دليل لتطوير سير العمل التحريري

تعتبر عمليات التحرير جزءًا لا يتجزأ من عملية النشر - فهي تسمح بتحويل الفكرة إلى واقع ملموس ثم عرضها على الجمهور.  سواء كانت العملية موثقة بعناية أو موجودة في "الذاكرة العضلية"، فإن كل ناشر يستخدم واحدة لإنشاء المحتوى وتوزيعه. لكن الناشرين الناجحين لا يكتفون بعملية إنشاء المحتوى فحسب، بل يوثقون عملياتهم أيضاً، مما يسهل ضمان جودة المحتوى ونقل المعرفة الموجودة إلى الموظفين الجدد. بينما يمكن القول بأن عدم اليقين قيادة العملية الإبداعيةلكي يكون النشر الرقمي مربحًا، فإنه يحتاج إلى سير عمل تحريري جيد يزيل عدم اليقين ويقلل الهدر.

ما هي آلية سير العمل التحريري؟

يشمل سير العمل التحريري العمليات التي تحدد كيفية قيام المنشور بإنشاء المحتوى وتحريره ونشره وإدارته. رغم أن مصطلح "التحرير" قد يوحي بصور الكتّاب والمحررين الفرعيين والمحررين الذين يعملون على إنشاء المحتوى، إلا أن هذه العمليات قد تؤثر على العديد من أعضاء الفريق الآخرين. ومن بينهم:

• خبراء استراتيجيات المحتوى
• خبراء تحسين محركات البحث
• المصورون
• الرسامون
• فرق التواصل الاجتماعي
• مصممو تجربة المستخدم
• مديرو الإنتاج

قد يتطلب إنشاء المحتوى مساهمة من هؤلاء المتخصصين في مراحل مختلفة من دورة حياته، مثل:

• التفكير
• بحث
• كتابة
• التحرير
• إنشاء الصور
• إنتاج
• منشور
• تسويق

يُعدّ وجود سير عمل تحريري مبسط خطوة أساسية نحو مساعدة الشركات على تحقيق أهداف استراتيجية المحتوى الخاصة بها. 

لماذا يُعد توثيق سير العمل التحريري أمراً مهماً؟

توجد إجراءات سير العمل في جميع القطاعات، وقطاع النشر ليس استثناءً. تساعد الإجراءات الموثقة جيداً والمطبقة بالكامل على تقليل أوجه القصور في التحرير.  يُعدّ توثيق سير العمل الخطوة الأولى نحو فهم ما إذا كانت الأنظمة والعمليات القائمة فعّالة بالفعل. وهذا بدوره يفتح المجال أمام تحسين عملية التحرير سعياً وراء الفوائد التالية.

1. تحسين جودة وكمية المحتوى بشكل ملحوظ. بناءً على أهداف الناشر، يمكن تحسين سير العمل إما لنشر عدد أقل من المحتويات ذات التأثير الأكبر، أو التركيز على تغطية مواضيع متعددة على حساب عمق التغطية.
2. قلل من أوجه القصور التشغيلية. العمل بدون آلية عمل مُحددة يعني إنتاج المحتوى باستخدام عمليات موروثة وغير مفهومة جيدًا. وهذا يُؤدي إلى أوجه قصور تشغيلية مثل ضياع المواعيد النهائية، وضياع فرص الرعاية والإعلان، أو تدني مستوى مراقبة الجودة.
3. تعزيز الشعور بالملكية. إن إزالة الغموض حول مسؤولية المهام يسمح للفرق بتحمل المسؤولية الكاملة عن نتائجها ويجعل تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وتحقيقها أكثر قابلية للإدارة.

