Os fluxos de trabalho editoriais são parte integrante do processo de publicação — eles permitem que uma ideia ganhe vida e seja apresentada ao público.
Seja o processo cuidadosamente documentado ou algo que reside na "memória muscular", toda editora utiliza um método para criar e distribuir conteúdo.
No entanto, as editoras de sucesso não se limitam a ter um processo de criação de conteúdo. Elas também documentam seus processos, facilitando assim a garantia de conteúdo de qualidade e a transferência do conhecimento existente para novos funcionários.
Embora a incerteza possa ser discutida impulsionar o processo criativoPara que a publicação digital seja lucrativa, é necessário um bom fluxo de trabalho editorial que elimine a incerteza e reduza o desperdício.
Cada artigo também contém um link para nossa ferramenta de gerenciamento de projetos Nifty, que contém uma descrição mais detalhada das tarefas atribuídas e das responsabilidades das partes interessadas.
Nossa dica: Recomendamos manter o calendário editorial simples no início. Não há problema nenhum em usar caneta e papel se isso ajudar nas etapas iniciais do mapeamento do processo. Isso fornece uma base que pode ser transferida para soluções de software como Nifty, Asana, Trello, etc.
Embora tenhamos usado quase que exclusivamente o Nifty, optamos por integrar o Google Sheets em nossos fluxos de trabalho diários devido à sua funcionalidade semelhante a uma página de destino. Isso mantém a equipe focada em tarefas com prazos mais imediatos.
Existem diversas ferramentas que podem agilizar o processo de criação do calendário editorial, e a escolha da mais adequada depende simplesmente das necessidades específicas da editora.
Em suma, um calendário editorial pode mostrar apenas o título de um projeto e um prazo, ou pode incluir recursos como acompanhamento de status, notas editoriais e até mesmo gerenciamento de rascunhos.
Etapa 3: Criação de conteúdo
Agora que os temas foram selecionados e os prazos definidos, é hora de começar a criar o conteúdo. No entanto, esse processo envolve mais do que simplesmente começar a escrever.
Para nós, o processo começa com a criação de um briefing. Iniciamos com o SurferSEO, pois ele gera automaticamente diretrizes específicas — como palavras-chave, número de palavras e número de imagens — com base em determinados critérios, incluindo nossa palavra-chave alvo e uma análise automatizada de artigos da concorrência.
O SurferSEO gera um briefing básico e inclui opções para adicionar subtítulos e detalhá-lo ainda mais. No entanto, descobrimos que essa abordagem tem suas limitações ao desenvolver briefings que nossos redatores possam implementar com facilidade.
Em vez disso, preferimos uma abordagem mais prática. Usamos uma seleção de nossos próprios modelos básicos para criar rapidamente um esboço para os escritores, contendo todos os pontos que devem ser abordados, bem como links para possíveis materiais de referência.
Nossos briefings também contêm padrões de qualidade, um guia de estilo e todos os links internos que devem ser incluídos. Isso reduz a confusão dos redatores e os ajuda a entregar conteúdo com menos e-mails de esclarecimento e rodadas de edição e feedback de SEO.
Neste ponto, é hora de redigir o artigo internamente ou contratar um redator freelancer. Também é o momento de começar a pensar em gráficos personalizados e imagens licenciadas, basicamente qualquer elemento visual que torne o artigo fácil de ler e compreender.
Nossa dica: Seja o mais minucioso e detalhista possível durante a fase de criação do briefing. Briefings detalhados aumentam as chances de os redatores acertarem na primeira tentativa. Além disso, ajudam a esclarecer a narrativa antes de atribuir o trabalho, o que deve reduzir as custosas rodadas de edições e feedbacks.
Além disso, pense nas imagens desde o início e use imagens de banco de imagens livres de direitos autorais enquanto desenvolve sua capacidade interna.
