Redaksjonelle arbeidsflyter er en integrert del av publiseringsprosessen – de gjør det mulig å bringe en idé til live og deretter presentere den for et publikum.
Enten prosessen er nøye dokumentert eller ligger i «muskelminnet», bruker alle utgivere en til å lage og distribuere innhold.
Suksessrike utgivere har imidlertid ikke bare en innholdsproduksjonsprosess. De har også dokumentert prosessene sine, noe som gjør det enklere å sikre kvalitetsinnhold og overføre den eksisterende kunnskapsbasen til nye ansatte.
Selv om usikkerhet uten tvil kan drive den kreative prosessenFor at digital publisering skal være lønnsomt, trenger det en god redaksjonell arbeidsflyt som eliminerer usikkerhet og reduserer svinn.
Den inneholder også en lenke for hver artikkel til vårt prosjektstyringsverktøy, Stilig, som inneholder en mer detaljert oversikt over tildelte oppgaver og interessentenes ansvar.
Vårt tips: Vi anbefaler å holde den redaksjonelle kalenderen enkel i starten. Det er ingen skam å bruke penn og papir hvis det hjelper i de tidlige stadiene av prosesskartleggingen. Dette gir et grunnlag som kan overføres til programvareløsninger som Nifty, Asana, Trello osv.
Selv om vi nesten utelukkende brukte Nifty, valgte vi å integrere Google Sheets i våre daglige arbeidsflyter på grunn av funksjonaliteten som ligner på landingssider. Det holder teamet fokusert på oppgaver med mer umiddelbare tidsfrister.
Det finnes mange verktøy som kan effektivisere prosessen med å lage en redaksjonell kalender, og å velge det rette avhenger ganske enkelt av utgiverens spesifikke behov.
Til syvende og sist kan en redaksjonell kalender bare vise en prosjekttittel og en frist, eller den kan inkludere funksjoner som statussporing, redaksjonelle notater og til og med utkasthåndtering.
Trinn 3: Innholdsproduksjon
Nå som temaene er valgt og tidsfrister er satt, er det på tide å begynne å lage innholdet. Det er imidlertid mer ved denne prosessen enn bare å begynne å skrive.
For oss starter prosessen med å lage en brief. Vi starter med SurferSEO, ettersom den automatisk genererer visse retningslinjer – som nøkkelord, ordtall og antall bilder – basert på visse kriterier som inkluderer vårt målnøkkelord og en automatisert analyse av konkurrentartikler.
SurferSEO genererer en grunnleggende brief og inkluderer alternativer for å fylle ut underoverskrifter for å utdype den ytterligere. Vi har imidlertid funnet ut at denne tilnærmingen har sine begrensninger når vi utvikler briefer som våre forfattere enkelt kan implementere.
Vi foretrekker heller en mer praktisk tilnærming. Vi bruker et utvalg av våre egne maler for raskt å lage en disposisjon for forfattere som inneholder alle punktene som må dekkes, samt lenker til potensielt referansemateriale.
Våre briefer inneholder også kvalitetsstandarder, en stilguide og eventuelle interne lenker som bør inkluderes. Dette reduserer forvirring blant forfattere og hjelper dem med å levere innhold med færre avklarings-e-poster og runder med redigering og SEO-tilbakemeldinger.
På dette tidspunktet er det på tide å enten skrive artikkelen internt eller engasjere en frilansskribent. Dette er også tiden for å begynne å tenke på tilpasset grafikk og lisensierte bilder, i utgangspunktet alle typer kunstverk som vil gjøre artikkelen lettlest og forståelig.
Vårt tips: Vær så grundig og detaljert som mulig i utarbeidelsesfasen av briefingen. Detaljerte briefinger gir forfattere en bedre sjanse til å «få det riktig» på første forsøk. Det bidrar også til å tydeliggjøre fortellingen før arbeidet tildeles, noe som bør redusere kostbare runder med redigering og tilbakemeldinger.
Tenk også på bilder tidlig og bruk lisensfrie arkivbilder mens du utvikler intern kapasitet.
