Kontortid
Bli med Vahe Arabian, grunnlegger av State of Digital Publishing (SODP), og Andrew Kemp, administrerende redaktør i SODP, når de diskuterer selskapets redaksjonelle arbeidsflyt, hvordan teamet håndterer vanlige utfordringer daglig, og lærer hvordan man bygger en effektiv redaksjonell arbeidsflyt.Om SODP
Som State of Digital Publishing (SODP) er et hybridutgiver og konsulentselskap for publiseringsmerker, som hjelper utgivere med å bygge bærekraftige forretningsmodeller for langsiktig vekst. SODPs medlemskap i sosiale medier gir tilgang til vår individuelle støtte, innsikt og data, samt våre Content Cluster Strategy Toolkit som gir trinnvise instruksjoner om hvordan man utvikler innholdssøyler. Du kan bli medlem i dag for 39 dollar per måned eller sikre deg 30 % rabatt på månedsprisen med et årsabonnement. Få tilgang til alle webinaropptak, eksklusiv bransjeinnsikt og mer med et SODP-medlemskap.Dagsorden
- SODPs redaksjonelle prosess
- Hvordan utvikle en redaksjonell prosess
- Innholdsoperasjonsstabel
- Definere brukerroller
- WordPress-arbeidsflyt
- Planlegg-opprett-fremme arbeidsflyt
SODPs redaksjonelle prosess
En redaksjonell arbeidsflyt trenger ikke å være superenkel – en blokk og en penn kan være nok til å få ting gjort. Selv om de nyeste og beste verktøyene absolutt kan hjelpe, er de ikke alltid avgjørende for innholdsproduksjon. Det viktigste er imidlertid å dokumentere prosessene og applikasjonene som brukes i produksjonsprosessen. Først da vil du ha en klar forståelse av hvordan hvert trinn og hver prosess samhandler med, støtter eller undergraver systemet. Å få en grunnleggende forståelse av den redaksjonelle arbeidsflyten din åpner deretter døren for å introdusere flere verktøy som kan påvirke effektiviteten betraktelig.Verktøy og plattformer
Vi har brukt Stilig som vårt prosjektstyringsverktøy i ganske lang tid. Nifty er et flott verktøy for å fange opp alle detaljene om et spesifikt prosjekt. Dessverre kan denne granulariteten noen ganger bli overveldende, noe som gjør det mer utfordrende å få et fugleperspektiv på hva som skjer med innholdsprosjekter. Derfor har vi lagt til en lederartikkel på én side Google Regneark til prosessen vår for å få et raskt overblikk over hvor prosjekter befinner seg til enhver tid. Arket inneholder en lenke til hvert prosjekt i Nifty, noe som gir bedre kontroll over oppretting og tildeling av deloppgaver og sporing av tidsfrister. Vi jobber med mange frilansere og har et veldig strengt sett med standarder. Når du jobber med frilansere, er det viktig at du er i stand til å identifisere når noen vil lykkes og når de ikke vil det, og deretter raskt iverksette tiltak når kvaliteten blir et problem. Dette betyr at du også må etablere en prosess for å utvide skrivepoolen din. Vi bruker en plattform som heter Workello å ansette skribenter. Det gir oss et fugleperspektiv på ansettelsesprosessen, inkludert antall søkere, deres profesjonelle lenker osv. Med dette verktøyet er det ikke nødvendig å oppgi e-postadresser fra hver søker mens du prøver å finne den mest passende forfatteren for jobben. Workello muliggjør kandidatadministrasjon – testing, avvisning og ansettelse – alt på ett sted. Å ha et system på plass for raskt å skalere opp og ned rekrutteringsarbeidet gjør at redaktørene kan være mye strengere med sine eksisterende skribenter. Plagiering (direkte eller semantisk), slurvete arbeid og mangel på teknisk kompetanse vil tvinge oss til å kutte båndene med en forfatter.Orienteringen
Briefingprosessen kan være ganske enkel hvis du har et etablert team av skribenter som forstår hva du leter etter. Men hvis du streber etter å forbedre kjernekompetansen til skriveteamet ditt, blir kommunikasjon avgjørende. Hos SODP har vi laget prosjektmaler som lar oss raskt sette sammen stilguider, prosjektbeskrivelser og innholdsforventninger i hver brief vi sender til skriveteamet. Dette vil gjøre det mulig for forfattere å forstå skriveretningslinjene før de starter et prosjekt. Når det gjelder å lage en brief, er det en oppskrift på katastrofe å forvente at forfattere skal kunne levere et stykke på 3000 ord fra 30 instruksjonsord, uavhengig av forfatterens ekspertise . I stedet må en god brief være tydelig og ha forventningene godt definert. For det formål lager vi en