Etapa 4: Revisão do texto
Depois de criado, o trabalho precisa ser editado, revisado para SEO e, por fim, revisado novamente.
Qualquer uma dessas etapas pode revelar problemas que o redator precisa abordar. Trabalhamos para garantir que nossos briefings sejam claros o suficiente para que uma única rodada de feedback seja suficiente para o redator entregar o artigo que buscamos.
Além dos benefícios óbvios de se gastar menos tempo com idas e vindas com os redatores — um processo que pode ser significativamente mais demorado quando se trata de freelancers ou membros juniores da equipe — isso também destaca possíveis pontos fracos dos redatores. Isso, por sua vez, criará uma oportunidade para treinamento ou para uma racionalização da equipe de redatores.
Para entender melhor como abordamos o processo de contratação, assista ao nosso vídeo Edição de maio do Office Hours, onde abordamos com mais detalhes os fluxos de conteúdo.
Nossa dica: Crie redundância em sua equipe de redatores. Contratar freelancers é uma ótima maneira de garantir capacidade criativa constante, embora isso traga seus próprios desafios. Se a qualidade for fundamental, esteja preparado para contratar aos poucos e demitir rapidamente.
Isso significa que a contratação deve ser um processo constante. Embora possa ser um processo tedioso, permite melhorias graduais na equipe de redatores, com aqueles que não atingem o nível de qualidade sendo gradualmente substituídos por redatores mais competentes.
Etapa 5. Distribuição
Com as avaliações já no passado, chegou a hora da verdade — hora de publicar. Esta também é a fase em que a equipe de marketing precisa pensar em estratégias de promoção que possam ser usadas para aumentar a visibilidade junto ao público.
Dado o nosso foco em B2B, não é de surpreender que recorramos a práticas de SEO para atrair nosso público-alvo, que é um tanto nichado. Isso não significa, porém, que nos limitemos a isso; também utilizamos as mídias sociais para divulgar nossos trabalhos publicados recentemente.
Nossa dica: Entenda qual conteúdo se adapta melhor a cada canal de marketing. Embora dependamos de SEO, essa pode não ser a melhor opção para todos os editores, e é importante que eles considerem se seu conteúdo teria um desempenho melhor em um canal diferente.
Etapa 6. Reotimizar
O conteúdo, assim como um fluxo de trabalho editorial, não pode ser criado e depois negligenciado. Analisamos regularmente o desempenho das matérias para garantir que estejam performando bem. Utilizamos o Google Search Console (GSC), o Ahrefs e o SurferSEO para realizar essas análises.
Realizaremos uma análise da página de resultados de busca (SERP) para entender o que o Google mostra aos usuários com base em sua intenção de busca. Em seguida, estudaremos nossos concorrentes para verificar a profundidade de sua cobertura temática e se eles deixaram de incluir algum elemento-chave que possamos atender à intenção do usuário.
Essas etapas nos ajudam a entender o desempenho do conteúdo mais antigo em termos de classificação. Possíveis razões para um desempenho abaixo do esperado incluem estrutura fraca, falta de segmentação por palavras-chave ou baixa cobertura de tópicos.
Durante essas revisões, tomaremos uma das quatro medidas a seguir:
O que é um fluxo de trabalho editorial?
Um fluxo de trabalho editorial engloba os processos que determinam como uma publicação cria, edita, publica e gerencia conteúdo. Embora o termo “editorial” possa evocar imagens de redatores, subeditores e editores trabalhando na criação de conteúdo, esses fluxos de trabalho podem afetar muitos outros membros da equipe. Entre eles:- Estrategistas de conteúdo
- SEOs
- Fotógrafos
- Ilustradores
- Equipes de mídias sociais
- Designers de UX
- Gerentes de produção
- Ideação
- Pesquisar
- Escrita
- Edição
- Criação de imagens
- Produção
- Publicação
- Marketing
Por que é importante documentar os fluxos de trabalho editoriais?
