Un guide pour développer des flux de travail éditoriaux

Les workflows éditoriaux font partie intégrante du processus de publication - ils permettent de donner vie à une idée, puis de la présenter à un public. 

Que le processus soit soigneusement documenté ou qu'il vive dans la "mémoire musculaire", chaque éditeur en utilise une pour créer et distribuer du contenu.

Cependant, les éditeurs qui réussissent n'ont pas seulement un processus de création de contenu. Ils ont également documenté leurs processus, facilitant ainsi la garantie d'un contenu de qualité et le transfert du pool de connaissances existant aux nouveaux employés.

Bien que l'incertitude puisse sans doute conduire le processus de création , pour que l'édition numérique soit rentable, elle a besoin d'un bon flux de travail éditorial qui élimine l'incertitude et réduit le gaspillage.

Qu'est-ce qu'un workflow éditorial ?

Un workflow éditorial englobe les processus qui déterminent la façon dont une publication crée, édite, publie et gère le contenu.

Bien que le terme « rédactionnel » puisse évoquer des images d'écrivains, de sous-éditeurs et d'éditeurs travaillant à la création de contenu, ces flux de travail peuvent affecter de nombreux autres membres de l'équipe. Ceux-ci inclus:

• Stratèges de contenu
• SEO
• Photographes
• Illustrateurs
• Les équipes des réseaux sociaux
• Concepteurs UX
• Responsables de production

La création de contenu peut nécessiter la contribution de ces spécialistes à différentes étapes de son cycle de vie, telles que :

• Idéation
• Rechercher
• L'écriture
• Édition
• Création d'images
• Production
• Publication
• Commercialisation

La mise en place d'un flux de travail éditorial rationalisé est une étape clé pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de stratégie de contenu. 

Pourquoi est-il important de documenter les workflows éditoriaux ?

Les flux de travail existent dans tous les secteurs et le secteur de l'édition ne fait pas exception. Des procédures bien documentées et entièrement mises en œuvre contribuent à réduire les inefficacités éditoriales.  

Documenter un flux de travail est la première étape pour comprendre si les systèmes et les processus en place fonctionnent réellement. Cela ouvre alors la possibilité d'améliorer le processus éditorial à la recherche des avantages suivants.

1. Améliorer considérablement la qualité/quantité du contenu. En fonction des objectifs et des buts d'un éditeur, les flux de travail peuvent être optimisés soit pour publier des éléments de contenu moins nombreux mais plus percutants, soit pour se concentrer sur la couverture de nombreux sujets au détriment de la profondeur de la couverture.
2. Réduire les inefficacités opérationnelles. Travailler sans flux de travail établi signifie que le contenu est produit à l'aide de processus hérités et mal compris. Cela produit des inefficacités opérationnelles telles que des délais non respectés, des opportunités de parrainage et de publicité manquées ou un contrôle de qualité inférieur à la moyenne.
3. Favoriser l'appropriation. La suppression de l'incertitude entourant la responsabilité des tâches permet aux équipes d'assumer l'entière responsabilité de leurs résultats et rend la définition et la réalisation des KPI plus gérables.

Comme indiqué ci-dessus, que les éditeurs le sachent ou non, ils ont déjà un workflow éditorial. Bien qu'il puisse s'agir de quelque chose d'aussi basique que la recherche> l'écriture> la publication, il est plus probable qu'il inclue l'édition, la conception graphique, la mise en page, le référencement et les efforts de stratégie de marketing de contenu.

Bien qu'un flux de travail soit le modèle qui déterminera la capacité d'un éditeur à évoluer, il est important de se rappeler qu'il n'existe pas d'approche unique.

Chaque éditeur doit adapter son flux de travail pour répondre à ses besoins et à sa capacité. Dans cet esprit, examinons comment documenter les flux de travail, puis les améliorer.

Comment établir et optimiser les workflows éditoriaux

La première étape pour développer un flux de travail éditorial efficace consiste à documenter la façon dont les choses sont actuellement faites.