skjelettstruktur som er omtrent 10 % av prosjektets målordantall i lengde. For eksempel, for et prosjekt på 3000 ord, lager vi en briefing på 300 ord som inneholder punktlister, instruksjoner og grove overskrifter. Det gir forfatterne en idé om hva de må dekke. Å lage en skjelettstruktur involverer noen forskjellige SODP-teammedlemmer. Først identifiserer SEO-teamet emnene og nøkkelordene før de utarbeider en grov beskrivelse ved hjelp av referansemateriale de avdekket i undersøkelsen sin. Redaksjonsteamet er ansvarlig for å sørge for at instruksjonene er tydelige, samt å legge til ytterligere instruksjoner etter behov. Disse kan inkludere kommentarer om hvor mye vekt og betydning bestemte seksjoner bør ha.Sette sammen teamet
Det å lete etter ideelle skribenter er en kontinuerlig prosess hos SODP. Å ansette feil person kan skape slit, ettersom det blir mye vanskeligere å innprente bedriftens kultur og oppdrag. Derfor ser vi etter grunner til ikke å ansette heller enn etter grunner til å ansette. Vi er avhengige av noen få ansettelsesforum og plattformer for å komme i kontakt med nye skribenter, mens vår VA tar seg av den tidkrevende prosessen med å legge ut stillinger osv. I mellomtiden har vi også lansert et praksisprogram i samarbeid med to universiteter.Organisering av prosessen
Redaksjonelle arbeidsflyter går i sykluser. Prosessen er aldri fullført, og det finnes alltid en bedre måte å gjøre ting på, noe man kanskje ikke alltid ser med det første. Derfor bør du samarbeide med resten av teamet ditt for å gjennomgå hvordan de tilnærmer seg arbeidsflyten for å finne bedre måter å gjøre ting på. Se etter bedre måter å effektivisere innholdsprosessen din, enten gjennom et bedre program, verktøy eller prosess. Alle har en prosess for hver handling i bedriften din, enten de er klar over det eller ikke. Dokumentasjon og sentralisering av bedriftens kunnskapsbase er det første skrittet mot å utvikle effektive prosesser. Når en prosess er utarbeidet, kan den presenteres for kollegene dine for konsultasjon, og denne tilbakemeldingen må gjennomgås, implementeres eller avvises før prosessen rulles ut. Prosessen vår innebærer å lage maler for innhold, utføre research underveis, utvikle innholdssøyler og -klynger, planlegge innhold og booke skribenter, utvikle prosessen, rekruttere og delegere. Ulike verktøy gjør prosessene våre effektive, og vi bruker ganske mange av dem. For eksempel hjelper Loom oss med å gi riktig tilbakemelding til skribentene våre, og Surfer SEO gjør det mye mer praktisk for skribenter å overholde SEO-standardene vi ser etter.Definere brukerroller
Å bygge en prosess for smidig drift krever en perfekt definisjon av roller og ansvar. Å definere rollene tydelig fjerner også eventuelle tvetydigheter rundt de ansattes ansvar i løpet av opprettelsessyklusen. Dette forenkler ikke bare delegeringsprosessen, men bidrar også til å identifisere flaskehalser og svakheter. Et eksempel på dette er frilansere som jobber. Det er sjelden man kan vurdere en skribents evner nøyaktig bare ved å se på deres første arbeid. De jobber for mange arbeidsgivere og leverer kanskje ikke alltid oppgaven i tide hvis man ikke definerer omfanget av deres forpliktelser.WordPress-arbeidsflyt
Hvis du bruker WordPress eller et lignende CMS, kan du bruke publiseringsmoduler som hjelper deg med å definere roller og ansvar på riktig måte. For eksempel kan en administrator få tilgang til alle programtilleggene og alle innholdsblokkene du kan oppdatere. Denne rollen er stort sett begrenset til teammedlemmer på toppnivå, for eksempel sjefredaktøren. På samme måte vil en redaktør ha tilgang til alle de andre funksjonene bortsett fra muligheten til å konfigurere plugin-moduler, og forfattere skal kunne opprette og laste opp materialet og motta tilbakemeldinger. Noen programtillegg du bør vurdere for WordPress er Surfer SEO, Yoast og Rank Math. Du kan også finne alternativer, som MarketMuse i stedet for Surfer SEO. Sørg for å teste verktøyene før du bruker dem. Når det gjelder SODP-teamet, er vi fornøyde med det Surfer SEO tilbyr. En smidig arbeidsflyt kan hjelpe skribenter, redaktører og SEO-eksperter med å forstå prosessen bedre. Dette vil bidra til effektiv oppgaveutførelse.QA-økt
Hvordan vet du når du bruker for mange verktøy og plugins?
