Kontortid
Bli med Vahe Arabian, grunnlegger av State of Digital Publishing (SODP), og Andrew Kemp, administrerende redaktør for SODP, mens de diskuterer selskapets redaksjonelle arbeidsflyt, hvordan teamet takler vanlige utfordringer daglig og lærer hvordan man bygger en effektiv redaksjonell arbeidsflyt.
Om SODP
Som en hybrid utgiver og konsulentvirksomhet for publiserende merkevarer, hjelper State of Digital Publishing (SODP) utgivere med å bygge bærekraftige forretningsmodeller for langsiktig vekst.
SODPs sosiale medlemskap gir tilgang til vår en-til-en-støtte, innsikt og data, samt vår Content Cluster Strategy Toolkit som gir trinn-for-trinn instruksjoner om hvordan du utvikler innholdspilarer.
Du kan bli medlem i dag for $39 per måned eller sikre deg 30% rabatt på månedsprisen med et årlig abonnement. Få tilgang til alle webinaropptak, eksklusiv bransjeinnsikt og mer med et SODP-medlemskap.
Dagsorden
- SODPs redaksjonelle prosess
- Hvordan utvikle en redaksjonell prosess
- Innholdsoperasjonsstabel
- Definere brukerroller
- WordPress arbeidsflyt
- Planlegg-lag-fremme arbeidsflyt
Den redaksjonelle SODP-prosessen
En redaksjonell arbeidsflyt trenger ikke å være superflink – en blokk med papir og en penn kan være nok til å få ting gjort.
Selv om de nyeste og beste verktøyene absolutt kan hjelpe, er de ikke alltid avgjørende for innholdsskaping. Det som er viktig er imidlertid å dokumentere prosessene og applikasjonene som brukes i opprettelsesprosessen.
Først da vil du ha en klar forståelse av hvordan hvert trinn og prosess samhandler med, støtter eller undergraver systemet. Å få en grunnleggende forståelse av den redaksjonelle arbeidsflyten din åpner deretter døren for å introdusere flere verktøy som kan ha stor innvirkning på effektiviteten.
Verktøy og plattformer
Vi har brukt Nifty som vårt prosjektstyringsverktøy i ganske lang tid. Nifty er et flott verktøy for å fange alle detaljene om et spesifikt prosjekt. Dessverre kan denne granulariteten noen ganger bli overveldende, noe som gjør det mer utfordrende å få et fugleperspektiv av hva som skjer med innholdsprosjekter.
Derfor la vi til et redaksjonelt Google-ark i prosessen vår for å få et raskt øyeblikksbilde av hvor prosjektene er til enhver tid. Arket inneholder en lenke til hvert prosjekt i Nifty, som gir bedre kontroll over opprettelse og tildeling av underoppgaver og sporing av tidsfrister.
Vi jobber med mange frilansere og har et veldig sterkt sett med standarder. Når du jobber med frilansere, er det viktig at du er i stand til å identifisere når noen vil trene og når de ikke vil, og deretter raskt iverksette tiltak når kvalitet blir et problem. Dette betyr at du også må etablere en pipeline for å utvide skrivebassenget ditt.
Vi bruker en plattform kalt Workello for å ansette forfattere. Det lar oss ha et fugleperspektiv av ansettelsesprosessen, inkludert antall søkere, deres faglige lenker osv. Med dette verktøyet er det ikke nødvendig å sende inn e-poster fra hver søker mens du prøver å finne den mest passende forfatteren for jobb.
Workello gir mulighet for kandidatadministrasjon – testing, avvisning og ansettelse – alt på ett sted. Å ha et system på plass for raskt å skalere opp og ned rekrutteringsinnsatsen gjør at redaktørene kan være mye strengere med sine eksisterende skribenter.
Plagiat (direkte eller semantisk), slurvete arbeid og mangel på teknisk kapasitet vil tvinge oss til å bryte båndene til en forfatter.
Briefingen
Briefingsprosessen kan være ganske enkel hvis du har et etablert team av forfattere som forstår hva du leter etter. Men hvis du streber etter å forbedre kjernekompetansen til skriveteamet ditt, blir kommunikasjon viktig.
Hos SODP har vi laget prosjektmaler som lar oss raskt kompilere stilguider, prosjektbeskrivelser og innholdsforventninger i hver brief vi sender til skriveteamet. Dette vil gjøre det mulig for forfattere å forstå skriveretningslinjene før de starter et prosjekt.