Fluxos de trabalho existem em todos os setores, e o setor editorial não é exceção. Procedimentos bem documentados e totalmente implementados ajudam a reduzir as ineficiências editoriais. Documentar um fluxo de trabalho é o primeiro passo para entender se os sistemas e processos em vigor estão realmente funcionando. Isso abre a possibilidade de aprimorar o processo editorial em busca dos seguintes benefícios.- Melhorar significativamente a qualidade/quantidade do conteúdo. Dependendo dos objetivos e metas de uma editora, os fluxos de trabalho podem ser otimizados para publicar menos conteúdo, porém de maior impacto, ou para focar na cobertura de muitos tópicos, mesmo que isso signifique sacrificar a profundidade.
- Reduzir as ineficiências operacionais. Trabalhar sem um fluxo de trabalho estabelecido significa que o conteúdo é produzido usando processos herdados e pouco compreendidos. Isso gera ineficiências operacionais, como prazos perdidos, oportunidades de patrocínio e publicidade perdidas ou controle de qualidade abaixo do ideal.
- Promova o senso de responsabilidade. Eliminar a incerteza em relação à atribuição de tarefas permite que as equipes assumam total responsabilidade por seus resultados e torna o estabelecimento e o alcance de KPIs mais gerenciáveis.
Como estabelecer e otimizar fluxos de trabalho editoriais
O primeiro passo para desenvolver um fluxo de trabalho editorial eficaz consiste em documentar como as coisas são feitas atualmente. Isso estabelecerá uma base de conhecimento que poderá ser desenvolvida ao longo do tempo e facilitará a transferência de conhecimento entre membros da equipe, tanto os já existentes quanto os novos.1. Identificar e Documentar
Existem muitas maneiras de coletar uma lista de etapas e suas respectivas ações. Uma das maneiras mais simples é criar um documento "vivo" baseado na nuvem, que toda a equipe possa acessar e atualizar facilmente. Não se limite apenas à criação de conteúdo; expanda o documento para incluir estratégia de conteúdo, publicação, promoção e governança. Tenha paciência. O processo de documentação pode ser uma jornada de descobertas para toda a equipe e deve ser conduzido com muita atenção aos detalhes. Comece identificando as fases principais do fluxo de trabalho editorial e, em seguida, aprofunde-se nelas. Faça perguntas; quanto mais, melhor. As perguntas ajudam a esclarecer os processos, as missões e os objetivos da empresa, do departamento e de cada indivíduo. Cada pergunta feita, respondida e documentada significa uma lacuna de conhecimento a menos para toda a equipe. Ao documentar Estado da Publicação Digital (SODP) Na fase de criação do tópico, percebemos que as equipes de SEO e editorial tinham responsabilidades sobrepostas. Essa sobreposição estava causando atrasos porque nem sempre ficava claro quem era responsável por determinadas tarefas, como a criação de briefings para os redatores. Identificamos quais partes do fluxo de trabalho eram de responsabilidade de cada departamento, documentamos cada etapa e criamos procedimentos operacionais padrão (POPs) que a equipe pudesse seguir. Isso não só nos permitiu atribuir tarefas com maior clareza, como também abriu caminho para a automatização de certas etapas e a criação de documentos de treinamento para novos funcionários.2. Propriedade
Depois que um processo é documentado, a equipe precisa de tempo para incorporá-lo à sua rotina e, em seguida, identificar as lacunas no fluxo de trabalho. Esta etapa capacita cada membro da equipe a identificar as lacunas em suas próprias habilidades, como gerenciamento de tempo. Tenha listas de verificação que a equipe editorial deve seguir. Se possível, divida cada etapa em listas de verificação para que o processo seja claro e haja uma transição adequada entre os colegas. À medida que mais tarefas forem identificadas e atribuídas, crie cronogramas detalhados para cada uma delas, a fim de identificar possíveis gargalos. Essa também é uma ótima maneira de revisar e, possivelmente, redefinir as expectativas da gerência. Por exemplo, pode haver poucos membros da equipe responsáveis pela edição e publicação de vídeos, o que limita a produção de conteúdo para as redes sociais. A gestão pode então resolver esse problema reduzindo a carga de trabalho ou contratando mais editores de vídeo.3. Feedback