Vahe Arabian: «Du bruker verktøy og plugins til noen viktige ting, som å ha en detaljert oversikt over alle prosessene dine og forbedre effektiviteten til SOP-en. Når det gjelder å bestemme hvor mange verktøy og plugins du skal bruke, må du forstå hvorfor du trenger dem i utgangspunktet.». Noen team bruker verktøy som Airtable og monday.com, mens andre ikke gjør det. Selv én enkelt plattform kan hjelpe deg med å overvåke arbeidsflyten hvis du jobber riktig med den Andrew Kemp: «Det er ingenting galt med å bruke tradisjonelle verktøy som penn og papir så lenge du er komfortabel med det. Men hvis du for eksempel bruker Google Regneark, kommer det med mange fordeler. Du mister ikke dokumentene dine, og du får enkelt tilgang til filene dine, osv.». Hvis du planlegger å flytte arbeidet ditt fra G-sheet til Airtable, kan det være mange spørsmål om hvordan Airtable gjør prosessen bedre eller hvor mye det koster. Når det gjelder redaksjonelle arbeidsflyter, vil jeg ikke se på alle funksjonene til et verktøy, fordi programvare skal hjelpe med et definitivt behov. For å få mest mulig ut av et program, må du studere programmet daglig og investere tid i det. Til syvende og sist handler det om å finne ut om det nye verktøyet ditt gir deg umiddelbar avkastning på investeringen, eller om det umiddelbart bidrar til en mer strømlinjeformet arbeidsflyt.»Når du snakker om den typen forfattere du samarbeider med, hvordan er prosessen din med å jobbe med forfattere med riktig potensial?
Vahe: «Forfattere må starte karrieren sin et sted, på et tidspunkt. Vi jobber med alle typer forfattere og engasjerer ikke nye forfattere i emner eller innhold som er for teknisk eller vanskelig for dem å forstå. Likevel må de ha den rette kapasiteten til å gjøre jobben.». Vi ønsker noe som er på nivå med det publikum ser etter. Det er en alternativkostnad hvis Andrew eller jeg setter av tid til å undersøke og lage innholdet, og deretter redigere det. Det er faktisk gunstig å få flere perspektiver på innholdet for å få frem et sterkere verk for klienten vår eller for publikasjonen vår, selv om forfatteren ikke har høy ekspertise om emnet Andreas: «Når man ser etter skribenter, kan man lære mye av noens feil i testfasen. Vi ser etter en forfatters potensial. Siden våre skribenter vil skrive om et bredt spekter av emner, vil de ikke ha den fagekspertisen vi kanskje ser etter.». Det handler også om å analysere arbeidet de har sendt inn og finne ut om forfatteren er verdt investeringen det vil kreve for å oppgradere dem. Det er veldig viktig å kunne identifisere det raskt, for hvis du ikke gjør det, kommer du til å bruke mye tid på å gi forfatterne tilbakemeldinger, og de kommer aldri til å kunne bearbeide detHvordan bestemmer du hvilken oppgave du skal gi til en bestemt forfatter, og hvordan får du det til å fungere?
Andreas: «Det handler om å identifisere forfatternes stiler, styrker og svakheter. For eksempel produserer noen forfattere gode samtaleartikler, mens andre utmerker seg med statistikkdrevne artikler. Samtaleforfattere kan være flinke til å lage veiledningsartikler.». Det handler om å finne den rette forfatteren med riktig styrke. Hvis du ikke finner den som har styrken innen et bestemt felt, handler det om å finne en forfatter med færrest svakheter. I så fall bør du være mye mer bevisst når du setter sammen briefen din Vahe: «Det andre du bør legge til er å fokusere på hva du vil prioritere. Du må planlegge mye mer på forhånd, slik at forfattere kan levere teksten din i tide, og samtidig bør du ha en sikkerhetskopi i tilfelle noe skjer. Du bør alltid tenke på uforutsette hendelser mens du er opptatt med å gjennomføre innholdsstrategien din.» Se tidligere og fremtidige episoder på vår YouTube-kanal og nettside med detaljerte notater. Følg oss på Facebook, Twitter, og bli med i våre samfunnsgrupper.Innhold fra våre partnere