Når det gjelder å lage en kort, er det å forvente at forfattere skal kunne levere et stykke på 3000 ord fra 30 ord med instruksjoner, en oppskrift på katastrofe, uavhengig av forfatterens ekspertise . I stedet må en god brief være klar og ha forventningene riktig definert.
For det formål lager vi en skjelettstruktur lik lengde på omtrent 10 % av prosjektets målordantall.
For et prosjekt på 3000 ord lager vi for eksempel en 300-ords brief som inneholder punktpunkter, veibeskrivelser og grove overskrifter. Det gir forfatterne en idé om bakken de må dekke.
Å lage en skjelettstruktur involverer noen få forskjellige SODP-teammedlemmer. Først identifiserer SEO-teamet emnene og nøkkelordene før de utarbeider en grov brief ved å bruke referansemateriale det avdekket i sin forskning. Redaksjonen er ansvarlig for å sørge for at instruksjonene er klare, samt legge til ytterligere instruksjoner etter behov. Disse kan inkludere kommentarer om hvor mye vekt og betydning enkelte avsnitt skal ha.
Sette sammen laget
Å lete etter ideelle forfattere er en pågående prosess hos SODP. Å ansette feil person kan skape trøkk, da det blir mye vanskeligere å innprente selskapets kultur og oppdrag.
Derfor ser vi etter grunner til ikke å ansette i stedet for grunner til å ansette. Vi er avhengige av noen få ansettelsestavler og plattformer for å få kontakt med nye forfattere, med vår VA som tar seg av den tidkrevende prosessen med å legge ut jobber osv.
I mellomtiden har vi også lansert et internship-program, i samarbeid med to universiteter.
Organisering av prosessen
Redaksjonelle arbeidsflyter kjøres i sykluser. Prosessen er aldri fullført, og det er alltid en bedre måte å gjøre ting på, som du kanskje ikke alltid kan se med det første.
Som sådan bør du samarbeide med resten av teamet ditt for å gjennomgå hvordan de nærmer seg arbeidsflyten for bedre måter å gjøre ting på.
Se etter bedre måter å strømlinjeforme innholdspipelinen din enten gjennom et bedre program, verktøy eller prosess.
Alle har en prosess for hver handling i bedriften din, enten de er klar over det eller ikke. Dokumentasjon og sentralisering av selskapets kunnskapsbase er første skritt mot å utvikle effektive prosesser. Når en prosess er utarbeidet, kan den presenteres for kollegene dine for konsultasjon, og denne tilbakemeldingen må gjennomgås, implementeres eller avvises før prosessen rulles ut.
Prosessen vår innebærer å male for innhold, utføre forskning underveis, utvikle innholdspilarer og -klynger, planlegge for innhold og bestille skribenter, utvikle prosessen, rekruttere og delegere.
Ulike verktøy gjør prosessene våre effektive, og vi bruker ganske mange. For eksempel hjelper Loom oss med å gi riktig tilbakemelding til forfatterne våre, og Surfer SEO gjør det mye mer praktisk for forfattere å overholde SEO-standardene vi ser etter.
Definere brukerroller
Å bygge en prosess for jevn drift krever en perfekt definisjon av roller og ansvar.
En tydelig definering av rollene fjerner også ethvert tvetydighetsansvar for ansatte i løpet av livssyklusen. Å gjøre det gjør ikke bare delegeringsprosessen enklere, men hjelper også med å identifisere flaskehalser og svakheter.
Et eksempel på dette er arbeidende frilansere. Det er sjelden å vurdere en forfatters evner nøyaktig bare fra å se på deres første verk. De jobber for mange arbeidsgivere og leverer kanskje ikke alltid oppgaven i tide hvis du ikke klarer å definere omfanget av deres forpliktelser.
WordPress arbeidsflyt
Hvis du bruker WordPress eller et lignende CMS, kan du bruke publiseringsplugins som hjelper deg med å definere roller og ansvar på riktig måte.
For eksempel kan en administrator få tilgang til alle plugins og alle innholdsblokkene som du kan oppdatere. Denne rollen er stort sett begrenset til teammedlemmer på toppnivå, for eksempel sjefredaktøren.
På samme måte vil en redaktør ha tilgang til alle de andre funksjonene bortsett fra muligheten til å konfigurere plug-ins og forfattere skal kunne lage og laste opp materialet og motta tilbakemeldinger.
Noen plugins å vurdere for WordPress er Surfer SEO, Yoast og Rank Math. Du kan også finne alternativer, som MarketMuse i stedet for Surfer SEO. Sørg for å teste verktøyene før du bruker dem. Når det gjelder SODP-teamet, er vi fornøyd med det Surfer SEO tilbyr.