Trinn 4: Kopier gjennomgang
Når et arbeid er laget, trenger det redigering, en SEO-gjennomgang og deretter en endelig korrektur.
Alle disse stadiene kan avdekke problemer som forfatteren må ta tak i. Vi har jobbet for å sikre at briefingene våre er tydelige nok til at én runde med tilbakemeldinger skal være nok til at forfatteren kan levere artikkelen vi leter etter.
Utover de åpenbare fordelene ved å bruke mindre tid på å snakke frem og tilbake med skribenter – en prosess som kan være betydelig lengre når man har med frilansere eller yngre teammedlemmer å gjøre – fremhever det også potensielle svakheter hos skribenter. Dette vil igjen skape en mulighet for opplæring eller en rasjonalisering av skrivebassenget.
For en nærmere titt på hvordan vi går frem i ansettelsesprosessen, se vår Mai-utgaven av kontortid, hvor vi går mer i detalj om innholdsrørledninger.
Vårt tips: Bygg opp redundans i en skrivepool. Frilansere er en fin måte å sikre at det alltid er kreativ kapasitet, selv om dette kommer med sine egne utfordringer. Hvis kvalitet er av største betydning, vær forberedt på å ansette sakte og si opp raskt.
Dette betyr at ansettelser bør være en konstant prosess. Selv om dette kan være en kjedelig prosess, gir den mulighet for trinnvise forbedringer i forfatterporteføljen, der de som ikke lever opp til kvaliteten gradvis blir fortrengt til fordel for mer dyktige skribenter.
Trinn 5. Distribusjon
Med anmeldelser i bakspeilet er det sannhetens øyeblikk – tiden for publisering. Dette er også stadiet der markedsføringsteamet må tenke på markedsføringsstrategier som kan brukes for å forbedre publikumsoppdagelsen.
Med tanke på vårt B2B-fokus, burde det ikke være noen overraskelse at vi bruker SEO-praksis for å appellere til vår noe nisjepregede målgruppe. Det betyr imidlertid ikke at vi stopper der, og også er avhengige av sosiale medier for å bygge bevissthet om våre nylig publiserte arbeider.
Vårt tips: Forstå hvilket innhold som passer best til hvilke markedsføringskanaler. Selv om vi er avhengige av SEO, er det kanskje ikke det som passer best for alle utgivere, og det er viktig for utgivere å vurdere om innholdet deres kan prestere bedre i en annen kanal.
Trinn 6. Optimaliser på nytt
Innhold, akkurat som en redaksjonell arbeidsflyt, kan ikke lages og deretter neglisjeres. Vi gjennomgår jevnlig resultater for å sikre at de fungerer. Vi bruker Google Search Console (GSC), Ahrefs og SurferSEO for å gjennomføre disse vurderingene.
Vi vil utføre en analyse av søkemotorresultatsiden (SERP) for å forstå hva Google viser brukerne basert på søkeintensjonen deres. Deretter vil vi studere konkurrentene våre for å se hvor grundig dekningen av emnet deres er, og om de har oversett noen viktige elementer som vi kan inkludere basert på brukerintensjonen.
Disse trinnene hjelper oss med å finne ut hvor godt eldre innhold rangerer. Mulige årsaker til dårlig ytelse inkluderer svak struktur, mangel på søkeordmålretting eller lav emnedekning.
Under disse gjennomgangene vil vi gjøre ett av fire tiltak:
Hva er en redaksjonell arbeidsflyt?
En redaksjonell arbeidsflyt omfatter prosessene som bestemmer hvordan en publikasjon oppretter, redigerer, publiserer og administrerer innhold. Selv om begrepet «redaksjonell» kan fremkalle bilder av skribenter, underredaktører og redaktører som jobber med å lage innhold, kan disse arbeidsflytene påvirke så mange andre teammedlemmer. Disse inkluderer:- Innholdsstrateger
- SEO-er
- Fotografer
- Illustratører
- Sosiale medier-team
- UX-designere
- Produksjonsledere
- Idéutvikling
- Forske
- Skriving
- Redigering
- Bildeoppretting
- Produksjon
- Utgivelse
- Markedsføring
Hvorfor er det viktig å dokumentere redaksjonelle arbeidsflyter?