كما ذُكر سابقاً، سواء أدرك الناشرون ذلك أم لا، فإن لديهم بالفعل آلية عمل تحريرية. ورغم أنها قد تكون بسيطة كالبحث ثم الكتابة ثم النشر، إلا أنها غالباً ما تشمل التحرير، والتصميم الجرافيكي، وتنسيق الصفحات، وتحسين محركات البحث، وجهود استراتيجية تسويق المحتوى. في حين أن سير العمل هو المخطط الذي سيحدد مدى قدرة الناشر على التوسع، فمن المهم أن نتذكر أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. يجب على كل ناشر أن يُكيّف سير عمله بما يتناسب مع احتياجاته وقدراته. وانطلاقاً من ذلك، دعونا نلقي نظرة على كيفية توثيق سير العمل ثم تحسينه.

كيفية إنشاء وتحسين سير العمل التحريري

تتمثل الخطوة الأولى لتطوير سير عمل تحريري فعال في توثيق كيفية سير الأمور حاليًا. سيؤدي ذلك إلى إنشاء قاعدة معرفية يمكن تطويرها بمرور الوقت، وسيسهل نقل المعرفة بين أعضاء الفريق الحاليين والجدد.

1. تحديد وتوثيق

توجد طرق عديدة لجمع قائمة بالخطوات والإجراءات المرتبطة بها. إحدى أبسط هذه الطرق هي إنشاء مستند سحابي "حي" يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليه وتحديثه بسهولة. ركز على أكثر من مجرد إنشاء المحتوى وقم بتوسيع نطاق الوثيقة لتشمل استراتيجية المحتوى والنشر والترويج والحوكمة. تحلّوا بالصبر. قد تكون عملية التوثيق رحلة استكشافية للفريق بأكمله، وهي رحلة ينبغي خوضها بتفصيل دقيق. ابدأوا بتحديد المراحل الرئيسية لسير العمل التحريري، ثم تعمّقوا في التفاصيل. اطرحوا الأسئلة؛ فكلما زادت كان ذلك أفضل. تساعد الأسئلة على توضيح عمليات الشركة، والإدارات، والأفراد، ومهامهم، وأهدافهم. كل سؤال يُطرح ويُجاب عنه ويُوثّق يعني سدّ فجوة معرفية لدى الفريق بأكمله. عند التوثيق حالة النشر الرقمي (SODP) خلال مرحلة إنشاء الموضوع، أدركنا أن فرق تحسين محركات البحث والتحرير لديها مسؤوليات متداخلة. كان هذا التداخل يؤدي إلى تأخيرات لأنه لم يكن واضحًا دائمًا من المسؤول عن مهام معينة، مثل إعداد ملخصات الكتابة. حددنا أجزاء سير العمل التي يتحمل كل قسم مسؤوليتها، ووثقنا كل خطوة، ووضعنا إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) يمكن للفريق اتباعها. لم يسمح لنا هذا فقط بتخصيص المهام بمزيد من الوضوح، بل فتح الباب أيضًا لأتمتة خطوات معينة وإنشاء وثائق تدريبية للموظفين الجدد.

2. الملكية

بعد توثيق العملية، يحتاج الفريق إلى وقت لدمجها في جدول أعمالهم ثم تحديد الثغرات في سير العمل. تُمكّن هذه الخطوة كل عضو في الفريق من العمل على تحديد أوجه القصور في قدراته الخاصة، مثل إدارة الوقت. يجب وضع قوائم مراجعة يلتزم بها فريق التحرير. وإذا أمكن، قسّم كل خطوة إلى قوائم مراجعة لضمان وضوح العملية وسلاسة عملية التسليم بين الزملاء. مع تحديد المزيد من المهام وتوزيعها، يُنصح بوضع جداول زمنية مفصلة لكل مهمة لتحديد أي معوقات محتملة. كما تُعد هذه طريقة ممتازة لمراجعة توقعات الإدارة وإعادة ضبطها عند الحاجة. على سبيل المثال، قد يكون عدد أعضاء الفريق المسؤولين عن تحرير ونشر الفيديوهات قليلاً جداً، مما يحدّ من إنتاج الفيديوهات لمنصات التواصل الاجتماعي. ويمكن للإدارة حينها معالجة هذا الأمر إما بتقليل أعباء العمل أو بتوظيف المزيد من محرري الفيديو.

