如何制定和优化编辑工作流程办公时间

办公时间 

加入 State of Digital Publishing (SODP) 的创始人 Vahe Arabian和 SODP 的执行编辑 Andrew Kemp 的行列，他们将讨论公司的编辑工作流程，团队如何应对日常的常见挑战，并学习如何构建有效的编辑工作流程。.

关于SODP

作为 State of Digital Publishing (SODP) 是一家为出版品牌提供混合型出版和咨询服务的公司，致力于帮助出版商构建可持续的商业模式，实现长期增长。. SODP的社交会员资格让您能够获得我们的一对一支持、见解和数据，以及我们的 内容集群策略工具包 它提供了关于如何构建内容支柱的分步指导。. 现在即可加入会员，每月仅需 39 美元；或选择年度订阅，即可享受月费 30% 的折扣。SODP 会员可获取所有网络研讨会录像、独家行业洞察等更多精彩内容。. 

议程 

• SODP的编辑流程 
  • 如何制定编辑流程 
  • 内容运营堆栈
• 定义用户角色 
• WordPress 工作流程
• 计划-创建-推广工作流程 

SODP编辑流程

编辑工作流程不需要非常花哨——一张纸和一支笔就足以完成工作。. 虽然最新最强大的工具固然有帮助，但它们并非内容创作的必要条件。然而，至关重要的是记录创作过程中所使用的流程和应用程序。. 只有这样，你才能清楚地了解每个步骤和流程如何与系统互动、支持或削弱系统。对编辑工作流程建立起基础性的理解，才能为你引入更多能够显著提升效率的工具打开大门。.

工具和平台

我们一直在使用 尼夫蒂 我们已经使用 Nifty 作为项目管理工具很长时间了。Nifty 是一款非常棒的工具，可以记录特定项目的所有细节。但遗憾的是，这种细致程度有时会让人应接不暇，难以全面了解内容项目的进展情况。. 因此，我们增加了一篇一页的社论。 Google 表格 为了让用户能够随时快速了解项目进度，我们采用了这种流程。该表格包含指向 Nifty 中每个项目的链接，从而可以更好地控制子任务的创建和分配以及截止日期的跟踪。.  我们与许多自由职业者合作，并制定了一套非常严格的标准。与自由职业者合作时，至关重要的是能够判断哪些人适合合作，哪些人不适合，并在质量出现问题时迅速采取行动。这意味着您还需要建立人才储备库，以扩大您的写作资源。. 我们使用一个名为 Workello 招聘写手。它让我们能够全面了解招聘流程，包括申请人数、他们的专业关系等等。有了这个工具，您无需逐一回复每位申请人的邮件，就能找到最适合的写手。. Workello 实现了候选人管理——测试、筛选和录用——所有环节都集中在一个平台上。有了这套能够快速扩展或缩减招聘规模的系统，编辑们就能对现有撰稿人的要求更加严格。. 抄袭（直接抄袭或语义抄袭）、工作马虎以及缺乏技术能力，都将迫使我们与作者断绝关系。. 

简报

如果你的写作团队已经成熟，并且了解你的需求，那么简报流程会非常简单。但是，如果你致力于提升写作团队的核心能力，那么沟通就至关重要了。.  在SODP，我们创建了项目模板，以便快速将风格指南、项目描述和内容预期汇总到发送给写作团队的每个项目简报中。这样，撰稿人就能在项目开始前了解写作准则。.  在撰写项目简报时，指望撰稿人仅凭30字的指示就能写出3000字的文章，无论其专业水平。相反，一份好的项目简报必须清晰明了，并明确定义预期目标。 为此，我们创建了一个骨架结构，其长度约为项目目标字数的 10%。. 例如，对于一个3000字的项目，我们会创建一个300字的简报，其中包含要点、说明和大致标题。这能让撰稿人了解他们需要涵盖的内容范围。. 构建框架结构需要SODP团队的几位成员共同协作。首先，SEO团队会确定主题和关键词，然后利用调研中发现的参考资料起草一份简要的概要。编辑团队负责确保说明清晰明了，并根据需要添加补充说明。这些补充说明可能包括对各个部分权重和重要性的考量。. 

组建团队 

在SODP，寻找理想的撰稿人是一个持续的过程。招错人会造成阻碍，因为公司文化和使命的灌输会变得更加困难。. 因此，我们寻找的是不招聘的理由，而不是招聘的理由。我们依靠几个招聘网站和平台来联系新的写手，由我们的虚拟助理负责发布职位等耗时的工作。.  与此同时，我们还启动了一项实习计划，与两所大学合作。.