Arbeidsflyter finnes i alle bransjer, og forlagsbransjen er intet unntak. Veldokumenterte og fullt implementerte prosedyrer bidrar til å redusere redaksjonell ineffektivitet. Å dokumentere en arbeidsflyt er det første skrittet mot å forstå om systemene og prosessene som er på plass faktisk fungerer. Dette åpner deretter opp muligheten for å forbedre den redaksjonelle prosessen med tanke på følgende fordeler.- Forbedre innholdskvaliteten/-kvantiteten betydelig. Avhengig av en utgivers mål og målsettinger, kan arbeidsflyter optimaliseres enten for å publisere færre, men mer effektive innholdsstykker, eller for å fokusere på å dekke mange emner på bekostning av dybdedekningen.
- Reduser driftsmessig ineffektivitet. Å jobbe uten en etablert arbeidsflyt betyr at innhold produseres ved hjelp av nedarvede og dårlig forståtte prosesser. Dette fører til driftsmessig ineffektivitet, som for eksempel tapte tidsfrister, tapte sponsor- og reklamemuligheter eller undermåls kvalitetskontroll.
- Fremme eierskap. Å fjerne usikkerhet rundt oppgaveansvar lar team ta fullt ansvar for sine resultater og gjør det mer håndterbart å sette og oppnå KPI-er.
Hvordan etablere og optimalisere redaksjonelle arbeidsflyter
Det første steget for å utvikle en effektiv redaksjonell arbeidsflyt ligger i å dokumentere hvordan ting gjøres for øyeblikket. Dette vil etablere en kunnskapsbase som kan utvikles over tid, og vil enklere legge til rette for kunnskapsoverføring mellom eksisterende og nye teammedlemmer.1. Identifiser og dokumenter
Det finnes mange måter å samle en liste over trinn og tilhørende handlinger på. En av de enkleste måtene er å lage et «levende» skybasert dokument som hele teamet lett kan få tilgang til og oppdatere. Fokuser på mer enn bare innholdsproduksjon, og utvid dokumentet til å omfatte innholdsstrategi, publisering, markedsføring og styring. Vær tålmodig. Dokumentasjonsprosessen kan være en oppdagelsesreise for hele teamet, og det er en prosess som bør forfølges i detalj. Start med å identifisere de overordnede fasene i den redaksjonelle arbeidsflyten, og dykk deretter dypere. Still spørsmål; jo flere, jo bedre. Spørsmål bidrar til å avklare bedriftens, avdelingens og individets prosesser, oppdrag og mål. Hvert spørsmål som stilles, besvares og dokumenteres betyr ett kunnskapshull mindre for hele teamet. Når man dokumenterer Status for digital publisering (SODP) I emneopprettingsfasen innså vi at SEO- og redaksjonsteamene hadde overlappende ansvarsområder. Denne overlappingen førte til forsinkelser fordi det ikke alltid var tydelig hvem som var ansvarlig for bestemte oppgaver, som for eksempel utarbeidelse av skribentbeskrivelser. Vi identifiserte hvilke deler av arbeidsflyten hver avdeling var ansvarlig for, dokumenterte hvert trinn og opprettet standard driftsprosedyrer (SOP-er) som teamet kunne følge. Ikke bare gjorde dette det mulig for oss å tildele oppgaver med større klarhet, men det åpnet også døren for å automatisere visse trinn og lage opplæringsdokumenter for nyansatte.2. Eierskap
Etter at en prosess er dokumentert, trenger teamet tid til å integrere den i timeplanen sin og deretter identifisere hull i arbeidsflyten. Dette trinnet gir hvert teammedlem mulighet til å jobbe med å identifisere manglene i sine egne evner, for eksempel tidsstyring. Ha sjekklister som redaksjonen må følge. Del om mulig hvert trinn inn i sjekklister, slik at prosessen er tydelig og det er en god overlevering mellom kollegene. Etter hvert som flere oppgaver identifiseres og deretter tildeles, lag detaljerte tidslinjer for hver av dem for å identifisere potensielle flaskehalser. Dette er også en fin måte å gjennomgå og muligens tilbakestille ledelsens forventninger på. For eksempel kan det være for få teammedlemmer som er ansvarlige for redigering og publisering av videoer, noe som begrenser videoproduksjonen for sosiale mediekanaler. Ledelsen kan deretter håndtere dette ved enten å redusere arbeidsmengden eller ansette flere videoredigerere.3. Tilbakemelding
