Los flujos de trabajo editoriales son parte integral del proceso de publicación: permiten dar vida a una idea y luego presentarla a una audiencia.
Ya sea que el proceso esté cuidadosamente documentado o resida en la “memoria muscular”, cada editor utiliza uno para crear y distribuir contenido.
Sin embargo, las editoriales exitosas no solo cuentan con un proceso de creación de contenido. También han documentado sus procesos, lo que facilita garantizar la calidad del contenido y transferir el conocimiento existente al nuevo personal.
Si bien se podría decir que la incertidumbre puede impulsar el proceso creativoPara que la publicación digital sea rentable, se necesita un buen flujo de trabajo editorial que elimine la incertidumbre y reduzca el desperdicio.
También contiene un enlace para cada artículo a nuestra herramienta de gestión de proyectos Hábil, que contiene un desglose más granular de las tareas asignadas y las responsabilidades de las partes interesadas.
Nuestro consejo: Recomendamos mantener un calendario editorial sencillo al principio. No hay problema en usar papel y lápiz si facilita las primeras etapas del mapeo de procesos. Esto proporciona una base que puede aplicarse a soluciones de software como Nifty, Asana, Trello, etc.
Aunque usábamos casi exclusivamente Nifty, optamos por integrar Hojas de Cálculo de Google en nuestros flujos de trabajo diarios por su funcionalidad similar a la de una página de destino. Permite que el equipo se concentre en tareas con plazos más inmediatos.
Hay muchas herramientas que pueden agilizar el proceso de creación del calendario editorial y elegir la correcta simplemente depende de las necesidades específicas del editor.
Al final, un calendario editorial puede mostrar sólo el título del proyecto y una fecha límite, o podría incluir características como seguimiento del estado, notas editoriales e incluso gestión de borradores.
Paso 3: Creación de contenido
Una vez seleccionados los temas y fijados los plazos, es hora de empezar a crear el contenido. Sin embargo, este proceso implica mucho más que simplemente empezar a escribir.
Para nosotros, el proceso comienza con la creación de un briefing. Empezamos con SurferSEO, ya que genera automáticamente ciertas pautas, como palabras clave, número de palabras y número de imágenes, basándose en criterios que incluyen nuestra palabra clave objetivo y un análisis automatizado de los artículos de la competencia.
SurferSEO genera un briefing básico e incluye opciones para completar subtítulos y desarrollarlo con más detalle. Sin embargo, hemos detectado limitaciones en este enfoque al desarrollar briefings que nuestros redactores puedan implementar fácilmente.
En cambio, preferimos un enfoque más práctico. Utilizamos una selección de nuestras propias plantillas de esquema para crear rápidamente un esquema para escritores que incluya todos los puntos que deben abordarse, así como enlaces a posibles materiales de referencia.
Nuestros informes también incluyen estándares de calidad, una guía de estilo y los enlaces internos necesarios. Esto reduce la confusión de los redactores y les ayuda a entregar el contenido con menos correos electrónicos de aclaración, ediciones y retroalimentación SEO.
En este punto, es momento de escribir el artículo internamente o contratar a un escritor independiente. También es el momento de empezar a pensar en gráficos personalizados e imágenes con licencia, básicamente cualquier material gráfico que facilite la lectura y comprensión del artículo.
Nuestro consejo: Sea lo más minucioso y detallado posible durante la fase de creación del briefing. Un briefing detallado ofrece a los escritores una mejor oportunidad de acertar a la primera. También ayuda a aclarar la narrativa antes de asignar el trabajo, lo que debería reducir las costosas rondas de edición y retroalimentación.
Además, piense en las imágenes con anticipación y utilice imágenes de stock sin licencia mientras desarrolla capacidad interna.
Paso 4: Revisión de copia
Una vez que se ha creado un trabajo, es necesario editarlo, realizar una revisión SEO y luego una prueba final.
Cualquiera de estas etapas puede revelar problemas que el escritor debe abordar. Nos hemos esforzado por garantizar que nuestros informes sean lo suficientemente claros como para que una sola ronda de comentarios sea suficiente para que el escritor entregue el artículo que buscamos.
Además de los beneficios obvios de dedicar menos tiempo a intercambiar ideas con los escritores —un proceso que puede ser significativamente más largo cuando se trata con freelancers o miembros jóvenes del equipo—, también se resaltan las posibles debilidades de los escritores. Esto, a su vez, creará una oportunidad para la capacitación o la racionalización del equipo de escritores.
