Mga Oras ng Opisina
Samahan sina Vahe Arabian, tagapagtatag ng State of Digital Publishing (SODP), at Andrew Kemp, managing editor ng SODP, habang tinatalakay nila ang daloy ng trabaho ng editoryal ng kumpanya, kung paano hinaharap ng koponan ang mga karaniwang hamon araw-araw, at alamin kung paano bumuo ng isang epektibong daloy ng trabaho ng editoryal.
Tungkol sa SODP
Bilang isang hybrid publisher at consultancy para sa mga publishing brand, tinutulungan ng State of Digital Publishing (SODP) ang mga publisher na bumuo ng mga napapanatiling modelo ng negosyo para sa pangmatagalang paglago.
Ang mga social membership ng SODP ay nagbibigay ng access sa aming one-on-one na suporta, mga insight, at datos, pati na rin ang aming Content Cluster Strategy Toolkit na nagbibigay ng sunud-sunod na instruksyon kung paano bumuo ng mga content pillar.
Maaari kang maging miyembro ngayon sa halagang $39 kada buwan o makakuha ng 30% diskwento sa buwanang presyo gamit ang taunang subscription. Magkaroon ng access sa lahat ng recording ng webinar, eksklusibong mga insight sa industriya, at higit pa gamit ang membership sa SODP.
Agenda
- Proseso ng editoryal ng SODP
- Paano bumuo ng isang proseso ng editoryal
- Stack ng mga operasyon ng nilalaman
- Pagtukoy sa mga tungkulin ng gumagamit
- Daloy ng trabaho sa WordPress
- Daloy ng trabaho na magplano-lumikha-magtaguyod
Ang Proseso ng Editoryal ng SODP
Hindi kailangang maging napaka-flashy ng isang editorial workflow — sapat na ang isang piraso ng papel at panulat para matapos ang mga bagay-bagay.
Bagama't tiyak na makakatulong ang mga pinakabago at pinakamahusay na kagamitan, hindi ang mga ito palaging mahalaga sa paglikha ng nilalaman. Gayunpaman, ang mahalaga ay ang pagdodokumento ng mga proseso at aplikasyon na ginamit sa proseso ng paglikha.
Saka mo lamang magkakaroon ng malinaw na pag-unawa kung paano nakikipag-ugnayan, sumusuporta, o nagpapahina sa sistema ang bawat hakbang at proseso. Ang pagkakaroon ng pangunahing pag-unawa sa iyong daloy ng trabaho sa pag-edit ay magbubukas ng pinto sa pagpapakilala ng mas maraming kagamitan na maaaring makaapekto nang malaki sa kahusayan.
Mga Kagamitan at Plataporma
Matagal na naming ginagamit ang Nifty
Kaya naman, nagdagdag kami ng isang pahinang editoryal na Google Sheet sa aming proseso upang makakuha ng mabilis na snapshot kung nasaan ang mga proyekto sa anumang oras. Ang sheet ay naglalaman ng link sa bawat proyekto sa Nifty, na nagbibigay ng mas mahusay na kontrol sa paglikha at pagtatalaga ng mga sub-task at pagsubaybay sa mga deadline.
Marami kaming nakikipagtulungang freelancer at mayroon kaming napakatibay na hanay ng mga pamantayan. Kapag nakikipagtulungan ka sa mga freelancer, mahalagang matukoy mo kung kailan mag-eehersisyo ang isang tao at kung kailan hindi, at pagkatapos ay mabilis na kumilos kapag ang kalidad ay naging isyu. Nangangahulugan ito na kailangan mo ring magtatag ng isang pipeline upang mapalawak ang iyong writing pool.
Gumagamit kami ng platapormang tinatawag na Workello para kumuha ng mga manunulat. Nagbibigay-daan ito sa amin na magkaroon ng pangkalahatang pananaw sa proseso ng pagkuha ng mga manunulat, kabilang ang bilang ng mga aplikante, ang kanilang mga propesyonal na link, atbp. Gamit ang tool na ito, hindi mo na kailangang mag-answer ng mga email mula sa bawat aplikante habang sinusubukan mong hanapin ang pinakaangkop na manunulat para sa trabaho.
Pinapayagan ng Workello ang pamamahala ng kandidato — pagsusuri, pagtanggi, at pagkuha ng empleyado — lahat sa iisang lugar. Ang pagkakaroon ng sistema upang mabilis na mapalaki at mapababa ang mga pagsisikap sa recruitment ay nagbibigay-daan sa mga editor na maging mas mahigpit sa kanilang mga kasalukuyang manunulat.