3. التغذية الراجعة

امنح الفريق الوقت الكافي لتبني العمليات الموثقة، ثم حدد موعدًا للحصول على التعليقات. لا يكفي فهم مواطن الخلل، بل من المهم فهم أسباب ظهورها. بإمكان المسؤولين عن هذه المهمة تقديم رؤى قيّمة حول المشكلات الأساسية وتوجيه عملية تطوير حلول عملية. على سبيل المثال، قد يقوم فريق التحرير أو فريق تحسين محركات البحث بإعادة المقالات إلى الكتّاب عدة مرات، مما يؤدي إلى تأخير النشر. من المهم فهم سبب حدوث ذلك. ما الذي كان ينقص المسودة الأولى للكاتب؟ هل يمتلك الكاتب معرفة كافية بالموضوع لتلبية التوقعات؟ هل تم توضيح توقعات فريق التحرير بشكل واضح؟ هل كانت التعليمات مفصلة بما فيه الكفاية؟ قد يؤدي الإجابة على كل سؤال من هذه الأسئلة إلى ظهور المزيد منها، لكن متابعة العملية حتى نهايتها ستساعد في تحديد المشكلة بدقة. على سبيل المثال، قد تكشف عن نقاط ضعف في فريق الكتابة، أو مشاكل في الملخصات المخصصة، أو حتى في كيفية إيصال الملاحظات - بل قد يكون مزيجًا من كل هذه الأمور. بدون طرح الأسئلة على أولئك الذين يقومون بالمهام وجعلهم يتحدثون مع بعضهم البعض، سيكون من المستحيل تحديد جميع المشكلات التي تؤثر على سير العمل.

4. التحسين

مع توثيق سير العمل واعتماده، ستظهر المشكلات الهيكلية تدريجيًا. وهذا أمرٌ إيجابي. إذ يتعين على شركات النشر تحديد أكبر عدد ممكن من الحالات الاستثنائية قبل مشاركة الحلول مع الفريق بأكمله. سيقلل هذا من احتمالية الحاجة إلى ابتكار حلول مخصصة ومنعزلة في المستقبل. يمكن تصميم سير عمل منظم ليناسب أنواعًا مختلفة من المحتوى والوسائط. فبينما تُعدّ منشورات المدونات والبودكاست ومقاطع الفيديو القصيرة لوسائل التواصل الاجتماعي وسائط مختلفة، إلا أنها جميعًا تمر برحلة متشابهة تقريبًا من مرحلة الإبداع إلى مرحلة الوصول إلى الجمهور. يؤدي تكييف سير عمل المستندات من وسيط إلى آخر إلى تقليل العمل المكرر مع توفير خطة واضحة ومتسقة للمتابعة. في الوقت نفسه، من المهم عدم التراخي. يمكن دائماً تحسين سير العمل، وبينما من المهم منح الفريق الوقت الكافي للتأقلم مع سير العمل الجديد، فمن المهم تكرار الخطوات من 1 إلى 3 على فترات زمنية محددة - من أربعة إلى ستة أشهر - من أجل إدخال تحسينات متكررة وتحسين الأداء بمرور الوقت.

سير العمل التحريري الذي يركز على تحسين محركات البحث في SODP

يحتاج كل ناشر إلى إيجاد سير العمل التحريري الذي يناسب محتواه وأهدافه وموارده على أفضل وجه. ما نقدمه هنا هو حالة النشر الرقمي (SODP) سير العمل التحريري، الذي يدمج ممارسات تحسين محركات البحث بالإضافة إلى استراتيجية تجميع المواضيع.