Para ver más de cerca cómo abordamos el proceso de contratación, mira nuestro Edición de mayo de Office Hours, donde profundizamos más en los canales de contenido.
Nuestro consejo: Crear redundancia en un equipo de redacción. Los freelancers son una excelente manera de garantizar que siempre haya capacidad creativa, aunque esto conlleva sus propios desafíos. Si la calidad es primordial, prepárese para contratar poco a poco y despedir rápidamente.
Esto significa que la contratación debe ser un proceso constante. Si bien puede ser tedioso, permite mejoras graduales en el equipo de escritores, dejando a quienes no cumplen con la calidad gradualmente fuera del equipo en favor de escritores más capaces.
Paso 5. Distribución
Con las reseñas ya superadas, llega el momento de la verdad: la hora de publicar. Esta es también la etapa en la que el equipo de marketing debe pensar en estrategias de promoción que permitan mejorar el descubrimiento de la audiencia.
Dado nuestro enfoque B2B, no es de extrañar que utilicemos prácticas de SEO para atraer a nuestro público más bien especializado. Sin embargo, esto no significa que nos detengamos ahí, sino que también recurrimos a las redes sociales para dar a conocer nuestro trabajo reciente.
Nuestro consejo: Comprenda qué contenido se adapta mejor a cada canal de marketing. Si bien nos basamos en el SEO, podría no ser la mejor opción para todos los editores, por lo que es importante que consideren si su contenido podría tener un mejor rendimiento en otro canal.
Paso 6. Reoptimizar
El contenido, al igual que un flujo de trabajo editorial, no se puede crear y luego descuidar. Revisamos periódicamente el rendimiento de las historias para garantizar su correcto funcionamiento. Utilizamos Google Search Console (GSC), Ahrefs y SurferSEO para realizar estas revisiones.
Realizaremos un análisis de la página de resultados de búsqueda (SERP) para comprender qué muestra Google a los usuarios según su intención de búsqueda. A continuación, estudiaremos a la competencia para determinar la profundidad de su cobertura temática y si han omitido algún elemento clave que podamos incluir según la intención del usuario.
Estos pasos nos ayudan a saber qué tan bien se posiciona el contenido antiguo. Las posibles razones de un rendimiento bajo incluyen una estructura deficiente, la falta de segmentación por palabras clave o una cobertura temática baja.
Durante estas revisiones tomaremos una de cuatro acciones:
¿Qué es un flujo de trabajo editorial?
Un flujo de trabajo editorial abarca los procesos que determinan cómo una publicación crea, edita, publica y gestiona el contenido. Si bien el término "editorial" puede evocar imágenes de escritores, subeditores y editores trabajando para crear contenido, estos flujos de trabajo pueden afectar a muchos otros miembros del equipo. Estos incluyen:- Estrategas de contenido
- SEO
- Fotógrafos
- Ilustradores
- Equipos de redes sociales
- diseñadores de UX
- Gerentes de producción
- Ideación
- Investigación
- Escribiendo
- Edición
- Creación de imágenes
- Producción
- Publicación
- Marketing
¿Por qué es importante documentar los flujos de trabajo editoriales?
Los flujos de trabajo existen en todos los sectores, y el sector editorial no es la excepción. Los procedimientos bien documentados e implementados ayudan a reducir las ineficiencias editoriales. Documentar un flujo de trabajo es el primer paso para comprender si los sistemas y procesos implementados funcionan correctamente. Esto abre la posibilidad de mejorar el proceso editorial para obtener los siguientes beneficios.- Mejorar significativamente la calidad y cantidad del contenido. Según los objetivos del editor, los flujos de trabajo pueden optimizarse para publicar menos contenido, pero de mayor impacto, o centrarse en cubrir muchos temas en detrimento de la profundidad de la cobertura.
- Reducir las ineficiencias operativas. Trabajar sin un flujo de trabajo establecido implica que el contenido se produce mediante procesos heredados y poco comprendidos. Esto genera ineficiencias operativas, como el incumplimiento de plazos, la pérdida de oportunidades de patrocinio y publicidad, o un control de calidad deficiente.
- Fomentar la responsabilidad. Eliminar la incertidumbre en torno a la responsabilidad de las tareas permite a los equipos asumir la plena responsabilidad de sus resultados y facilita la definición y el logro de KPI.