En jevn arbeidsflyt kan hjelpe forfattere, redaktører og SEO å forstå prosessen bedre. Dette vil bidra til effektiv oppgaveutførelse.
QA-økt
Hvordan vet du når du bruker for mange verktøy og plugins?
Vahe Arabian:
"Du bruker verktøy og plugins til noen få viktige ting, for eksempel å ha en detaljert oversikt over alle prosessene dine og forbedre effektiviteten til SOP. Når det gjelder å bestemme hvor mange verktøy og plugins du skal bruke, må du forstå hvorfor du trenger dem i utgangspunktet.
Noen lag bruker verktøy som Airtable og monday.com mens noen ikke gjør det. Selv en enkelt plattform kan hjelpe deg med å overvåke arbeidsflyten hvis du jobber på den riktig. "
Andrew Kemp:
«Det er ingenting galt med å bruke tradisjonelle verktøy som penn og papir så lenge du er komfortabel med det. Men hvis du bruker Google Sheets, for eksempel, har det mange fordeler. Du vil ikke miste dokumentene dine, og du kan enkelt få tilgang til filene dine osv.
Nå, hvis du planlegger å flytte arbeidet ditt fra G-sheet til Airtable, kan det være mange spørsmål om hvordan Airtable gjør prosessen bedre eller hvor mye det koster.
Når det gjelder redaksjonelle arbeidsflyter, vil jeg ikke se på alle funksjonene til et verktøy, fordi programvare er ment å hjelpe med et definitivt behov. For å få mest mulig ut av et program, må du studere programmet daglig og investere tid i det.
Innhold fra våre partnere
Til syvende og sist handler det om å finne ut om det nye verktøyet ditt gir deg en umiddelbar avkastning på investeringen eller om det umiddelbart bidrar til en mer strømlinjeformet arbeidsflyt.»
Når du snakker om typen forfattere du engasjerer deg med, hva er prosessen din med å jobbe med forfattere med det rette potensialet?
Vahe:
"Forfattere må starte karrieren fra et sted, på et tidspunkt. Vi jobber med alle typer forfattere og engasjerer ikke nye i emner eller innhold som er for teknisk eller vanskelig for dem å forstå. Likevel må de ha riktig kapasitet til å gjøre jobben.
Vi vil ha noe som er på nivå med det publikum ser etter. Det er en mulighetskostnad hvis Andrew eller jeg setter av tid til å undersøke og lage innholdet og deretter redigere det senere. Det er faktisk fordelaktig å få flere perspektiver på innholdet for å få en sterkere del ut for vår klient eller for publikasjonen vår, selv om forfatteren ikke har ekspertise på høyt nivå om emnet."
Andrew:
«Når du leter etter forfattere, kan du lære mye av noens feil under testfasen. Vi ser etter en forfatters potensiale. Siden forfatterne våre vil skrive om et bredt spekter av emner, vil de ikke ha fagkompetansen vi kanskje ser etter.
Det handler også om å analysere arbeidet de har sendt inn og finne ut om forfatteren er verdt investeringen det vil ta for å oppgradere dem. Det er veldig viktig å være i stand til å identifisere det raskt, for hvis du ikke gjør det, kommer du til å bruke mye tid på å gi forfattere tilbakemeldinger, og de kommer aldri til å kunne behandle det.»
Hvordan bestemmer du hvilken oppgave du skal gi til en bestemt forfatter, og hvordan får du det til å fungere?
Andrew:
«Det kommer ned til å identifisere forfatternes stiler, styrker og svakheter. For eksempel produserer noen forfattere gode samtalestykker, mens andre utmerker seg med statistikkdrevne artikler. Samtaleskribenter kan være flinke til å lage fremgangsmåte-artikler.
Det handler om å finne den riktige forfatteren med riktig styrke. Hvis du ikke finner den med styrken i et bestemt felt, så gjelder det å finne en forfatter med færrest svakheter. I så fall bør du være mye mer oppmerksom når du setter sammen kortene dine.»
Vahe:
«Den andre tingen å legge til er å fokusere på det du ønsker å prioritere. Du må planlegge mye mer på forhånd, så forfattere vil kunne levere stykket ditt i tide, og samtidig bør du ha en sikkerhetskopi i tilfelle noe skulle skje. Du bør alltid tenke på beredskap mens du er opptatt med å utføre innholdsstrategien din.»
Se tidligere og fremtidige episoder på vår YouTube-kanal og nettside med detaljerte notater. Følg oss på Facebook , Twitter og bli med i våre fellesskapsgrupper.