Cela établira une base de connaissances qui pourra être développée au fil du temps et facilitera plus facilement les transferts de connaissances entre les membres actuels et les nouveaux membres de l'équipe.

1. Identifier et documenter

Il existe de nombreuses façons de collecter une liste d'étapes et leurs actions associées. L'un des moyens les plus simples consiste à créer un document "vivant" basé sur le cloud auquel toute l'équipe peut facilement accéder et mettre à jour.

Concentrez-vous sur plus que la simple création de contenu et développez le document pour inclure la stratégie de contenu, la publication, la promotion et la gouvernance.

Être patient. Le processus de documentation peut être un voyage de découverte pour toute l'équipe et c'est celui qui doit être poursuivi dans les moindres détails. Commencez par identifier les phases globales du flux de travail éditorial, puis approfondissez.

Poser des questions; plus il y en a, mieux c'est. Les questions aident à clarifier les processus, les missions et les objectifs de l'entreprise, du service et de l'individu. Chaque question posée, répondue et documentée signifie une lacune de moins pour toute l'équipe.

Lors de la documentation de State of Digital Publishing (SODP) , nous avons réalisé que les équipes SEO et éditoriales avaient des responsabilités qui se chevauchaient.

Ce chevauchement entraînait des retards, car il n'était pas toujours clair qui était responsable de certaines tâches, telles que la création de briefs pour les rédacteurs. Nous avons identifié les parties du flux de travail dont chaque département était responsable, documenté chaque étape et créé des procédures opérationnelles standard (SOP) que l'équipe pouvait suivre.

Non seulement cela nous a permis d'attribuer les tâches avec plus de clarté, mais cela a également ouvert la porte à l'automatisation de certaines étapes et à la création de documents de formation pour les nouvelles recrues.

2. Propriété

Une fois qu'un processus a été documenté, l'équipe a besoin de temps pour l'intégrer dans son calendrier, puis identifier les lacunes dans le flux de travail.

Cette étape permet à chaque membre de l'équipe de travailler sur l'identification des lacunes dans leurs propres capacités, telles que la gestion du temps.

Avoir des listes de contrôle que l'équipe éditoriale doit suivre. Si possible, divisez chaque étape en listes de contrôle afin que le processus soit clair et qu'il y ait un bon transfert entre collègues.

Au fur et à mesure que d'autres tâches sont identifiées puis assignées, créez des calendriers détaillés pour chacune afin d'identifier les goulots d'étranglement potentiels. C'est également un excellent moyen d'examiner et éventuellement de réinitialiser les attentes de la direction.

Par exemple, il peut y avoir trop peu de membres d'équipe responsables du montage et de la publication de vidéos, ce qui limite la production vidéo pour les canaux de médias sociaux. La direction peut alors résoudre ce problème en réduisant les exigences de charge de travail ou en embauchant davantage de monteurs vidéo.

3. Rétroaction

Donnez à l'équipe le temps d'adopter les processus documentés, mais prévoyez ensuite un moment pour obtenir des commentaires.

Il ne suffit pas de comprendre où se trouvent les goulots d'étranglement, il est important de comprendre pourquoi ils apparaissent. Les responsables de la tâche peuvent fournir des informations précieuses sur les problèmes fondamentaux et guider le développement de solutions pratiques.

Par exemple, les équipes éditoriales ou de référencement peuvent renvoyer plusieurs fois des articles aux rédacteurs, ce qui entraîne des retards de publication. Il est important de comprendre pourquoi cela se produit.

Que manquait-il au premier brouillon de l'écrivain ? L'écrivain en sait-il suffisamment sur le sujet pour répondre aux attentes ? Les attentes de la rédaction ont-elles été clairement exprimées ? Le brief était-il suffisamment détaillé ?

Répondre à chacune de ces questions peut conduire à d'autres questions, mais suivre le processus jusqu'à sa conclusion aidera à affiner le problème. Par exemple, cela peut révéler des faiblesses dans l'équipe de rédaction, des problèmes avec les briefs assignés ou même avec la façon dont les commentaires sont communiqués - cela pourrait même être une combinaison des trois.

