital é documentar os processos e aplicativos utilizados no processo de criação.
Só então você terá uma compreensão clara de como cada etapa e processo interage, apoia ou prejudica o sistema. Obter uma compreensão básica do seu fluxo de trabalho editorial abre a porta para a introdução de mais ferramentas que podem impactar profundamente a eficiência.
Ferramentas e plataformas
Já há algum tempo que usamos o Nifty Nifty é uma ótima ferramenta para capturar todos os detalhes sobre um projeto específico. Infelizmente, essa granularidade às vezes pode se tornar esmagadora, tornando mais desafiador ter uma visão geral do que está acontecendo com os projetos de conteúdo.
Portanto, adicionamos uma Planilha Google ao nosso processo para obter uma visão rápida de onde os projetos estão em um determinado momento. A planilha contém um link para cada projeto no Nifty, o que dá melhor controle sobre a criação e atribuição de subtarefas e acompanhamento de prazos.
Trabalhamos com muitos freelancers e temos um conjunto de padrões muito sólidos. Quando você trabalha com freelancers, é essencial que você seja capaz de identificar quando alguém vai dar certo e quando não vai e então agir rapidamente quando a qualidade se tornar um problema. Isso significa que você também precisa estabelecer um pipeline para expandir seu pool de gravação.
Usamos uma plataforma chamada Workello para contratar escritores. Permite-nos ter uma visão panorâmica do processo de contratação, incluindo o número de candidatos, seus vínculos profissionais, etc. Com esta ferramenta, não há necessidade de enviar e-mails de cada candidato enquanto você tenta encontrar o redator mais adequado para o trabalho.
Workello permite o gerenciamento de candidatos – testes, rejeição e contratação – tudo em um só lugar. Ter um sistema implementado para aumentar ou diminuir rapidamente os esforços de recrutamento permite que os editores sejam muito mais rígidos com seus redatores existentes.
O plágio (direto ou semântico), o trabalho desleixado e a falta de capacidade técnica nos obrigarão a romper o vínculo com um escritor.
O briefing
O processo de briefing pode ser bastante simples se você tiver uma equipe estabelecida de redatores que entendam o que você está procurando. No entanto, se você está se esforçando para melhorar a competência central de sua equipe de redatores, a comunicação se torna vital.
Na SODP, criamos modelos de projetos que nos permitem compilar rapidamente guias de estilo, descrições de projetos e expectativas de conteúdo em cada briefing que enviamos à equipe de redatores. Isso permitirá que os redatores entendam as diretrizes de redação antes de iniciar um projeto.
Quando se trata de construir um briefing, esperar que os redatores sejam capazes de entregar um texto de 3.000 palavras com 30 palavras de instrução é uma receita para o desastre, independentemente da experiência . Em vez disso, um bom briefing precisa ser claro e ter as expectativas devidamente definidas.
Para esse fim, criamos uma estrutura esquelética de comprimento igual a aproximadamente 10% da contagem de palavras alvo do projeto.
Por exemplo, para um projeto de 3.000 palavras, criamos um resumo de 300 palavras contendo marcadores, instruções e cabeçalhos aproximados. Dá aos escritores uma ideia do terreno que precisam cobrir.
A criação de uma estrutura esquelética envolve alguns membros diferentes da equipe SODP. Primeiro, a equipe de SEO identifica os tópicos e as palavras-chave antes de elaborar um resumo aproximado usando o material de referência descoberto em sua pesquisa. A equipe editorial é responsável por garantir que as instruções sejam claras, bem como por adicionar instruções adicionais conforme necessário. Isso pode incluir comentários sobre quanto peso e importância certas seções devem ter.
Montando a equipe
Procurar escritores ideais é um processo contínuo no SODP. Contratar a pessoa errada pode criar obstáculos, pois incutir a cultura e a missão da empresa se torna muito mais difícil.
Portanto, procuramos motivos para não contratar, e não motivos para contratar. Contamos com alguns painéis e plataformas de contratação para nos conectarmos com novos redatores, com nosso VA cuidando do demorado processo de publicação de empregos, etc.
Entretanto, lançámos também um programa de estágio, em parceria com duas universidades.
Organizando o Processo
Os fluxos de trabalho editoriais são executados em ciclos. O processo nunca está completo e sempre há uma maneira melhor de fazer as coisas, que você nem sempre consegue ver à primeira vista.
Dessa forma, você deve trabalhar com o restante de sua equipe para revisar como eles abordam o fluxo de trabalho para encontrar melhores maneiras de fazer as coisas.
Procure maneiras melhores de agilizar seu pipeline de conteúdo por meio de um programa, ferramenta ou processo melhor.
Todos têm um processo para cada ação dentro da sua empresa, estejam eles cientes disso ou não. Documentar e centralizar a base de conhecimento da empresa é o primeiro passo para o desenvolvimento de processos eficientes. Depois que um processo for elaborado, ele poderá ser apresentado aos seus colegas para consulta e esse feedback precisará ser revisado, implementado ou rejeitado antes da implementação do processo.
Nosso processo envolve modelagem de conteúdo, realização de pesquisas dinâmicas, desenvolvimento de pilares e clusters de conteúdo, planejamento de conteúdo e contratação de redatores, evolução do processo, recrutamento e delegação.
Várias ferramentas tornam nossos processos eficientes e usamos algumas delas. Por exemplo, o Loom nos ajuda a fornecer feedback adequado aos nossos redatores, e o Surfer SEO torna muito mais prático para os redatores cumprirem os padrões de SEO que procuramos.
Definição de funções de usuário
Construir um processo para um bom funcionamento requer uma definição perfeita de funções e responsabilidades.