Gi teamet tid til å ta i bruk de dokumenterte prosessene, men avsett deretter et tidspunkt for å innhente tilbakemeldinger. Det er ikke nok å forstå hvor flaskehalsene er, det er viktig å forstå hvorfor de oppstår. De som er ansvarlige for oppgaven kan gi verdifull innsikt i grunnleggende problemer og veilede utviklingen av praktiske løsninger. For eksempel kan redaksjonen eller SEO-teamene sende artikler tilbake til forfatterne flere ganger, noe som fører til forsinkelser i publisering. Det er viktig å forstå hvorfor dette skjer. Hva manglet i forfatterens førsteutkast? Vet forfatteren nok om emnet til å møte forventningene? Ble redaksjonens forventninger tydelig formidlet? Var briefingen detaljert nok? Å svare på hvert av disse spørsmålene kan føre til flere spørsmål, men å følge prosessen til den er konkludert vil bidra til å fokusere på problemet. For eksempel kan det avdekke svakheter i skriveteamet, problemer med de tildelte oppgavene eller til og med med hvordan tilbakemeldinger kommuniseres – det kan til og med være en kombinasjon av alle tre. Uten å stille spørsmål til de som utfører oppgavene og la dem snakke med hverandre, vil det være umulig å identifisere alle problemene som påvirker arbeidsflyten.4. Optimaliser
Etter hvert som arbeidsflyter dokumenteres og tas i bruk, vil strukturelle problemer sakte men sikkert begynne å dukke opp. Dette er bra. Forlag må finne så mange «kanttilfeller» som mulig før de deler løsningene med hele teamet. Dette vil redusere sannsynligheten for at man må lage skreddersydde, isolerte løsninger i fremtiden. En organisert arbeidsflyt kan skreddersys for å passe til ulike typer innhold og medier. Selv om et blogginnlegg, en podkast og en kort video for sosiale medier er forskjellige medier, må de alle gå gjennom omtrent samme reise fra kreativ til målgruppe. Å tilpasse en dokumentarbeidsflyt fra ett medium til et annet reduserer dobbeltarbeid, samtidig som det gir en tydelig og konsekvent plan å følge. Samtidig er det viktig å ikke bli selvtilfreds. Arbeidsflyter kan alltid forbedres, og selv om det er viktig å gi teamet tid til å bli vant til en ny arbeidsflyt, er det viktig å gjenta trinn 1–3 med faste intervaller – tenk fire til seks måneder – for å introdusere iterative forbedringer og optimalisere over tid.SODPs SEO-fokuserte redaksjonelle arbeidsflyt
Hvert utgiver må finne den redaksjonelle arbeidsflyten som passer best til deres innhold, mål og ressurser. Det vi presenterer her er Status for digital publisering (SODP) redaksjonell arbeidsflyt, som integrerer SEO-praksiser samt en emneklyngestrategi.Trinn 1: Undersøkelse
Dette er strategifasen, hvor vi undersøker og planlegger emnesøylen og klyngene våre. Det er her vi ser etter emner vi ønsker å rangere for i søkemotorer. Denne fasen innebærer mye nøkkelordundersøkelse for å balansere søkevolum og nøkkelordvanskelighetsgrad. Med denne informasjonen kan vi deretter kartlegge innholdssøylen vår og de ulike støttende emneklyngene. Vi bruker diverse verktøy som Ahrefs, SurferSEO og søkeordgeneratorer for å samle inn rådata og behandle dem gjennom maler som viser oss hvilken innholdsdekning som gir oss og våre kunder best mulighet til å tiltrekke seg et publikum. Vårt tips: For utgivere som er nye i SEO-prosessen, kan dette virke som en skremmende, og til og med esoterisk, prosess. Men det trenger det ikke å være. Start