组织流程

编辑工作流程是一个循环往复的过程。这个过程永无止境，总有更好的方法，而这些方法可能一开始并不容易被发现。. 因此，你应该与团队其他成员一起审查他们的工作流程，以寻找更好的做事方法。.  寻找更好的方法来简化您的内容制作流程，例如通过更好的程序、工具或流程。. 公司内部，每个人的每项行动都有其既定的流程，无论他们是否意识到这一点。记录并集中管理公司的知识库是建立高效流程的第一步。流程草案完成后，可以提交给同事征求意见，并在正式实施前对这些反馈进行审核、采纳或否决。.  我们的流程包括内容模板化、进行即时研究、开发内容支柱和集群、规划内容和预订撰稿人、改进流程、招聘和委派。. 我们使用多种工具来提高工作效率。例如，Loom 帮助我们为作者提供有效的反馈，而 Surfer SEO 则让作者更容易遵守我们要求的 SEO 标准。. 

定义用户角色 

要建立顺畅运行的流程，需要对角色和职责进行完美定义。. 明确定义角色可以消除创建生命周期中员工职责的任何歧义。这样做不仅简化了委派流程，还有助于发现瓶颈和薄弱环节。. 自由职业者就是一个例子。仅凭他们的第一份作品很难准确评估其能力。他们为许多雇主工作，如果你没有明确界定他们的职责范围，他们可能无法按时交付任务。.

WordPress 工作流程

如果您使用的是 WordPress 或类似的 CMS，您可以使用发布插件来帮助您正确定义角色和职责。. 例如，管理员可以访问所有插件和所有可更新的内容模块。此角色通常仅限于高级团队成员，例如主编。. 同样，编辑可以使用除配置插件之外的所有其他功能，而作者应该能够创建和上传材料并接收反馈。. 一些值得考虑的 WordPress 插件包括 Surfer SEO、Yoast 和 Rank Math。您也可以找到其他替代方案，例如用 MarketMuse 代替 Surfer SEO。使用前务必先测试这些工具。就 SODP 团队而言，我们对 Surfer SEO 的功能非常满意。. 流畅的工作流程有助于撰稿人、编辑和SEO人员更好地理解流程，从而更有效地完成任务。. 

问答环节 

如何判断你使用的工具和插件是否过多？ 

Vahe Arabian： “您使用工具和插件是为了完成一些重要的事情，例如详细了解所有流程以及提高标准操作程序 (SOP) 的效率。在决定使用多少工具和插件时，您首先需要了解为什么需要它们。”. 有些团队使用 Airtable 和 monday.com 之类的工具，有些则不使用。即使只使用一个平台，如果使用得当，也能帮助你监控工作流程。 安德鲁·坎普： “使用纸笔等传统工具当然没问题，只要你用着顺手就好。但是，如果你使用谷歌表格之类的工具，它有很多好处。你不会丢失文档，而且可以轻松访问文件等等。”. 如果您正计划将工作从 Google Sheets 转移到 Airtable，您可能会有很多疑问，例如 Airtable 如何改进工作流程，以及它的成本是多少。.  就编辑工作流程而言，我不会逐一考察工具的每个功能，因为软件的目的是为了满足特定的需求。要想充分发挥程序的效用，你需要每天学习并投入时间。.  归根结底，关键在于弄清楚你的新工具能否立即带来投资回报，或者能否立即帮助你简化工作流程。

谈到你所合作的作家类型，你与有潜力的作家合作的流程是怎样的？ 

瓦赫： “作家总要从某个地方、某个阶段开始他们的职业生涯。我们与各种类型的作家合作，不会让新手接触过于专业或难以理解的主题或内容。尽管如此，他们必须具备胜任这项工作的能力。”.  我们想要的内容要符合受众的需求。如果我和安德鲁花时间研究和创作内容，然后再进行编辑，就会产生机会成本。实际上，即使作者在相关主题上没有很高的专业知识，从多个角度审视内容，也能为我们的客户或出版物打造出更优质的作品，这非常有益。 安德鲁： “在寻找写手时，你可以从他们在试稿阶段的失败中学到很多东西。我们看重的是写手的潜力。由于我们的写手会撰写各种各样的主题，他们可能并不具备我们所需要的特定领域的专业知识。”.  这还包括分析他们提交的作品，并判断这位写手是否值得投入时间和精力去提升他们的技能。能够迅速做出判断至关重要，因为如果你做不到这一点，你就会花费大量时间给写手提供反馈，而他们却永远无法真正理解和吸收这些反馈。

如何决定分配给特定作家的任务，以及如何确保任务顺利完成？

安德鲁：  “关键在于了解作者的写作风格、优势和劣势。例如，有些作者擅长写对话式文章，而有些作者则擅长撰写数据驱动型文章。擅长对话式写作的作者也可能很擅长撰写操作指南类文章。”.  关键在于找到合适的、具备相应优势的写手。如果找不到在特定领域具备优势的写手，那就只能找到弱点最少的写手了。在这种情况下，撰写项目简报时就应该更加谨慎。 瓦赫： “另外需要补充的是，要专注于你的优先事项。你必须提前做好更充分的计划，这样撰稿人才能按时交付稿件，同时，你也应该做好应对突发情况的准备。在执行内容策略的过程中，你应该始终考虑各种应急预案。” 在我们的网站上观看往期和未来的剧集 YouTube频道 以及包含详细信息的网站。请关注我们 Facebook, 叽叽喳喳并加入我们的社区团体。.