الخطوة الأولى: البحث 

هذه هي مرحلة وضع الاستراتيجية، حيث نقوم بالبحث والتخطيط لمحور موضوعنا ومجموعاته. هنا نبحث عن المواضيع التي نرغب في تصدر نتائج محركات البحث فيها. تتضمن هذه المرحلة بحثًا مكثفًا عن الكلمات المفتاحية، لتحقيق التوازن بين حجم البحث وصعوبة الكلمات المفتاحية. وبناءً على هذه المعلومات، يمكننا تحديد ركائز المحتوى لدينا ومجموعات المواضيع الداعمة المختلفة. نستخدم أدوات متنوعة مثل Ahrefs و SurferSEO ومولدات الكلمات الرئيسية لجمع البيانات الأولية ومعالجتها من خلال قوالب توضح لنا أي تغطية محتوى ستمنحنا نحن وعملائنا أفضل فرصة لجذب الجمهور. نصيحتنا: بالنسبة للناشرين الجدد في مجال تحسين محركات البحث، قد تبدو هذه العملية شاقة، بل وحتى غامضة. ومع ذلك، ليس بالضرورة أن تكون كذلك. ابدأ ببطء وركز على مجال متخصص ترغب فيه. استخدم محرك بحث جوجل لفهم المواضيع التي يغطيها المنافسون، وأي من قصصهم تحقق أداءً جيدًا، وأي المواضيع التي يمكن تغطيتها بمزيد من التعمق، وأي القصص لم يتم تغطيتها على الإطلاق. هذه طريقة تقليدية نسبياً في مجال البحث والتطوير، وهي طريقة سهلة لبدء عملية تحسين محركات البحث. بعد ذلك، أضف أداة أو اثنتين مجانيتين على الأكثر، وابدأ باستكشاف كيفية تحقيق أقصى استفادة منهما.  للحصول على نهج أكثر تقدماً لبناء استراتيجية الركائز والمجموعات، ألق نظرة على ما يلي: مجموعة أدوات استراتيجية تجميع المحتوى، مما يقسم العملية إلى خطوات مختلفة. الخطوة الثانية: جدول التحرير بمجرد تحديد الموضوع والمجموعات، سنقوم بعد ذلك بملء جدولنا التحريري حتى تكون لدينا فكرة واضحة عن المواعيد النهائية. لكن التقويم التحريري يتجاوز مجرد تحديد المواعيد النهائية. فهو يشمل نوع المحتوى، والكاتب المُعيّن، ومراحل المراجعة المختلفة، مما يُمكّن فريقي التحرير وتحسين محركات البحث من فهم تقدم كل مشروع بنظرة سريعة. كما يحتوي على رابط لكل مقال إلى أداة إدارة المشاريع الخاصة بنا، رائعوالذي يتضمن تفصيلاً أكثر دقة للمهام الموكلة ومسؤوليات أصحاب المصلحة. نصيحتنا: ننصح بالبدء بجدول تحريري بسيط. لا بأس باستخدام القلم والورقة إذا كان ذلك يُسهّل المراحل الأولى من تخطيط العمليات. يُوفّر هذا أساسًا يُمكن تطبيقه لاحقًا في برامج مثل Nifty وAsana وTrello وغيرها. على الرغم من أننا كنا نستخدم برنامج Nifty بشكل شبه حصري، فقد اخترنا دمج جداول بيانات جوجل في سير عملنا اليومي لما تتميز به من وظائف شبيهة بصفحات الهبوط. فهي تُبقي الفريق مُركزًا على المهام ذات المواعيد النهائية الأقرب. هناك العديد من الأدوات التي يمكنها تبسيط عملية إنشاء التقويم التحريري، واختيار الأداة المناسبة يعتمد ببساطة على الاحتياجات المحددة للناشر. في النهاية، يمكن أن يعرض التقويم التحريري عنوان المشروع والموعد النهائي فقط، أو يمكن أن يتضمن ميزات مثل تتبع الحالة والملاحظات التحريرية وحتى إدارة المسودات. الخطوة الثالثة: إنشاء المحتوى بعد اختيار المواضيع وتحديد المواعيد النهائية، حان الوقت للبدء في إنشاء المحتوى. ومع ذلك، فإن هذه العملية لا تقتصر على مجرد البدء بالكتابة. بالنسبة لنا، تبدأ العملية بإنشاء موجز. نبدأ باستخدام SurferSEO، حيث يقوم تلقائيًا بإنشاء إرشادات معينة - مثل الكلمات الرئيسية وعدد الكلمات وعدد الصور - بناءً على معايير محددة تتضمن الكلمة الرئيسية المستهدفة وتحليلًا آليًا لمقالات المنافسين. يُنشئ برنامج SurferSEO ملخصًا أساسيًا ويتضمن خيارات لإضافة عناوين فرعية لتوسيع نطاقه. مع ذلك، وجدنا أن هذا الأسلوب له حدوده عند إعداد ملخصات يسهل على كتّابنا تطبيقها. بدلاً من ذلك، نفضل اتباع نهج عملي أكثر. نستخدم مجموعة مختارة من قوالبنا الهيكلية الخاصة لبناء مخطط سريع للكتاب يتضمن جميع النقاط التي يجب تغطيتها بالإضافة إلى روابط لمواد مرجعية محتملة. تتضمن ملخصاتنا أيضًا معايير الجودة، ودليلًا