Ang plagiarismo (direkta o semantiko), pabaya na trabaho, at kakulangan ng kakayahang teknikal ang magpipilit sa atin na putulin ang ugnayan sa isang manunulat.
Ang Pagpupulong
Ang proseso ng pagbibigay ng impormasyon ay maaaring maging simple kung mayroon kang isang matatag na pangkat ng mga manunulat na nakakaintindi sa iyong hinahanap. Gayunpaman, kung nagsusumikap kang mapabuti ang pangunahing kakayahan ng iyong pangkat sa pagsusulat, ang komunikasyon ay magiging mahalaga.
Sa SODP, lumikha kami ng mga template ng proyekto na nagbibigay-daan sa amin upang mabilis na makatipon ng mga gabay sa istilo, mga paglalarawan ng proyekto, at mga inaasahan sa nilalaman sa bawat maikling sulatin na ipinapadala namin sa pangkat ng mga manunulat. Ito ay magbibigay-daan sa mga manunulat na maunawaan ang mga alituntunin sa pagsulat bago simulan ang isang proyekto.
Pagdating sa pagbuo ng isang maikling sulatin, ang pag-asa sa mga manunulat na makapaghatid ng isang 3,000-salitang sulatin mula sa 30 salita ng pagtuturo ay isang paraan ng kapahamakan, anuman ang kadalubhasaan . Sa halip, ang isang mahusay na maikling sulatin ay kailangang malinaw at maayos na natukoy ang mga inaasahan.
Para sa layuning iyan, lilikha kami ng isang istrukturang balangkas na katumbas ng haba na humigit-kumulang 10% ng target na bilang ng salita ng proyekto.
Halimbawa, para sa isang proyektong may 3,000 salita, gagawa kami ng isang maikling akda na may 300 salita na naglalaman ng mga bullet point, direksyon, at mga pangkalahatang paksa. Nagbibigay ito sa mga manunulat ng ideya kung ano ang mga paksang kailangan nilang saklawin.
Ang paglikha ng isang skeletal structure ay kinabibilangan ng ilang iba't ibang miyembro ng SODP team. Una, tinutukoy ng SEO team ang mga paksa at keyword bago gumawa ng isang rough brief gamit ang mga reference material na natuklasan nito sa kanilang pananaliksik. Ang editorial team ang may pananagutan sa pagtiyak na malinaw ang mga tagubilin pati na rin ang pagdaragdag ng mga karagdagang tagubilin kung kinakailangan. Maaaring kabilang dito ang mga komento tungkol sa kung gaano kabigat at kahalagahan ang dapat taglayin ng ilang seksyon.
Pagbubuo ng Koponan
Ang paghahanap ng mga mahuhusay na manunulat ay isang patuloy na proseso sa SODP. Ang pagkuha ng maling tao ay maaaring magdulot ng pagkaantala, dahil ang pagtatanim ng kultura at misyon ng kumpanya ay nagiging mas mahirap.
Kaya naman, naghahanap kami ng mga dahilan para hindi kumuha ng mga empleyado sa halip na mga dahilan para kumuha ng mga empleyado. Umaasa kami sa ilang mga hiring board at platform para kumonekta sa mga bagong manunulat, habang ang aming VA ang bahala sa matagal na proseso ng pag-post ng mga trabaho, atbp.
Samantala, naglunsad din kami ng isang programang internship, katuwang ang dalawang unibersidad.
Pag-oorganisa ng Proseso
Ang mga daloy ng trabaho sa editoryal ay tumatakbo nang paikot-ikot. Ang proseso ay hindi kailanman kumpleto at palaging may mas mahusay na paraan ng paggawa ng mga bagay-bagay, na maaaring hindi mo laging makita sa simula.
Dahil dito, dapat kang makipagtulungan sa iba pang miyembro ng iyong pangkat upang suriin kung paano nila nilalapitan ang daloy ng trabaho para sa mas mahusay na paraan ng paggawa ng mga bagay-bagay.
Maghanap ng mas mahuhusay na paraan upang gawing mas maayos ang iyong content pipeline sa pamamagitan ng mas mahuhusay na programa, tool, o proseso.
Ang bawat isa ay may proseso para sa bawat aksyon sa loob ng iyong kumpanya, alam man nila ito o hindi. Ang pagdodokumento at pagsentro ng kaalaman ng kumpanya ang unang hakbang tungo sa pagbuo ng mga mahusay na proseso. Kapag nabalangkas na ang isang proseso, maaari na itong iharap sa iyong mga kasamahan para sa konsultasyon at ang feedback na ito ay kailangang suriin, ipatupad o tanggihan bago ilunsad ang proseso.