Cómo establecer y optimizar flujos de trabajo editoriales
El primer paso para desarrollar un flujo de trabajo editorial eficaz consiste en documentar cómo se hacen las cosas actualmente. Esto establecerá una base de conocimientos que se puede desarrollar con el tiempo y facilitará más fácilmente las transferencias de conocimientos entre los miembros del equipo existentes y nuevos.1. Identificar y documentar
Hay muchas maneras de recopilar una lista de pasos y sus acciones asociadas. Una de las más sencillas es crear un documento dinámico en la nube al que todo el equipo pueda acceder y actualizar fácilmente. Concéntrese en algo más que la mera creación de contenido y amplíe el documento para incluir la estrategia de contenido, la publicación, la promoción y la gobernanza. Tenga paciencia. El proceso de documentación puede ser un proceso de descubrimiento para todo el equipo y debe abordarse con gran detalle. Empiece por identificar las fases generales del flujo de trabajo editorial y luego profundice. Haga preguntas; cuantas más, mejor. Las preguntas ayudan a aclarar los procesos, las misiones y los objetivos de la empresa, el departamento y los individuos. Cada pregunta formulada, respondida y documentada significa una brecha de conocimiento menos para todo el equipo. Al documentar Estado de la publicación digital (SODP) En la fase de creación del tema nos dimos cuenta de que los equipos de SEO y editorial tenían responsabilidades superpuestas. Esta superposición causaba retrasos porque no siempre estaba claro quién era responsable de ciertas tareas, como la creación de informes para los redactores. Identificamos las partes del flujo de trabajo de las que era responsable cada departamento, documentamos cada paso y creamos procedimientos operativos estándar (POE) que el equipo pudiera seguir. Esto no sólo nos permitió asignar tareas con mayor claridad, sino que también abrió la puerta para automatizar ciertos pasos y crear documentos de capacitación para nuevos empleados.2. Propiedad
Una vez documentado un proceso, el equipo necesita tiempo para incorporarlo a su cronograma y luego identificar las brechas en el flujo de trabajo. Este paso permite a cada miembro del equipo trabajar en la identificación de las deficiencias en sus propias capacidades, como la gestión del tiempo. Disponga de listas de verificación que el equipo editorial debe seguir. Si es posible, divida cada paso en listas de verificación para que el proceso sea claro y haya una correcta transferencia entre colegas. A medida que se identifiquen y asignen más tareas, cree cronogramas detallados para cada una a fin de identificar posibles cuellos de botella. Esta también es una excelente manera de revisar y, posiblemente, reajustar las expectativas de la gerencia. Por ejemplo, podría haber muy pocos miembros del equipo responsables de la edición y publicación de videos, lo que limita la producción de videos para redes sociales. La gerencia puede abordar esto reduciendo la carga de trabajo o contratando más editores de video.3. Retroalimentación
Dale tiempo al equipo para adoptar los procesos documentados, pero luego programa un momento para asegurar la retroalimentación. No basta con comprender dónde están los cuellos de botella; es importante comprender por qué aparecen. Los responsables de la tarea pueden aportar información valiosa sobre los problemas fundamentales y guiar el desarrollo de soluciones prácticas. Por ejemplo, es posible que los equipos editoriales o de SEO devuelvan los artículos a los escritores varias veces, lo que provoca retrasos en la publicación. Es importante comprender por qué ocurre esto. ¿Qué faltó en el primer borrador del autor? ¿Tiene el autor suficiente conocimiento sobre el tema para cumplir con las expectativas? ¿Se transmitieron claramente las expectativas del equipo editorial? ¿El resumen fue lo suficientemente detallado? Responder a cada una de estas preguntas puede generar más preguntas, pero seguir el proceso hasta el final ayudará a identificar el problema. Por ejemplo, podría revelar debilidades en el equipo de redacción, problemas con los briefings asignados o incluso con la forma en que se comunica la retroalimentación; incluso podría ser una combinación de los tres. Sin hacer preguntas a quienes realizan las tareas y sin que hablen entre ellos, será imposible identificar todos los problemas que afectan el flujo de trabajo.4. Optimizar