للأسلوب، وأي روابط داخلية ينبغي تضمينها. هذا يقلل من ارتباك الكتّاب، ويساعدهم على تقديم محتوى بأقل عدد من رسائل البريد الإلكتروني التوضيحية وجولات التحرير وملاحظات تحسين محركات البحث. في هذه المرحلة، حان الوقت إما لكتابة المقال داخلياً أو تكليف كاتب مستقل. كما يُعدّ هذا الوقت مناسباً للبدء بالتفكير في تصميم رسومات مخصصة وصور مرخصة، أي عمل فني يُسهّل قراءة المقال وفهمه. نصيحتنا: كن دقيقًا ومفصلًا قدر الإمكان خلال مرحلة إعداد الموجز. فالموجزات المفصلة تمنح الكتّاب فرصة أفضل لإنجاز العمل على أكمل وجه من المحاولة الأولى. كما أنها تساعد في توضيح السرد قبل تكليف الكاتب بالعمل، مما يقلل من جولات التحرير والتقييم المكلفة. كذلك، فكر في الصور مبكراً واستخدم صوراً مخزنة خالية من التراخيص أثناء تطوير القدرات الداخلية. الخطوة الرابعة: مراجعة النسخة بمجرد إنشاء العمل، فإنه يحتاج إلى التحرير، ومراجعة تحسين محركات البحث، ثم التدقيق النهائي. يمكن لأي من هذه المراحل أن تكشف عن مشكلات يجب على الكاتب معالجتها. لقد حرصنا على أن تكون تعليماتنا واضحة بما يكفي بحيث تكفي جولة واحدة من الملاحظات ليتمكن الكاتب من تقديم المقال المطلوب. إلى جانب الفوائد الواضحة المتمثلة في تقليل الوقت المُستغرق في التواصل المُتكرر مع الكُتّاب - وهي عملية قد تستغرق وقتًا أطول بكثير عند التعامل مع الكُتّاب المُستقلين أو أعضاء الفريق المبتدئين - فإن ذلك يُسلط الضوء أيضًا على نقاط الضعف المُحتملة لدى الكُتّاب. وهذا بدوره سيُتيح فرصة للتدريب أو إعادة تنظيم فريق الكُتّاب.  للاطلاع على تفاصيل أكثر حول كيفية تعاملنا مع عملية التوظيف، شاهدوا عدد مايو من ساعات العمل، حيث نتناول بمزيد من التفصيل مسارات المحتوى. نصيحتنا: عزز فريق الكتابة لديك بخيارات متعددة. يُعدّ الاستعانة بالكتاب المستقلين وسيلة رائعة لضمان وجود طاقة إبداعية دائمة، مع العلم أن هذا الأمر ينطوي على تحدياته الخاصة. إذا كانت الجودة هي الأهم، فكن مستعدًا للتوظيف ببطء والاستغناء بسرعة. هذا يعني أن عملية التوظيف يجب أن تكون مستمرة. ورغم أن هذه العملية قد تكون شاقة، إلا أنها تتيح تحسينات تدريجية في فريق الكتابة، حيث يتم استبعاد من لا يرتقون إلى مستوى الجودة المطلوب تدريجياً لصالح كتاب أكثر كفاءة. الخطوة 5. التوزيع بعد الانتهاء من مراجعة المحتوى، حانت لحظة الحقيقة - وقت النشر. في هذه المرحلة أيضاً، يحتاج فريق التسويق إلى التفكير في استراتيجيات ترويجية يمكن استخدامها لتعزيز الوصول إلى الجمهور المستهدف. نظراً لتركيزنا على قطاع الأعمال بين الشركات (B2B)، فليس من المستغرب أن نعتمد على ممارسات تحسين محركات البحث (SEO) لجذب جمهورنا المتخصص نوعاً ما. مع ذلك، لا نكتفي بذلك، بل نعتمد أيضاً على وسائل التواصل الاجتماعي لنشر الوعي بأعمالنا المنشورة حديثاً. نصيحتنا: افهم أي محتوى يناسب أي قنوات تسويقية على أفضل وجه. مع أننا نعتمد على تحسين محركات البحث، إلا أنه قد لا يكون الخيار الأمثل لكل ناشر، ومن المهم أن يفكر الناشرون فيما إذا كان محتواهم سيحقق أداءً أفضل على قناة أخرى. الخطوة 6. إعادة التحسين  لا يمكن إنشاء المحتوى، تمامًا كعملية التحرير، ثم إهماله. نراجع أداء المحتوى بانتظام لضمان فعاليته. نستخدم أدوات مثل Google Search Console (GSC) وAhrefs وSurferSEO لإجراء هذه المراجعات. سنجري تحليلًا لصفحة نتائج محركات البحث (SERP) لفهم ما يعرضه جوجل للمستخدمين بناءً على غرض بحثهم. ثم سندرس منافسينا لنرى مدى شمولية تغطيتهم للمواضيع وما إذا كانوا قد أغفلوا أي عناصر أساسية يمكننا تضمينها بناءً على غرض المستخدم. تساعدنا هذه الخطوات في معرفة مدى جودة ترتيب المحتوى القديم. تشمل الأسباب المحتملة لضعف الأداء ضعف البنية، أو عدم استهداف الكلمات المفتاحية، أو قلة التغطية الموضوعية. خلال هذه المراجعات، سنتخذ أحد الإجراءات الأربعة التالية:

• اتركه كما هو
• اضبط وحسّن
• دمج وحذف
• أرشيف

يمكن أن يؤدي المحتوى غير الدقيق أو القديم إلى الإضرار بصورة العلامة التجارية. نصيحتنا: لا تقع في فخ "النشر والنسيان". خصص وقتًا لمراجعة المحتوى القديم لتحسينه ورفع مستوى أدائه. يُعدّ العمل على تحسين المقالات الحالية وجعلها أكثر فائدة على المدى الطويل، أو تحديثها وتوسيعها، طريقة سريعة وسهلة لتحسين الأداء. إذا لم يكن لدى الناشر الموارد اللازمة لإجراء تدقيق داخلي للمحتوى، فننصح بالاستعانة بمزود خدمات تحسين محركات البحث (SEO) محترف. إن فهم ما ينجح وما لا ينجح أمرٌ أساسي لتطوير استراتيجية محتوى فعّالة.

الخاتمة

سواء كان الأمر يتعلق بعملية يقوم بها شخص واحد أو منظمة تضم عشرات الموظفين، فإن وجود سير عمل تحريري موثق يمكن أن يساعد في جميع جداول النشر، والقضاء على أوجه القصور، وتوسيع نطاق العمليات مع تجنب الاضطرابات. في الواقع، يمتلك كل ناشر بالفعل آلية عمل تحريرية، حتى وإن لم يكن على دراية بها. ومن خلال تحديد آلية العمل التحريرية الحالية، يستطيع الناشرون إما تطوير آلية عمل جديدة أو تحسين الآلية الحالية لضمان تمكينهم من تحقيق كامل إمكاناتهم.