Sans poser de questions à ceux qui exécutent les tâches et sans les faire parler entre eux, il sera impossible d'identifier tous les problèmes affectant le flux de travail.

4. Optimiser

Au fur et à mesure que les flux de travail sont documentés et adoptés, les problèmes structurels commenceront lentement à se présenter. C'est une bonne chose. Les sociétés d'édition doivent trouver autant de "cas limites" que possible avant de partager les solutions avec toute l'équipe. Cela réduira la probabilité d'avoir à créer des solutions sur mesure et cloisonnées à l'avenir.

Un flux de travail organisé peut être adapté pour s'adapter à différents types de contenu et de médias. Bien qu'un article de blog, un podcast et une vidéo abrégée pour les médias sociaux soient des médias différents, ils doivent tous suivre à peu près le même parcours, de la création à l'audience.

L'adaptation d'un flux de travail de documents d'un support à un autre réduit le travail en double tout en fournissant un plan clair et cohérent à suivre.

En même temps, il est important de ne pas devenir complaisant. Les flux de travail peuvent toujours être améliorés et, bien qu'il soit important de donner à l'équipe le temps de s'habituer au rythme d'un nouveau flux de travail, il est important de répéter les étapes 1 à 3 à intervalles réguliers (pensez quatre à six mois) afin d'introduire des améliorations itératives et optimiser dans le temps.

travail éditorial axé sur le référencement de SODP

Chaque éditeur doit trouver le workflow éditorial le mieux adapté à son contenu, ses objectifs et ses ressources.

Ce que nous présentons ici est de State of Digital Publishing (SODP) , qui intègre des pratiques de référencement ainsi qu'une stratégie de cluster thématique.

Étape 1 : Recherche 

Il s'agit de la phase de stratégie, où nous recherchons et planifions notre pilier thématique et nos clusters. C'est ici que nous recherchons les sujets pour lesquels nous voulons nous classer dans les moteurs de recherche.

Cette étape implique une grande quantité de recherche de mots-clés, pour équilibrer le volume de recherche et la difficulté des mots-clés. Avec ces informations, nous pouvons ensuite cartographier notre pilier de contenu et les différents groupes de sujets de support.

Nous utilisons divers outils tels que Ahrefs, SurferSEO et des générateurs de mots clés pour collecter des données brutes et les traiter via des modèles qui nous montreront quelle couverture de contenu nous donnera, à nous et à nos clients, les meilleures chances d'attirer un public.

Notre conseil : pour les éditeurs novices dans le processus de référencement, cela peut sembler un processus intimidant, voire ésotérique. Cependant, cela n'a pas à l'être.

Commencez lentement et concentrez-vous sur un créneau souhaité. Utilisez la recherche Google pour comprendre les sujets couverts par le concours, les histoires qui fonctionnent bien, les sujets qui pourraient être traités plus en profondeur et les histoires qui n'ont pas été couvertes du tout.

C'est une façon relativement ancienne d'aborder la R&D, c'est une façon peu contraignante de démarrer le processus de référencement. À partir de là, ajoutez au maximum un ou deux outils de recherche gratuits et commencez à explorer comment maximiser leur valeur.  

Pour une approche plus avancée de la construction d'une stratégie de pilier et de cluster, jetez un œil à notre boîte à outils de stratégie de cluster de contenu , qui décompose le processus en différentes étapes.

Étape 2 : Calendrier éditorial

Une fois le sujet et les clusters déterminés, nous remplirons ensuite notre calendrier éditorial afin d'avoir une idée précise de nos délais.

Cependant, un calendrier éditorial peut être bien plus que des échéances. Notre calendrier comprend le type de contenu, le rédacteur assigné et les différentes étapes de révision, ce qui permet aux équipes éditoriales et SEO de comprendre en un coup d'œil l'avancement de chaque projet.