A medida que se documentan y adoptan los flujos de trabajo, poco a poco irán surgiendo problemas estructurales. Esto es positivo. Las editoriales necesitan identificar tantos casos extremos como sea posible antes de compartir las soluciones con todo el equipo. Esto reducirá la probabilidad de tener que crear soluciones a medida y aisladas en el futuro. Un flujo de trabajo organizado se puede adaptar a diferentes tipos de contenido y medios. Si bien una publicación de blog, un podcast y un video corto para redes sociales son medios diferentes, todos deben seguir prácticamente el mismo proceso, desde la creación hasta la audiencia. Adaptar un flujo de trabajo de documentos de un medio a otro reduce el trabajo duplicado y al mismo tiempo proporciona un plan claro y consistente a seguir. Al mismo tiempo, es importante no caer en la complacencia. Los flujos de trabajo siempre se pueden mejorar y, si bien es importante dar tiempo al equipo para que se adapte al nuevo flujo de trabajo, es fundamental repetir los pasos 1 a 3 a intervalos establecidos (de cuatro a seis meses) para introducir mejoras iterativas y optimizar con el tiempo.Flujo de trabajo editorial centrado en SEO de SODP
Cada editor necesita encontrar el flujo de trabajo editorial que mejor se adapte a sus contenidos, objetivos y recursos. Lo que presentamos aquí es Estado de la publicación digital (SODP) flujo de trabajo editorial, que integra prácticas de SEO así como una estrategia de grupos de temas.Paso 1: Investigación
Esta es la fase de estrategia, donde investigamos y planificamos nuestro pilar temático y grupos. Es aquí donde buscamos los temas que queremos posicionar en los motores de búsqueda. Esta etapa implica una investigación exhaustiva de palabras clave para equilibrar el volumen de búsqueda y la complejidad de las palabras clave. Con esta información, podemos definir nuestro pilar de contenido y los diferentes grupos temáticos que lo respaldan. Utilizamos diversas herramientas como Ahrefs, SurferSEO y generadores de palabras clave para recopilar datos sin procesar y procesarlos a través de plantillas que nos mostrarán qué cobertura de contenido nos brindará a nosotros y a nuestros clientes la mejor posibilidad de atraer una audiencia. Nuestro consejo: Para los editores que se inician en el proceso de SEO, esto puede parecer abrumador, e incluso esotérico. Sin embargo, no tiene por qué serlo. Empieza poco a poco y céntrate en un nicho de mercado deseado. Usa la Búsqueda de Google para comprender qué temas cubre la competencia, cuáles de sus artículos tienen buen rendimiento, qué temas podrían abordarse con más profundidad y cuáles no se han abordado. Esta es una forma relativamente tradicional de abordar la I+D y ofrece una forma sencilla de iniciar el proceso de SEO. A partir de ahí, añade una o dos herramientas de investigación gratuitas como máximo y empieza a explorar cómo maximizar su valor. Para un enfoque más avanzado para construir una estrategia de pilares y clústeres, eche un vistazo a nuestra Kit de herramientas para la estrategia de clústeres de contenido, que divide el proceso en diferentes pasos. Paso 2: Calendario editorial Una vez que se hayan determinado el tema y los grupos, completaremos nuestro calendario editorial para tener una idea clara de nuestros plazos. Sin embargo, un calendario editorial puede ser mucho más que una simple lista de fechas límite. Nuestro calendario incluye el tipo de contenido, el autor asignado y las distintas etapas de revisión; todo esto permite a los equipos editoriales y de SEO comprender de un vistazo el progreso de cada proyecto.
También contiene un enlace para cada artículo a nuestra herramienta de gestión de proyectos Hábil, que contiene un desglose más granular de las tareas asignadas y las responsabilidades de las partes interesadas.
Nuestro consejo: Recomendamos mantener un calendario editorial sencillo al principio. No hay problema en usar papel y lápiz si facilita las primeras etapas del mapeo de procesos. Esto proporciona una base que puede aplicarse a soluciones de software como Nifty, Asana, Trello, etc.
Aunque usábamos casi exclusivamente Nifty, optamos por integrar Hojas de Cálculo de Google en nuestros flujos de trabajo diarios por su funcionalidad similar a la de una página de destino. Permite que el equipo se concentre en tareas con plazos más inmediatos.
Hay muchas herramientas que pueden agilizar el proceso de creación del calendario editorial y elegir la correcta simplemente depende de las necesidades específicas del editor.
Al final, un calendario editorial puede mostrar sólo el título del proyecto y una fecha límite, o podría incluir características como seguimiento del estado, notas editoriales e incluso gestión de borradores.
Paso 3: Creación de contenido
Una vez seleccionados los temas y fijados los plazos, es hora de empezar a crear el contenido. Sin embargo, este proceso implica mucho más que simplemente empezar a escribir.
Para nosotros, el proceso comienza con la creación de un briefing. Empezamos con SurferSEO, ya que genera automáticamente ciertas pautas, como palabras clave, número de palabras y número de imágenes, basándose en criterios que incluyen nuestra palabra clave objetivo y un análisis automatizado de los artículos de la competencia.
SurferSEO genera un briefing básico e incluye opciones para completar subtítulos y desarrollarlo con más detalle. Sin embargo, hemos detectado limitaciones en este enfoque al desarrollar briefings que nuestros redactores puedan implementar fácilmente.