Dê tempo para a equipe adotar os processos documentados, mas depois agende um horário para obter feedback. Não basta entender onde estão os gargalos, é importante compreender por que eles estão surgindo. Os responsáveis por essa tarefa podem fornecer informações valiosas sobre os problemas fundamentais e orientar o desenvolvimento de soluções práticas. Por exemplo, as equipes editoriais ou de SEO podem estar reenviando artigos aos redatores várias vezes, o que causa atrasos na publicação. É importante entender por que isso está acontecendo. O que faltou no primeiro rascunho do autor? O autor demonstra conhecimento suficiente sobre o assunto para atender às expectativas? As expectativas da equipe editorial foram comunicadas com clareza? O briefing foi suficientemente detalhado? Responder a cada uma dessas perguntas pode gerar mais perguntas, mas acompanhar o processo até sua conclusão ajudará a identificar o problema com mais precisão. Por exemplo, pode revelar pontos fracos na equipe de redação, problemas com os briefings atribuídos ou até mesmo com a forma como o feedback está sendo comunicado — podendo ser até uma combinação dos três. Sem questionar quem executa as tarefas e sem que essas pessoas conversem entre si, será impossível identificar todos os problemas que afetam o fluxo de trabalho.4. Otimizar
À medida que os fluxos de trabalho são documentados e adotados, problemas estruturais começarão a surgir gradualmente. Isso é positivo. As editoras precisam identificar o máximo possível de "casos extremos" antes de compartilhar as soluções com toda a equipe. Isso reduzirá a probabilidade de ter que criar soluções personalizadas e isoladas no futuro. Um fluxo de trabalho organizado pode ser adaptado para atender a diferentes tipos de conteúdo e mídia. Embora uma postagem de blog, um podcast e um vídeo curto para mídias sociais sejam mídias diferentes, todos eles precisam percorrer, em linhas gerais, o mesmo caminho, da criação à chegada ao público. Adaptar um fluxo de trabalho de documentos de um meio para outro reduz o trabalho duplicado e, ao mesmo tempo, fornece um plano claro e consistente a ser seguido. Ao mesmo tempo, é importante não se acomodar. Os fluxos de trabalho sempre podem ser aprimorados e, embora seja importante dar tempo para a equipe se adaptar a um novo fluxo de trabalho, é fundamental repetir as etapas 1 a 3 em intervalos definidos — por exemplo, de quatro a seis meses — para introduzir melhorias iterativas e otimizar ao longo do tempo.da SODP focado em SEO
Cada editora precisa encontrar o fluxo de trabalho editorial que melhor se adapte ao seu conteúdo, objetivos e recursos. O que apresentamos aqui é Estado da Publicação Digital (SODP) Fluxo de trabalho editorial que integra práticas de SEO, bem como uma estratégia de agrupamento de tópicos.Etapa 1: Pesquisa
Esta é a fase de estratégia, onde pesquisamos e planejamos nossos pilares e clusters de tópicos. É aqui que buscamos tópicos para os quais desejamos obter bom posicionamento nos mecanismos de busca. Esta etapa envolve uma extensa pesquisa de palavras-chave, para equilibrar o volume de buscas e a dificuldade das palavras-chave. Com essas informações, podemos então mapear nosso pilar de conteúdo e os diferentes agrupamentos de tópicos de apoio. Utilizamos diversas ferramentas, como Ahrefs, SurferSEO e geradores de palavras-chave, para coletar dados brutos e processá-los por meio de modelos que nos mostram qual cobertura de conteúdo dará a nós e aos nossos clientes a melhor chance de atrair um público. Nossa dica: Para editores que são iniciantes no processo de SEO, isso