Il contient également un lien pour chaque article vers notre outil de gestion de projet, Nifty , qui contient une répartition plus détaillée des tâches assignées et des responsabilités des parties prenantes.

Notre conseil : Nous vous recommandons de garder le calendrier éditorial simple au début. Il n'y a pas de honte à utiliser un stylo et du papier si cela aide aux premières étapes de la cartographie des processus. Cela fournit une base qui peut être appliquée à des solutions logicielles telles que Nifty, Asana, Trello, etc.

Alors que nous utilisions presque exclusivement Nifty, nous avons choisi d'intégrer Google Sheets dans nos flux de travail quotidiens en raison de sa fonctionnalité de type page de destination. Cela permet à l'équipe de rester concentrée sur des tâches avec des délais plus immédiats.

Il existe de nombreux outils qui peuvent rationaliser le processus de création du calendrier éditorial et choisir le bon dépend simplement des besoins spécifiques de l'éditeur.

En fin de compte, un calendrier éditorial peut afficher uniquement un titre de projet et une date limite, ou il peut inclure des fonctionnalités telles que le suivi du statut, les notes éditoriales et même la gestion des brouillons.

Étape 3 : Création de contenu

Maintenant que les sujets ont été sélectionnés et les délais assignés, il est temps de commencer à créer le contenu. Cependant, ce processus va au-delà du simple fait de commencer à écrire.

Pour nous, le processus commence par la création d'un brief. Nous commençons avec SurferSEO, car il génère automatiquement certaines directives - telles que les mots clés, le nombre de mots et le nombre d'images - en fonction de certains critères qui incluent notre mot clé cible et une analyse automatisée des articles concurrents.

SurferSEO génère un brief de base et inclut des options pour remplir les sous-titres afin de l'étoffer davantage. Cependant, nous avons constaté que cette approche avait ses limites lors de l'élaboration de mémoires que nos rédacteurs peuvent facilement mettre en œuvre.

Au lieu de cela, nous préférons une approche plus pratique. Nous utilisons une sélection de nos propres modèles de squelette pour créer rapidement un plan pour les rédacteurs qui contient tous les points qui doivent être couverts ainsi que des liens vers des documents de référence potentiels.

Nos briefs contiennent également des normes de qualité, un guide de style et tous les liens internes qui devraient être inclus. Cela réduit la confusion des rédacteurs et les aide à fournir du contenu avec moins d'e-mails de clarification et de cycles d'édition et de commentaires SEO.

À ce stade, il est temps d'écrire l'article en interne ou de désigner un rédacteur indépendant. C'est également le moment de commencer à penser aux graphiques personnalisés et aux images sous licence, essentiellement à toute illustration qui rendra l'article facile à lire et à comprendre.

Notre conseil : Soyez aussi minutieux et détaillé que possible lors de la brève phase de création. Des mémoires détaillés donnent aux rédacteurs une meilleure chance de « bien faire les choses » du premier coup. Cela aide également à clarifier le récit avant d'attribuer le travail, ce qui devrait réduire les séries coûteuses de modifications et de commentaires.

Pensez également aux images dès le début et utilisez des images libres de droits tout en développant vos capacités internes.

Étape 4 : Révision de la copie

Une fois qu'un travail a été créé, il doit ensuite être édité, un examen SEO, puis une épreuve finale.

Chacune de ces étapes peut révéler des problèmes que l'écrivain doit résoudre. Nous avons veillé à ce que nos mémoires soient suffisamment clairs pour qu'une seule série de commentaires suffise à l'auteur pour livrer l'article que nous recherchons.

Au-delà des avantages évidents de passer moins de temps à faire des allers-retours avec les rédacteurs - un processus qui peut être beaucoup plus long lorsqu'il s'agit de pigistes ou de membres juniors de l'équipe - cela met également en évidence les faiblesses potentielles des rédacteurs. Ceci, à son tour, créera une opportunité de formation ou de rationalisation du bassin d'écriture.  