sakte og fokuser på en ønsket nisje. Bruk Google Søk for å forstå hvilke emner konkurrentene dekker, hvilke av historiene deres som presterer bra, hvilke emner som kan dekkes mer grundig og hvilke historier som ikke har blitt dekket i det hele tatt. Dette er en relativt gammeldags måte å tilnærme seg forskning og utvikling på, det er en lettvint måte å starte SEO-prosessen på. Derfra kan du legge til maksimalt ett eller to gratis forskningsverktøy, og begynne å utforske hvordan du kan maksimere verdien av dem. For en mer avansert tilnærming til å bygge en søyle- og klyngestrategi, ta en titt på vår Verktøysett for strategi for innholdsklynger, som deler opp prosessen i ulike trinn. Trinn 2: Redaksjonell kalender Når temaet og klyngene er bestemt, fyller vi redaksjonskalenderen vår slik at vi har en klar oversikt over tidsfristene våre. En redaksjonell kalender kan være så mye mer enn bare tidsfrister. Kalenderen vår inkluderer innholdstype, tildelt forfatter og de ulike stadiene av gjennomgangen – alt dette lar redaksjons- og SEO-teamene raskt forstå fremdriften i hvert prosjekt.
Den inneholder også en lenke for hver artikkel til vårt prosjektstyringsverktøy, Stilig, som inneholder en mer detaljert oversikt over tildelte oppgaver og interessentenes ansvar.
Vårt tips: Vi anbefaler å holde den redaksjonelle kalenderen enkel i starten. Det er ingen skam å bruke penn og papir hvis det hjelper i de tidlige stadiene av prosesskartleggingen. Dette gir et grunnlag som kan overføres til programvareløsninger som Nifty, Asana, Trello osv.
Selv om vi nesten utelukkende brukte Nifty, valgte vi å integrere Google Sheets i våre daglige arbeidsflyter på grunn av funksjonaliteten som ligner på landingssider. Det holder teamet fokusert på oppgaver med mer umiddelbare tidsfrister.
Det finnes mange verktøy som kan effektivisere prosessen med å lage en redaksjonell kalender, og å velge det rette avhenger ganske enkelt av utgiverens spesifikke behov.
Til syvende og sist kan en redaksjonell kalender bare vise en prosjekttittel og en frist, eller den kan inkludere funksjoner som statussporing, redaksjonelle notater og til og med utkasthåndtering.
Trinn 3: Innholdsproduksjon
Nå som temaene er valgt og tidsfrister er satt, er det på tide å begynne å lage innholdet. Det er imidlertid mer ved denne prosessen enn bare å begynne å skrive.
For oss starter prosessen med å lage en brief. Vi starter med SurferSEO, ettersom den automatisk genererer visse retningslinjer – som nøkkelord, ordtall og antall bilder – basert på visse kriterier som inkluderer vårt målnøkkelord og en automatisert analyse av konkurrentartikler.
SurferSEO genererer en grunnleggende brief og inkluderer alternativer for å fylle ut underoverskrifter for å utdype den ytterligere. Vi har imidlertid funnet ut at denne tilnærmingen har sine begrensninger når vi utvikler briefer som våre forfattere enkelt kan implementere.
Vi foretrekker heller en mer praktisk tilnærming. Vi bruker et utvalg av våre egne maler for raskt å lage en disposisjon for forfattere som inneholder alle punktene som må dekkes, samt lenker til potensielt referansemateriale.
Våre briefer inneholder også kvalitetsstandarder, en stilguide og eventuelle interne lenker som bør inkluderes. Dette reduserer forvirring blant forfattere og hjelper dem med å levere innhold med færre avklarings-e-poster og runder med redigering og SEO-tilbakemeldinger.
På dette tidspunktet er det på tide å enten skrive artikkelen internt eller engasjere en frilansskribent. Dette er også tiden for å begynne å tenke på tilpasset grafikk og lisensierte bilder, i utgangspunktet alle typer kunstverk som vil gjøre artikkelen lettlest og forståelig.