pode parecer um processo assustador e até mesmo esotérico. No entanto, não precisa ser. Comece devagar e concentre-se em um nicho desejado. Use a Busca do Google para entender quais tópicos a concorrência está abordando, quais matérias estão tendo bom desempenho, quais assuntos poderiam ser explorados com mais profundidade e quais ainda não foram abordados. Essa é uma abordagem relativamente tradicional para P&D, uma maneira simples de iniciar o processo de SEO. A partir daí, adicione no máximo uma ou duas ferramentas de pesquisa gratuitas e comece a explorar como maximizar seu valor. Para uma abordagem mais avançada na construção de uma estratégia de pilares e clusters, consulte nosso [link para o documento/recurso] Kit de ferramentas de estratégia de cluster de conteúdo, que divide o processo em diferentes etapas. Etapa 2: Calendário Editorial Assim que o tema e os grupos forem definidos, preencheremos nosso calendário editorial para termos uma ideia clara dos nossos prazos. Um calendário editorial pode ser muito mais do que apenas prazos. Nosso calendário inclui o tipo de conteúdo, o redator responsável e as várias etapas de revisão — tudo isso permite que as equipes de redação e SEO compreendam rapidamente o progresso de cada projeto.
Cada artigo também contém um link para nossa ferramenta de gerenciamento de projetos Nifty, que contém uma descrição mais detalhada das tarefas atribuídas e das responsabilidades das partes interessadas.
Nossa dica: Recomendamos manter o calendário editorial simples no início. Não há problema nenhum em usar caneta e papel se isso ajudar nas etapas iniciais do mapeamento do processo. Isso fornece uma base que pode ser transferida para soluções de software como Nifty, Asana, Trello, etc.
Embora tenhamos usado quase que exclusivamente o Nifty, optamos por integrar o Google Sheets em nossos fluxos de trabalho diários devido à sua funcionalidade semelhante a uma página de destino. Isso mantém a equipe focada em tarefas com prazos mais imediatos.
Existem diversas ferramentas que podem agilizar o processo de criação do calendário editorial, e a escolha da mais adequada depende simplesmente das necessidades específicas da editora.
Em suma, um calendário editorial pode mostrar apenas o título de um projeto e um prazo, ou pode incluir recursos como acompanhamento de status, notas editoriais e até mesmo gerenciamento de rascunhos.
Etapa 3: Criação de conteúdo
Agora que os temas foram selecionados e os prazos definidos, é hora de começar a criar o conteúdo. No entanto, esse processo envolve mais do que simplesmente começar a escrever.
Para nós, o processo começa com a criação de um briefing. Iniciamos com o SurferSEO, pois ele gera automaticamente diretrizes específicas — como palavras-chave, número de palavras e número de imagens — com base em determinados critérios, incluindo nossa palavra-chave alvo e uma análise automatizada de artigos da concorrência.
O SurferSEO gera um briefing básico e inclui opções para adicionar subtítulos e detalhá-lo ainda mais. No entanto, descobrimos que essa abordagem tem suas limitações ao desenvolver briefings que nossos redatores possam implementar com facilidade.
Em vez disso, preferimos uma abordagem mais prática. Usamos uma seleção de nossos próprios modelos básicos para criar rapidamente um esboço para os escritores, contendo todos os pontos que devem ser abordados, bem como links para possíveis materiais de referência.
Nossos briefings também contêm padrões de qualidade, um guia de estilo e todos os links internos que devem ser incluídos. Isso reduz a confusão dos redatores e os ajuda a entregar conteúdo com menos e-mails de esclarecimento e rodadas de edição e feedback de SEO.
Neste ponto, é hora de redigir o artigo internamente ou contratar um redator freelancer. Também é o momento de começar a pensar em gráficos personalizados e imagens licenciadas, basicamente qualquer elemento visual que torne o artigo fácil de ler e compreender.