En cambio, preferimos un enfoque más práctico. Utilizamos una selección de nuestras propias plantillas de esquema para crear rápidamente un esquema para escritores que incluya todos los puntos que deben abordarse, así como enlaces a posibles materiales de referencia.
Nuestros informes también incluyen estándares de calidad, una guía de estilo y los enlaces internos necesarios. Esto reduce la confusión de los redactores y les ayuda a entregar el contenido con menos correos electrónicos de aclaración, ediciones y retroalimentación SEO.
En este punto, es momento de escribir el artículo internamente o contratar a un escritor independiente. También es el momento de empezar a pensar en gráficos personalizados e imágenes con licencia, básicamente cualquier material gráfico que facilite la lectura y comprensión del artículo.
Nuestro consejo: Sea lo más minucioso y detallado posible durante la fase de creación del briefing. Un briefing detallado ofrece a los escritores una mejor oportunidad de acertar a la primera. También ayuda a aclarar la narrativa antes de asignar el trabajo, lo que debería reducir las costosas rondas de edición y retroalimentación.
Además, piense en las imágenes con anticipación y utilice imágenes de stock sin licencia mientras desarrolla capacidad interna.
Paso 4: Revisión de copia
Una vez que se ha creado un trabajo, es necesario editarlo, realizar una revisión SEO y luego una prueba final.
Cualquiera de estas etapas puede revelar problemas que el escritor debe abordar. Nos hemos esforzado por garantizar que nuestros informes sean lo suficientemente claros como para que una sola ronda de comentarios sea suficiente para que el escritor entregue el artículo que buscamos.
Además de los beneficios obvios de dedicar menos tiempo a intercambiar ideas con los escritores —un proceso que puede ser significativamente más largo cuando se trata con freelancers o miembros jóvenes del equipo—, también se resaltan las posibles debilidades de los escritores. Esto, a su vez, creará una oportunidad para la capacitación o la racionalización del equipo de escritores.
Para ver más de cerca cómo abordamos el proceso de contratación, mira nuestro Edición de mayo de Office Hours, donde profundizamos más en los canales de contenido.
Nuestro consejo: Crear redundancia en un equipo de redacción. Los freelancers son una excelente manera de garantizar que siempre haya capacidad creativa, aunque esto conlleva sus propios desafíos. Si la calidad es primordial, prepárese para contratar poco a poco y despedir rápidamente.
Esto significa que la contratación debe ser un proceso constante. Si bien puede ser tedioso, permite mejoras graduales en el equipo de escritores, dejando a quienes no cumplen con la calidad gradualmente fuera del equipo en favor de escritores más capaces.
Paso 5. Distribución
Con las reseñas ya superadas, llega el momento de la verdad: la hora de publicar. Esta es también la etapa en la que el equipo de marketing debe pensar en estrategias de promoción que permitan mejorar el descubrimiento de la audiencia.
Dado nuestro enfoque B2B, no es de extrañar que utilicemos prácticas de SEO para atraer a nuestro público más bien especializado. Sin embargo, esto no significa que nos detengamos ahí, sino que también recurrimos a las redes sociales para dar a conocer nuestro trabajo reciente.
Nuestro consejo: Comprenda qué contenido se adapta mejor a cada canal de marketing. Si bien nos basamos en el SEO, podría no ser la mejor opción para todos los editores, por lo que es importante que consideren si su contenido podría tener un mejor rendimiento en otro canal.
Paso 6. Reoptimizar
El contenido, al igual que un flujo de trabajo editorial, no se puede crear y luego descuidar. Revisamos periódicamente el rendimiento de las historias para garantizar su correcto funcionamiento. Utilizamos Google Search Console (GSC), Ahrefs y SurferSEO para realizar estas revisiones.
Realizaremos un análisis de la página de resultados de búsqueda (SERP) para comprender qué muestra Google a los usuarios según su intención de búsqueda. A continuación, estudiaremos a la competencia para determinar la profundidad de su cobertura temática y si han omitido algún elemento clave que podamos incluir según la intención del usuario.
Estos pasos nos ayudan a saber qué tan bien se posiciona el contenido antiguo. Las posibles razones de un rendimiento bajo incluyen una estructura deficiente, la falta de segmentación por palabras clave o una cobertura temática baja.
Durante estas revisiones tomaremos una de cuatro acciones:
- Déjalo como está
- Ajustar y optimizar
- Fusionar y eliminar
- Archivo