Kabilang sa aming proseso ang pag-templatize para sa nilalaman, pagsasagawa ng on-the-fly na pananaliksik, pagbuo ng mga haligi at kumpol ng nilalaman, pagpaplano para sa nilalaman at pag-book ng mga manunulat, pagbuo ng proseso, pagrerekrut at pagtatalaga.
Iba't ibang kagamitan ang nagpapahusay sa aming mga proseso, at marami kaming ginagamit na kagamitan. Halimbawa, tinutulungan kami ng Loom na magbigay ng wastong feedback sa aming mga manunulat, at ginagawang mas praktikal ng Surfer SEO para sa mga manunulat na sumunod sa mga pamantayan ng SEO na aming hinahanap.
Pagtukoy sa mga Tungkulin ng Gumagamit
Ang pagbuo ng isang proseso para sa maayos na operasyon ay nangangailangan ng perpektong kahulugan ng mga tungkulin at responsibilidad.
Ang malinaw na pagtukoy sa mga tungkulin ay nag-aalis din ng anumang kalabuan sa mga responsibilidad ng kawani sa buong siklo ng paglikha. Ang paggawa nito ay hindi lamang nagpapasimple sa proseso ng pagtatalaga kundi nakakatulong din sa pagtukoy ng mga hadlang at kahinaan.
Isang halimbawa nito ay ang mga nagtatrabahong freelancer. Bihira ang tumpak na pagtatasa ng kakayahan ng isang manunulat mula lamang sa kanilang unang trabaho. Nagtatrabaho sila para sa maraming employer at maaaring hindi palaging maihatid ang gawain sa oras kung hindi mo matukoy ang lawak ng kanilang mga obligasyon.
Daloy ng Trabaho sa WordPress
Kung gumagamit ka ng WordPress o katulad na CMS, maaari kang gumamit ng mga publishing plugin na makakatulong sa iyong wastong tukuyin ang mga tungkulin at responsibilidad.
Halimbawa, maaaring ma-access ng isang administrator ang lahat ng plugin at lahat ng content block na maaari mong i-update. Ang tungkuling ito ay kadalasang limitado sa mga miyembro ng koponan na nasa pinakamataas na antas, tulad ng editor-in-chief.
Gayundin, magkakaroon ng access ang isang editor sa lahat ng iba pang feature maliban sa kakayahang mag-configure ng mga plug-in at dapat ay magawa ng mga manunulat na lumikha at mag-upload ng mga materyales at makatanggap ng feedback.
Ang ilan sa mga plugin na dapat isaalang-alang para sa WordPress ay ang Surfer SEO, Yoast at Rank Math. Makakahanap ka rin ng mga alternatibo, tulad ng MarketMuse sa halip na Surfer SEO. Siguraduhing subukan ang mga tool bago gamitin ang mga ito. Para sa SODP team, natutuwa kami sa iniaalok ng Surfer SEO.
Ang maayos na daloy ng trabaho ay makakatulong sa mga manunulat, editor, at SEO na mas maunawaan ang proseso. Makakatulong ito sa epektibong pagpapatupad ng gawain.
Sesyon ng QA
Paano mo malalaman kung gumagamit ka ng napakaraming tool at plugin?
Vahe Arabian:
"Gumagamit ka ng mga tool at plugin para sa ilang mahahalagang bagay, tulad ng pagkakaroon ng detalyadong pagtingin sa lahat ng iyong mga proseso at pagpapabuti ng kahusayan ng SOP. Pagdating sa pagpapasya kung gaano karaming mga tool at plugin ang gagamitin, kailangan mong maunawaan kung bakit mo kailangan ang mga ito sa unang lugar.".
Ang ilang mga koponan ay gumagamit ng mga tool tulad ng Airtable at monday.com habang ang ilan ay hindi. Kahit isang platform lamang ay makakatulong sa iyo na masubaybayan ang daloy ng trabaho kung gagawin mo ito nang tama
Andrew Kemp:
"Walang masama sa paggamit ng mga tradisyunal na kagamitan tulad ng panulat at papel basta't komportable ka rito. Gayunpaman, kung gagamit ka ng Google Sheets, halimbawa, maraming benepisyo ito. Hindi mo mawawala ang iyong mga dokumento, at madali mong maa-access ang iyong mga file, atbp.".