Nossa dica: Seja o mais minucioso e detalhista possível durante a fase de criação do briefing. Briefings detalhados aumentam as chances de os redatores acertarem na primeira tentativa. Além disso, ajudam a esclarecer a narrativa antes de atribuir o trabalho, o que deve reduzir as custosas rodadas de edições e feedbacks.
Além disso, pense nas imagens desde o início e use imagens de banco de imagens livres de direitos autorais enquanto desenvolve sua capacidade interna.
Etapa 4: Revisão do texto
Depois de criado, o trabalho precisa ser editado, revisado para SEO e, por fim, revisado novamente.
Qualquer uma dessas etapas pode revelar problemas que o redator precisa abordar. Trabalhamos para garantir que nossos briefings sejam claros o suficiente para que uma única rodada de feedback seja suficiente para o redator entregar o artigo que buscamos.
Além dos benefícios óbvios de se gastar menos tempo com idas e vindas com os redatores — um processo que pode ser significativamente mais demorado quando se trata de freelancers ou membros juniores da equipe — isso também destaca possíveis pontos fracos dos redatores. Isso, por sua vez, criará uma oportunidade para treinamento ou para uma racionalização da equipe de redatores.
Para entender melhor como abordamos o processo de contratação, assista ao nosso vídeo Edição de maio do Office Hours, onde abordamos com mais detalhes os fluxos de conteúdo.
Nossa dica: Crie redundância em sua equipe de redatores. Contratar freelancers é uma ótima maneira de garantir capacidade criativa constante, embora isso traga seus próprios desafios. Se a qualidade for fundamental, esteja preparado para contratar aos poucos e demitir rapidamente.
Isso significa que a contratação deve ser um processo constante. Embora possa ser um processo tedioso, permite melhorias graduais na equipe de redatores, com aqueles que não atingem o nível de qualidade sendo gradualmente substituídos por redatores mais competentes.
Etapa 5. Distribuição
Com as avaliações já no passado, chegou a hora da verdade — hora de publicar. Esta também é a fase em que a equipe de marketing precisa pensar em estratégias de promoção que possam ser usadas para aumentar a visibilidade junto ao público.
Dado o nosso foco em B2B, não é de surpreender que recorramos a práticas de SEO para atrair nosso público-alvo, que é um tanto nichado. Isso não significa, porém, que nos limitemos a isso; também utilizamos as mídias sociais para divulgar nossos trabalhos publicados recentemente.
Nossa dica: Entenda qual conteúdo se adapta melhor a cada canal de marketing. Embora dependamos de SEO, essa pode não ser a melhor opção para todos os editores, e é importante que eles considerem se seu conteúdo teria um desempenho melhor em um canal diferente.
Etapa 6. Reotimizar
O conteúdo, assim como um fluxo de trabalho editorial, não pode ser criado e depois negligenciado. Analisamos regularmente o desempenho das matérias para garantir que estejam performando bem. Utilizamos o Google Search Console (GSC), o Ahrefs e o SurferSEO para realizar essas análises.
Realizaremos uma análise da página de resultados de busca (SERP) para entender o que o Google mostra aos usuários com base em sua intenção de busca. Em seguida, estudaremos nossos concorrentes para verificar a profundidade de sua cobertura temática e se eles deixaram de incluir algum elemento-chave que possamos atender à intenção do usuário.
Essas etapas nos ajudam a entender o desempenho do conteúdo mais antigo em termos de classificação. Possíveis razões para um desempenho abaixo do esperado incluem estrutura fraca, falta de segmentação por palavras-chave ou baixa cobertura de tópicos.
Durante essas revisões, tomaremos uma das quatro medidas a seguir:
- Deixe como está
- Ajustar e otimizar
- Mesclar e excluir
- Arquivo