Pour voir de plus près comment nous abordons le processus d'embauche, regardez notre édition de mai de Office Hours , où nous abordons plus en détail les pipelines de contenu.

Notre conseil : créez une redondance au sein d'un pool d'écriture. Les pigistes sont un excellent moyen de s'assurer qu'il y a toujours une capacité créative, même si cela comporte son propre ensemble de défis. Si la qualité est d'une importance primordiale, soyez prêt à embaucher lentement et à licencier rapidement.

Cela signifie que l'embauche doit être un processus constant. Bien que cela puisse être un processus fastidieux, il permet des améliorations progressives du pool d'écriture, ceux qui manquent de qualité étant progressivement remplacés par des écrivains plus compétents.

Étape 5. Répartition

Avec les critiques dans le rétroviseur, c'est le moment de vérité — le moment de publier. C'est également à ce stade que l'équipe marketing doit réfléchir aux stratégies de promotion pouvant être utilisées pour améliorer la découverte de l'audience.

Compte tenu de notre orientation B2B, il n'est pas surprenant que nous comptions sur les pratiques de référencement pour aider à attirer notre catégorie d'audience plutôt niche. Cela ne veut pas dire que nous nous arrêtons là, cependant, et comptons également sur les médias sociaux pour faire connaître notre travail récemment publié.

Notre conseil : Identifiez quel contenu correspond le mieux à quels canaux marketing. Bien que nous nous appuyions sur le référencement, ce n'est peut-être pas la meilleure solution pour tous les éditeurs et il est important que les éditeurs se demandent si leur contenu pourrait être plus performant sur un autre canal.

Étape 6. Ré-optimiser 

Le contenu, tout comme un flux de travail éditorial, ne peut pas être créé puis négligé. Nous examinons régulièrement les performances de l’histoire pour nous assurer qu’elle fonctionne. Nous utilisons Google Search Console (GSC), Ahrefs et SurferSEO pour effectuer ces examens.

Nous effectuerons une analyse de la page de résultats des moteurs de recherche (SERP) pour comprendre ce que Google montre aux utilisateurs en fonction de leur intention de recherche. Ensuite, nous étudierons nos concurrents pour voir à quel point leur couverture thématique est approfondie et s'ils ont oublié des éléments clés que nous pouvons inclure en fonction de l'intention de l'utilisateur.

Ces étapes nous aident à nous informer sur le classement du contenu plus ancien. Les raisons potentielles de la sous-performance incluent une structure faible, un manque de ciblage par mots clés ou une faible couverture thématique.

Au cours de ces examens, nous prendrons l'une des quatre actions suivantes :

• Laissez tel quel
• Ajuster et optimiser
• Fusionner et supprimer
• Archive

Un contenu inexact ou obsolète peut nuire à la perception de la marque.

Notre conseil : ne tombez pas dans le piège du « publier et oublier ». Prévoyez du temps pour revoir l'ancien contenu à des fins d'optimisation et d'amélioration des performances. Travailler sur l'amélioration des articles existants et les rendre plus persistants, ou les mettre à jour et les développer, peut être un moyen rapide et facile d'améliorer les performances.

Si un éditeur ne dispose pas des ressources nécessaires pour effectuer un audit de contenu en interne, nous vous recommandons de faire appel à un fournisseur de services SEO professionnel. Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est essentiel au développement d'une stratégie de contenu efficace.

Dernières pensées

Qu'il s'agisse d'une opération individuelle ou d'une organisation comptant des dizaines d'employés, disposer d'un flux de travail éditorial documenté peut aider tous les calendriers de publication, éliminer les inefficacités et faire évoluer les opérations tout en évitant les perturbations.

Le fait est que chaque éditeur a déjà un processus de workflow éditorial, même s'il ne le connaît pas. En identifiant leur processus éditorial actuel, les éditeurs peuvent soit développer un nouveau flux de travail, soit optimiser celui existant pour s'assurer qu'il leur permet d'atteindre leur plein potentiel.