Vårt tips: Vær så grundig og detaljert som mulig i utarbeidelsesfasen av briefingen. Detaljerte briefinger gir forfattere en bedre sjanse til å «få det riktig» på første forsøk. Det bidrar også til å tydeliggjøre fortellingen før arbeidet tildeles, noe som bør redusere kostbare runder med redigering og tilbakemeldinger.
Tenk også på bilder tidlig og bruk lisensfrie arkivbilder mens du utvikler intern kapasitet.
Trinn 4: Kopier gjennomgang
Når et arbeid er laget, trenger det redigering, en SEO-gjennomgang og deretter en endelig korrektur.
Alle disse stadiene kan avdekke problemer som forfatteren må ta tak i. Vi har jobbet for å sikre at briefingene våre er tydelige nok til at én runde med tilbakemeldinger skal være nok til at forfatteren kan levere artikkelen vi leter etter.
Utover de åpenbare fordelene ved å bruke mindre tid på å snakke frem og tilbake med skribenter – en prosess som kan være betydelig lengre når man har med frilansere eller yngre teammedlemmer å gjøre – fremhever det også potensielle svakheter hos skribenter. Dette vil igjen skape en mulighet for opplæring eller en rasjonalisering av skrivebassenget.
For en nærmere titt på hvordan vi går frem i ansettelsesprosessen, se vår Mai-utgaven av kontortid, hvor vi går mer i detalj om innholdsrørledninger.
Vårt tips: Bygg opp redundans i en skrivepool. Frilansere er en fin måte å sikre at det alltid er kreativ kapasitet, selv om dette kommer med sine egne utfordringer. Hvis kvalitet er av største betydning, vær forberedt på å ansette sakte og si opp raskt.
Dette betyr at ansettelser bør være en konstant prosess. Selv om dette kan være en kjedelig prosess, gir den mulighet for trinnvise forbedringer i forfatterporteføljen, der de som ikke lever opp til kvaliteten gradvis blir fortrengt til fordel for mer dyktige skribenter.
Trinn 5. Distribusjon
Med anmeldelser i bakspeilet er det sannhetens øyeblikk – tiden for publisering. Dette er også stadiet der markedsføringsteamet må tenke på markedsføringsstrategier som kan brukes for å forbedre publikumsoppdagelsen.
Med tanke på vårt B2B-fokus, burde det ikke være noen overraskelse at vi bruker SEO-praksis for å appellere til vår noe nisjepregede målgruppe. Det betyr imidlertid ikke at vi stopper der, og også er avhengige av sosiale medier for å bygge bevissthet om våre nylig publiserte arbeider.
Vårt tips: Forstå hvilket innhold som passer best til hvilke markedsføringskanaler. Selv om vi er avhengige av SEO, er det kanskje ikke det som passer best for alle utgivere, og det er viktig for utgivere å vurdere om innholdet deres kan prestere bedre i en annen kanal.
Trinn 6. Optimaliser på nytt
Innhold, akkurat som en redaksjonell arbeidsflyt, kan ikke lages og deretter neglisjeres. Vi gjennomgår jevnlig resultater for å sikre at de fungerer. Vi bruker Google Search Console (GSC), Ahrefs og SurferSEO for å gjennomføre disse vurderingene.
Vi vil utføre en analyse av søkemotorresultatsiden (SERP) for å forstå hva Google viser brukerne basert på søkeintensjonen deres. Deretter vil vi studere konkurrentene våre for å se hvor grundig dekningen av emnet deres er, og om de har oversett noen viktige elementer som vi kan inkludere basert på brukerintensjonen.
Disse trinnene hjelper oss med å finne ut hvor godt eldre innhold rangerer. Mulige årsaker til dårlig ytelse inkluderer svak struktur, mangel på søkeordmålretting eller lav emnedekning.
Under disse gjennomgangene vil vi gjøre ett av fire tiltak:
- La det være som det er
- Juster og optimaliser
- Slå sammen og slett
- Arkiv