Definir claramente as funções também elimina qualquer ambiguidade nas responsabilidades da equipe durante o ciclo de vida da criação. Fazer isso não apenas simplifica o processo de delegação, mas também ajuda a identificar gargalos e pontos fracos.
Um exemplo disso é o trabalho de freelancers. É raro avaliar com precisão as capacidades de um escritor apenas olhando seu primeiro trabalho. Eles trabalham para muitos empregadores e nem sempre entregam a tarefa no prazo se você não definir a extensão de suas obrigações.
Fluxo de trabalho WordPress
Se estiver usando WordPress ou um CMS semelhante, você pode usar plug-ins de publicação que ajudam a definir funções e responsabilidades adequadamente.
Por exemplo, um administrador pode acessar todos os plugins e todos os blocos de conteúdo que você pode atualizar. Essa função é limitada principalmente aos membros da equipe de alto nível, como o editor-chefe.
Da mesma forma, um editor terá acesso a todos os outros recursos, exceto a capacidade de configurar plug-ins, e os redatores deverão ser capazes de criar e fazer upload dos materiais e receber feedback.
Alguns plugins a serem considerados para WordPress são Surfer SEO, Yoast e Rank Math. Você também pode encontrar alternativas, como MarketMuse em vez de Surfer SEO. Certifique-se de testar as ferramentas antes de usá-las. No que diz respeito à equipe SODP, estamos felizes com o que o Surfer SEO oferece.
Um fluxo de trabalho tranquilo pode ajudar escritores, editores e SEO a entender melhor o processo. Isso ajudará na execução eficaz da tarefa.
Sessão de controle de qualidade
Como saber quando você está usando muitas ferramentas e plug-ins?
Vahe Arabian:
“Você usa ferramentas e plugins para algumas coisas importantes, como ter uma visão detalhada de todos os seus processos e melhorar a eficiência do SOP. Quando se trata de decidir quantas ferramentas e plug-ins usar, você precisa primeiro entender por que precisa deles.
Algumas equipes usam ferramentas como Airtable e monday.com, enquanto outras não. Mesmo uma única plataforma pode ajudá-lo a monitorar o fluxo de trabalho se você trabalhar corretamente. “
André Kemp:
“Não há nada de errado em usar ferramentas tradicionais, como caneta e papel, desde que você se sinta confortável com elas. No entanto, se você usar o Planilhas Google, por exemplo, terá muitos benefícios. Você não perderá seus documentos e poderá acessá-los facilmente, etc.
Agora, se você está planejando mudar seu trabalho da planilha G para o Airtable, pode haver muitas dúvidas sobre como o Airtable melhora o processo ou quanto custa.
Em termos de fluxos de trabalho editoriais, não vou analisar todos os recursos de uma ferramenta, porque o software deve ajudar em uma necessidade definitiva. Para aproveitar ao máximo um programa, você precisa estudá-lo diariamente e investir tempo nele.
Conteúdo de nossos parceiros
No final das contas, trata-se de descobrir se sua nova ferramenta oferece um retorno imediato do seu investimento ou se contribui imediatamente para um fluxo de trabalho mais simplificado.”
Falando sobre o tipo de escritores com quem você se relaciona, qual é o seu processo de trabalhar com escritores com o potencial certo?
Vai:
“Os escritores têm que começar suas carreiras de algum lugar, em algum momento. Trabalhamos com todos os tipos de escritores e não envolvemos novos em tópicos ou conteúdos que sejam muito técnicos ou difíceis de entender. No entanto, eles precisam ter a capacidade certa para realizar o trabalho.
Queremos algo que esteja de acordo com o que o público procura. Há um custo de oportunidade se Andrew ou eu reservarmos tempo para pesquisar e criar o conteúdo e, posteriormente, editá-lo. Na verdade, é benéfico obter múltiplas perspectivas sobre o conteúdo para obter um artigo mais forte para o nosso cliente ou para a nossa publicação, mesmo que o redator não tenha conhecimento de alto nível no assunto.”
André:
“Ao procurar escritores, você pode aprender muito com as falhas de alguém durante a fase de testes. Procuramos o potencial de um escritor. Como nossos redatores escreverão sobre um amplo espectro de tópicos, eles não terão o conhecimento no assunto que procuramos.
Trata-se também de analisar o trabalho que eles enviaram e descobrir se o escritor vale o investimento necessário para aprimorá-los. É muito importante ser capaz de identificar isso rapidamente, porque do contrário, você gastará muito tempo dando feedback aos redatores, e eles nunca serão capazes de processá-lo.”
Como você decide que tarefa dará a um escritor específico e como você faz isso funcionar?
André:
“Tudo se resume a identificar os estilos, pontos fortes e fracos dos escritores. Por exemplo, alguns escritores produzem ótimas peças de conversação, enquanto outros se destacam em artigos baseados em estatísticas. Escritores de conversação podem ser ótimos na criação de artigos de instruções.
É tudo uma questão de encontrar o escritor certo com a força certa. Se você não consegue encontrar alguém com força em uma área específica, então tudo se resume a encontrar um escritor com o mínimo de fraquezas. Nesse caso, você deve estar muito mais atento ao elaborar seu briefing.”
Vai:
“A outra coisa a acrescentar é focar no que você deseja priorizar. Você tem que planejar com muito mais antecedência, para que os redatores possam entregar seu artigo no prazo e, ao mesmo tempo, você deve ter um backup caso algo aconteça. Você deve sempre pensar em contingências enquanto estiver ocupado executando sua estratégia de conteúdo.”
Assista a episódios anteriores e futuros em nosso canal e site do YouTube com notas detalhadas. Siga-nos no Facebook , Twitter e junte-se aos nossos grupos comunitários.