Ngayon, kung plano mong ilipat ang iyong trabaho mula sa G-sheet patungong Airtable, maaaring maraming tanong tungkol sa kung paano mapapabuti ng Airtable ang proseso o kung magkano ang magagastos nito.
Pagdating sa mga daloy ng trabaho sa editoryal, hindi ko titingnan ang bawat tampok ng isang tool, dahil ang software ay dapat na makatulong sa isang tiyak na pangangailangan. Upang masulit ang isang programa, kailangan mong pag-aralan ang programa araw-araw at maglaan ng oras dito.
Nilalaman mula sa aming mga kasosyo
Sa huli, ang mahalaga ay alamin kung ang iyong bagong tool ay magbibigay sa iyo ng agarang balik sa iyong puhunan o kung agad itong nakakatulong sa mas pinasimpleng daloy ng trabaho
Tungkol sa uri ng mga manunulat na iyong nakakausap, ano ang iyong proseso ng pakikipagtulungan sa mga manunulat na may tamang potensyal?
Vahe:
"Kailangang simulan ng mga manunulat ang kanilang karera mula sa kung saan, sa isang punto. Nakikipagtulungan kami sa lahat ng uri ng manunulat at hindi kami nakikipag-ugnayan sa mga bago sa mga paksa o nilalaman na masyadong teknikal o mahirap para sa kanila na maunawaan. Gayunpaman, kailangan nilang magkaroon ng tamang kakayahan upang gawin ang trabaho.".
Gusto namin ng isang bagay na kapantay ng hinahanap ng mga mambabasa. May opportunity cost kung maglalaan kami ni Andrew ng oras para magsaliksik at lumikha ng nilalaman at pagkatapos, i-edit ito. Sa katunayan, kapaki-pakinabang ang pagkuha ng maraming pananaw sa nilalaman upang makakuha ng mas mahusay na artikulo para sa aming kliyente o para sa aming publikasyon, kahit na ang manunulat ay walang mataas na antas ng kadalubhasaan sa paksa
Andres:
"Kapag naghahanap ng mga manunulat, marami kang matututunan mula sa mga pagkabigo ng isang tao sa panahon ng pagsubok. Hinahanap namin ang potensyal ng isang manunulat. Dahil ang aming mga manunulat ay magsusulat sa malawak na saklaw ng mga paksa, hindi nila taglay ang kadalubhasaan sa paksang maaaring hinahanap namin.".
Tungkol din ito sa pagsusuri ng mga akdang isinumite nila at pag-alam kung sulit ba ang puhunan ng manunulat para mapahusay ang kanilang kasanayan. Napakahalagang matukoy ito nang mabilis, dahil kung hindi, gugugulin mo ang maraming oras sa pagbibigay ng feedback sa mga manunulat, at hindi nila ito kailanman mapoproseso.”
Paano ka magpapasya kung anong gawain ang ibibigay mo sa isang partikular na manunulat, at paano mo ito gagawing matagumpay?
Andres:
"Nasa punto ito ng pagtukoy sa mga istilo, kalakasan, at kahinaan ng mga manunulat. Halimbawa, ang ilang manunulat ay nakakagawa ng magagandang artikulo tungkol sa pakikipag-usap habang ang iba ay mahusay sa mga artikulong nakabatay sa istatistika. Ang mga manunulat tungkol sa pakikipag-usap ay maaaring maging mahusay sa paglikha ng mga artikulong "how-to.".
Ang mahalaga ay mahanap ang tamang manunulat na may tamang kalakasan. Kung hindi mo mahanap ang may kalakasan sa isang partikular na larangan, ang kailangan mo lang gawin ay maghanap ng manunulat na may pinakakaunting kahinaan. Kung ganoon, dapat kang maging mas maingat sa pagbuo ng iyong maikling sulatin
Vahe:
"Ang isa pang bagay na dapat idagdag ay ang pagtuon sa kung ano ang gusto mong unahin. Kailangan mong magplano nang mas maaga, para maihatid ng mga manunulat ang iyong akda sa tamang oras, at kasabay nito, dapat ay mayroon kang backup kung sakaling may mangyari. Dapat mong laging isipin ang mga maaaring mangyari habang abala ka sa pagpapatupad ng iyong estratehiya sa nilalaman."
Panoorin ang mga nakaraan at susunod pang episode sa aming YouTube channel at website na may detalyadong tala. Sundan kami sa Facebook , Twitter , at sumali sa aming mga grupo sa komunidad.
